Закрытие или списание задолженности перед работниками

Задолженность перед сотрудниками компании списывается после того, как денежные средства будут им выданы из кассы или перечислены на банковский счет. Если сотрудники какое-то время не получают заработную плату в кассе (при ее выдаче наличными), то она депонируется. В дальнейшем депонированная сумма подлежит либо выдаче работнику, либо списанию и включению в состав прочих доходов (по истечении срока исковой давности по ней).

Перечисление зарплаты на пластиковую карту

Порядок выплаты заработной платы установлен статьей 136 Трудового кодекса. Согласно данной норме деньги выдаются работнику, как правило, в месте выполнения им работы или перечисляются на указанный сотрудником банковский счет. Условия выплаты зарплаты должны быть определены коллективным или трудовым договором. Поэтому при заключении трудового договора с сотрудником работодателю следует обратить внимание на этот момент. И если компания решит перейти на безналичную форму расчетов с персоналом, ей необходимо предусмотреть в контракте порядок и условия перечисления зарплаты на карточку (например, за чей счет будут оплачиваться банковские услуги). К трудовым договорам, которые уже заключены на текущий момент, можно составить дополнительное соглашение. Оно должно быть подписано как работодателем, так и сотрудником. Ведь изменения в трудовой договор можно внести только в том случае, если работник не возражает. Также положения о безналичной форме расчетов желательно прописать и в тексте коллективного договора. В то же время компания имеет возможность менять условия трудового договора и в одностороннем порядке. Несогласие работника с такими изменениями может стать основанием для его увольнения по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса. Однако, как правило, до таких кардинальных мер дело не доходит. И если сотрудник наотрез отказывается получать банковскую карту, то работодатель обычно идет ему навстречу.

Из формулировки статьи 136 Кодекса следует, что работник должен документально подтвердить свое желание получать деньги на карточку. Для этого каждый сотрудник обязан подать работодателю заявление с просьбой перечислять зарплату на банковский счет. В заявлении обязательно указывают банковские реквизиты, необходимые для перечисления денег. Чтобы избежать ошибок и претензий, заявление должно быть тщательно проверено работником и подписано.

Как известно, по трудовому законодательству зарплата должна выдаваться 2 раза в месяц. Это требование актуально и в том случае, если компания выплачивает ее сотрудникам в безналичной форме.

Получить пластиковые карты можно 2 способами. Первый. Сотрудники организации сами заключают договоры с банком и получают карточки. Затем они должны лишь сообщить в бухгалтерию реквизиты своих счетов. Как правило, этот вариант невыгоден ни персоналу, ни самой компании. Ведь сотрудникам придется платить банку за пластиковые карты, а бухгалтерии - составлять дополнительные платежные поручения на перечисление зарплаты (если карты получены в разных банках). Второй. Оформление всех документов и оплату расходов по изготовлению пластиковых карт компания берет на себя. Сотруднику нужно будет лишь оформить заявление на открытие счета и предоставление банковской карты. В таком случае компания заключает договор с банком, который выпускает в обращение (эмитирует) карты. После этого на имя каждого сотрудника организации банк открывает специальный карточный счет, на который и будут зачисляться деньги. Ими сотрудник сможет распоряжаться с помощью пластиковой карты, которая будет изготовлена банком. Можно открыть карточные счета и для внештатных работников, с которыми заключены гражданско-правовые или авторские договоры.

Для открытия карточных счетов работникам организация должна представить в банк документы согласно установленному им перечню. Количество бумаг будет зависеть от того, открыт ли у организации расчетный счет в данном банке. Если да, то, как правило, требуется представить следующие документы:

- список работников фирмы (на электронном носителе и на бумаге; заверенный печатью и подписями ответственных лиц);

- график выплаты зарплаты;

- заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;

- ксерокопии паспортов сотрудников (например при выдаче Visa или Master Card);

- сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карточек.

