12.4. Этапы процесса контроля и его эффективность
В процессе контроля есть три чётко различимых этапа. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер:
I этап: Установление стандартов. Стандарты – это конкретные цели, достижение которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организаций. Цели, которые используют в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием временных рамок (в которых должна быть выполнена работа) и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
II этап: Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют стандартам. При этом он принимает важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.
Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – самый трудный и самый дорогой элемент контроля. После вынесения оценки процесс контроля переходит на завершающий этап.
III этап: Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения:
ничего не предпринимать, то есть если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Однако в управлении нельзя рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже более совершенные методы должны подвергаться изменениям;
устранить отклонения. Осуществление корректировки может быть достигнуто путём изменения внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов;
пересмотр стандартов (в сторону повышения или понижения). Сами стандарты могут оказаться нереальными, так как они основываются на планах. А планы – это лишь прогнозы будущего. Также необходимость пересмотра стандартов может служить симптомом проблем, возникших либо в процессе контроля, либо в процессе планирования.
Контроль является эффективным (обеспечивает достижение целей организации), если он имеет: 1) стратегический характер, то есть отражает общие приоритеты организации и поддерживает их; 2) нацелен на достижение конкретных результатов; 3) соответствует контролируемому виду деятельности; 4) своевременен; 5) гибок; 6) прост; 7) экономичен.
Критерии оценки деятельности – это параметры оценки эффективности работы организации. Они подразделяются на количественные и качественные.
К количественным относятся: 1) доля рынка, контролируемая фирмой; 2) рост объема продаж; 3) дни, потерянные из-за забастовок; 4) уровень затрат и эффективности производства; 5) текучесть кадров; 6)чистая прибыль; 7) курс акций; 8) норма дивидендов: 9) прибыль на капитал; 10) выплаты по ценным бумагам; 11) доход в расчете на акцию.
К качественным показателям относятся: 1) способность привлечь высококвалифицированных менеджеров; 2) расширение объема услуг; 3)углубление знаний рынка; 4) снижение количества опасностей; 5) использование имеющихся возможностей; 6) удовлетворенность работников.
Упрощенная модель процесса текущего контроля изображена на рис. 12.4.1.
Рис. 12.4.1. Упрощенная модель процесса контроля