5.8. Бюджети як засіб реалізації стратегії.

Одним з основних завдань планування є задача ефективного розподілу ресурсів. Одним з методів розподілу ресурсів є бюджет.

Бюджет є методом розподілу ресурсів, представлених в кількісній формі, для досягнення мети, яка також представлена кількісно.

Перший крок в складанні бюджету – представлення в числовій формі ресурсів організації і формульованих цілей. Весь процес складання бюджету можна розділити на 4 етапи. На першому етапі цілі і ресурси виражаються в кількісній формі. На другому етапі відбувається підготовка відділами або підрозділами оперативних кошторисів, що розраховуються на певний період часу. На третьому етапі вище керівництво проводить аналіз і перевірку пропозицій по бюджету, потім відділи переробляють свої пропозиції на основі вказівок вищого керівництва. На цьому етапі керівництво розподіляє ресурси усередині організації. На четвертому етапі здійснюється підготовка бюджетів, де ведеться постатейний облік ресурсів і використання фондів. Остаточно ці докладні розрахунки зіставляються з продуктивністю кожного відділу, щоб визначити можливості виконання контрольних показників.

5.9. Управління по цілям (мво)

Популярним методом управління, що володіє можливостями об’єднати планування і контроль у області людських ресурсів, є управління по цілях (МВО). Першим опублікував концепцію цього методу П.Друкер.

Основна ідея – в процесі управління спочатку повинні бути сформульовані цілі, а потім у відповідності до них, повинен розроблятися механізм їх реалізації.

Характерні риси управління по цілям:

• чітке встановлення і формулювання цілей для всіх рівнів управління;

• розробка реалістичних планів досягнення цілей;

• всі учасники, які реалізують цілі, приймають участь у процесі їх розробки і встановлення;

• систематичний контроль, оцінка і визначення результатів виконаної роботи;

• застосування корегуючих дій.

Процес МВО можна розділити на 4 етапи:

1. Вироблення чітких, коротких формулювань цілей.

2. Розробка реалістичних планів їх досягнення.

2.1 Визначення основних завдань і заходів, необхідних для досягнення мети.

2.2 Встановлення взаємозв’язків між основними видами діяльності.

2.3 Уточнення ролей, взаємин і делегування відповідних повноважень для виконання кожного виду діяльності.

2.4 Оцінка витрат часу для кожної операції.

2.5 Визначення ресурсів, необхідних для виконання кожної операції, їх розподіл.

2.6 Перевірка термінів і корекція плану дій.

3. Систематичний контроль, вимірювання, оцінка результатів.

4. Проведення корегуючих заходів для досягнення запланованих результатів.

Сутність концепці МВО: http://books.efaculty.kiev.ua/men/6/t5/2.html

1. визначення мети діяльності кожному працівнику організації;

2. забезпечення взаємозв’язку всіх цілей;

3. забезпечення досягнення кожним виконавцем встановленої мети;

4. співробітництво керівника та підлеглого у визначенні цілей діяльності підлеглого.

На відміну від традиційного процесу встановлення цілей, в процесі МВО цілі для підлеглих не встановлюються керівником одноособово (не нав’язуються підлеглим). При цьому ступінь досягнення мети є основним критерієм оцінки та винагородження діяльності підлеглого.

Необхідною складовою МВО є наявність зворотнього зв’язку. В ідеалі МВО вимагає встановлення безперервного зворотнього зв’язку, тобто такого, коли робітник самостійно без зовнішнього втручання відстежує та коригує власні дії. Цей процес самоконтролю доповнюється періодичною оцінкою роботи підлеглого на підставі його звітів. 30,31

Процес МВО складається з кількох взаємопов’язаних етапів, кожний з яких, у свою чергу, включає здійснення кількох кроків (табл. 5. 2).

Таблиця 5.2

Процес управління за цілями

Переваги МВО:

1. Оптимізація організаційної структури управління організацією. Завдяки використанню МВО чітко визначається, хто за що відповідає у процесі досягнення загальної мети організації.

2. Забезпечення цілеспрямованої мотивації працівників. Почуття особистої зацікавленості працівників у результатах діяльності виникає внаслідок особистої участі у процесі встановлення власних цілей, можливості “вкласти” в них свої ідеї, знань сфери своєї компетенції та отримання допомоги від начальника.

3. Ефективні методи контролю (винагороджується результат, а не процес діяльності). Найкращим орієнтиром для контролю є комплекс чітко сформульованих цілей.

Недоліки МВО:

1. Складність кількісного визначенння цілей діяльності певних робіт.

2. Імовірність витоку інформації за умов доводення цілей до кожного підлеглого.

3. МВО вимагає:

• встановлення короткострокових цілей;

• значної бюрократії;

• високої кваліфікації персоналу.

Сьогодні набуло поширення поняття «управління за цілями» (MBO – management by

objectives), тобто управління орієнтується на досягнення всієї сукупності цілей і задач, які стоять

перед підприємством. Важливим є визначення повноважень та обов’язків усіх працівників,

складання планів для досягнення поставлених цілей, контроль роботи та оцінка отриманих

результатів (рис. 3).

Рис. 3. Модель управління за цілями (за А. Райа) [11]

Переваги управління за цілями такі: підвищення продуктивності за рахунок чіткого розуміння

цілей; підвищення мотивації до роботи; особиста зацікавленість кожного у досягненні цілей;

удосконалення системи контролю та оцінки роботи. Однак управління за цілями стає

малоефективним, якщо не залучено керівників усіх рівнів, за відсутності особистої мотивації,

поганого контролю. Конкретно поставлені цілі дисциплінують виробничі стосунки між

працівниками, оскільки їхнє досягнення легко виміряти. З одного боку, працівники мають уявлення

щодо нього, з іншого боку, нереально завищені цілі можуть призвести до надто сильного тиску на

Розробка

цілей

Планування дій Контроль за

досягненням

цілей

Оцінка

результатів

діяльності

Етап 1 Етап 2 Етап 3 Етап 4

Цілі організації

Цілі підрозділів

Індивідуальні цілі

Оцінка просування до цілей

Коригуючі заходи

121

працівника. Тому цілі підприємства повинні бути пов’язані, наскільки це можливо, з

індивідуальними цілями працівників.