2.3.2. Системний підхід

Системний підхід до управління є комплексом методів системного аналізу і синтезу, що пропонуються економічною кібернетикою. Вагомий внесок у розвиток даного підходу здійснили Дж. Лорш, П. Лоуренс, Е.Г. Юдін. Аналізуючи процес управління, вони виходили з сутності теорії систем.

Система – це певна цілісність, що складається із взаємопов’язаних частин, кожна з яких робить свій внесок в характеристики цілого.

Згідно з системним підходом елементи організації не просто функціонально впливають один на одного, як у випадку процесного підходу, а всі без винятку є взаємопов’язаними. Відповідно до даного підходу організацію слід розглядати як систему в сукупності частин, з яких вона складається, та зв’язків з її зовнішнім середовищем. Існує достатньо значна кількість підходів до визначення основних складових елементів організації.

В загальному вигляді серед основних елементів організації як системи виділяють наступні: цілі, задачі, структури, технології, культура, персонал.

Е.Атосом, Р.Паскаль, Т.Пітерс, Р.Уотермен в рамках системного підходу розробили власну концепцію “7 – S”, визначивши серед основних елементів організації наступні:

– стратегія – strategy; – структура – structure; – персонал – staff;	– система управління – systems; – кваліфікація працівників – skill; – організаційні цінності – shared values;
– стиль – style.

Крім того, серед основних елементів організації можуть бути виділені наступні: підрозділи, функції, процеси і методи.

Щоб вижити і досягти успіху, організація має пристосуватися до змін у середовищі. Головні причини того, що робиться у середині організації, слід шукати за її межами. Таким чином управління в системному підході розуміється як процес адаптації організації до змін у середовищі її функціонування. При цьому важливим є розуміння того, що будь-які рішення чи дії, які приймаються та здійснюються, мають наслідки для всієї системи. Саме за рахунок цього, системний підхід дозволяє уникати ситуацій, коли прийняте рішення в одній області стає проблемою для іншої.

Всі організації як системи можна поділити на дві групи: закриті і відкриті.

Організація, як закрита система, має жорсткі, фіксовані межі, її дії є відносно незалежними від стану зовнішнього середовища, змін, що в ньому постійно відбуваються. В реальному середовищі закритих систем не існує, вона може проіснувати лише обмежений період часу, після якого організація або припинить своє функціонування, або буде вимушене налагодити взаємозв’язок з зовнішнім середовищем.

Організація як відкрита система характеризується активною взаємодією з зовнішнім середовищем, постійно адаптується до змін, що в ньому відбуваються. Взаємодіючи з зовнішнім середовищем, організація отримує з нього певні “входи” і відає до нього свої “виходи” (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Організація як відкрита система

Відповідно до даної моделі (див. рис. 2.3) організація сприймається у вигляді “чорної скрині”, в якій відбуваються певні процеси перетворення “входів” у “виходи”. Однак, точно не можливо визначити, яким саме чином відбуваються ці перетворення, які підсистеми і елементи беруть в цьому участь.

Взаємодія організації із зовнішнім середовищем відбувається відповідно до наступних етапів:

– надходження інформації про стан ринку, на якому працює організація;

– надходження інформації про внутрішні складові організації;

– аналіз керівництвом отриманої інформації і прийняття рішень;

– надсилання розпоряджень, наказів працівникам організації щодо дій, які необхідно виконати для досягнення поставленої мети;

– мотивування працівників;

– виконання працівниками певного обсягу робіт;

– досягнення мети;

– вплив мети на зміну ринкової ситуації та внутрішнього середовища організації.

Для успішного використання принципів системного підходу керівник повинен розуміти наступні ознаки організації як системи:

– ефект синергії (явище, що полягає в створенні нової якості в результаті взаємодії складових системи – цілісність є більшою, ніж сума її елементів, взятих окремо);

– підсистема (крупна складова системи, що в свою чергу утворює систему. При цьому необхідно зазначити, що будь-яка організація в цілому також є підсистемою іншої системи більш високого рівня);

– потік – рух ресурсів (функціонування організації є можливим лише за умов постійного надходження ресурсів із зовнішнього середовища і створення відповідної готової продукції і послуг);

– зворотній зв’язок (процес отримання інформації про реакцію об’єкта управління на управлінські дії);

– ентропія (вичерпування енергії через відсутність входів в закритих системах, що зумовлює припинення їх діяльності);

– динамічна рівновага (стан, при якому система засвоює достатньо входів з зовнішнього середовища, щоб компенсувати виходи, а також енергію, що витрачається в процесі переробки ресурсів);

– адаптивність (здатність системи адекватно реагувати на зміни зовнішнього середовища і пристосовуватись до них. Трансформаційні процеси у системі є відповіддю на сигнали зовнішнього оточення);

– гомеостатичність (підтримка суттєво важливих для системи параметрів у допустимих межах).

Системного підхід реалізується за умов дотримання принципів (табл. 2.5).

Таблиця 2.5