10.3. Комунікаційний процес, його елементи, етапи та ефективність

Комунікаційний процес – процес обміну інформацією між двома чи більше людьми (рис. 10.1).

Рис. 10.1 Комунікаційний процес

Основна мета – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Головне завдання комунікаційного процесу – забезпечення ефективного обміну інформацією.

У комунікаційному процесі виділяють як правило 4 базових елементи:

1. відправник – особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її;

2. повідомлення – власне інформація, закодована за допомогою символів;

3. канал – засіб передачі інформації;

4. одержувач – особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

Етапи комунікаційного процесу:

1. зародження ідеї; 3. передача;

2. кодування і вибір каналу; 4. декодування.

Ефективність інформаційного забезпечення управління значною мірою залежить від спроможності організаційної системи долати інформаційні бар’єри: комунікаційні, мовні, часові, екологічні, психологічні, організаційні, методичні. В багатьох випадках інформація, що передається, може бути прийнята невірно, відповідно обмін буде неефективним.

Важлива роль у комунікаціях приділяється зворотному зв’язку. Він необхідний для того, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле. У комунікаціях існує шум, що може спотворити зміст інформації.

Шум – це будь-який додатковий сигнал, непередбачений джерелом ін фор-мації, який спотворює інформацію або спричиняє помилки в її передачі (стено-графічні помилки, помилки друкарок, телетайпа, неправильне тлумачення проголошеної фрази тощо).

10.4. Удосконалення організаційних комунікацій

Існують три типи проблем в комунікаціях:

1. технічна – пов’язана з точністю передачі комунікаційних символів;

2. семантична – пов’язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст;

3. проблема ефективності – ступінь впливу одержаного повідомлення на поведінку об’єкта.

Для того, щоб організаційні комунікації були більш ефективними, необхідно намагатися подолати існуючі бар’єри, такі як:

• існування можливостей спотворення сутності повідомлень;

• інформаційне перенавантаження каналів і засобів комунікацій;

• незадовільна структура організації.

Можливі заходи вдосконалення комунікацій в організації:

• регулювання інформаційних потоків;

• використання сучасних управлінських прийомів;

• налагодження системи зворотного зв’язку;

• створення спеціальних інформаційних бюлетенів;

• використання сучасних інформаційних технологій.

Питання для самостійного вивчення:

1. Організація комунікаційного процесу в провідних компаніях світу.

2. Застосування неформальних каналів для підвищення ефективності комунікаційного процесу.

3. Методи боротьби з комерційним шпигунством. Сучасні методи захисту інформації.

4. Роль інформаційних систем в забезпеченні функціонування підприємств.

Тестові завдання

1. Форма обміну інформацією між двома або кількома особами у "вузькому колі":

1. нарада; 3) прийом відвідувачів;

2. збори; 4) ділова бесіда.

2. Форма колективного обміну інформацією, яка закінчується прийн­яттям колективного рішення, має значне коло учасників, вирішує зага­льні питання, що накопичились за певний період, а саме: підбиття під­сумків, розробка планів на майбутнє:

1. нарада; 2) семінар спеціалістів; 3) семінар керівників; 4) збори.