Если организация не имеет расчетного счета в банке, могут потребоваться дополнительные бумаги. Например комплект нотариально заверенных учредительных документов фирмы, образцы подписей ее должностных лиц и т.д.

При выплате зарплаты фирма перечисляет в банк необходимую сумму денежных средств. Далее банк перечислит деньги на карточные счета сотрудников. Фирма переводит банку сумму, необходимую для выплаты зарплаты всем сотрудникам, одним платежным поручением. Сколько денег нужно перечислить на карточный счет того или иного работника, указано в специальной ведомости. Ее составляют в бухгалтерии компании в 2 экземплярах и передают в банк в согласованные сроки. В ведомости указывают табельные номера, фамилии, имена, отчества работников, реквизиты счетов и суммы, подлежащие выплате.

При перечислении денег на пластиковые карточки платежные поручения заполняют в особом порядке. Так, в поле "Получатель" вписывают название и адрес банка, в котором открыты карточные счета сотрудников. В поле "Назначение платежа" указывают цель платежа (например перечисление заработной платы), а также приводят дату и номер ведомости.

Как уже говорилось выше, оформлять ведомость и платежное поручение организация должна не реже 2 раз в месяц. Когда сотрудник получит зарплату по карточке, неважно. Главное, чтобы деньги поступили на его счет. Дело в том, что обязательства фирмы по выплате зарплаты персоналу считают погашенными на дату поступления денежных средств на счет работника.

В бухучете затраты на оплату услуг банка относят к прочим расходам*(262). Чаще всего за годовое обслуживание карт компания платит единовременно, за год вперед. Тогда перечисленные банку суммы учитывают как авансы выданные. А указанные расходы включают в состав прочих ежемесячно равными долями по мере оказания банковских услуг*(263).

Пример

В марте компания решила перейти на безналичную форму выплаты заработной платы персоналу. Для этого она заключила с банком договор о расчетно-кассовом обслуживании по выплате зарплаты с использованием пластиковых карт. В компании трудятся 200 сотрудников, которым нужно открыть зарплатные счета. Согласно тарифам банка за изготовление пластиковых карт компания перечислила ему плату в размере 35 000 руб. и единовременно за ежегодное обслуживание карточных счетов - 44 000 руб. Кроме того, за перечисление средств на карточные счета компания 2 раза в месяц будет уплачивать банку комиссию в размере 0,3% от общей суммы перевода.

В начале апреля банк выдал работникам пластиковые карты. В середине месяца компания выплачивает зарплату за первую половину апреля в сумме 420 000 руб. Общая сумма трудовых вознаграждений за апрель составила 900 000 руб. С нее был удержан НДФЛ в сумме 117 000 руб.

Бухгалтер компании отразит данные операции так:

в марте

Дебет 76 Кредит 51

- 35 000 руб. - перечислена плата банку за изготовление пластиковых карт;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 35 000 руб. - плата за изготовление карт включена в прочие расходы;

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 44 000 руб. - перечислен аванс за ежегодное обслуживание карточных счетов;

в апреле

Дебет 70 Кредит 51

- 420 000 руб. - выплачена заработная плата за первую половину апреля;

Дебет 20 (23, 25, 26...) Кредит 70

- 900 000 руб. - начислена заработная плата за апрель;

Дебет 70 Кредит 68

- 117 000 руб. - начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51

- 363 000 руб. (900 000 - 420 000 - 117 000) - выплачена заработная плата за вторую половину апреля;

Дебет 76 Кредит 51

- 2700 руб. (900 000 руб. х 0,3%) - уплачена банковская комиссия за перечисление денег на карточные счета сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 2700 руб. - учтена банковская комиссия в составе прочих расходов.

Кроме того, до конца года бухгалтер компании будет делать такие записи:

Дебет 76 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 4889 руб. (44 000 руб. : 9 мес.) - приняты к учету услуги банка по обслуживанию карточных счетов за апрель;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 4000 руб. - комиссия за обслуживание карточных счетов учтена в составе прочих расходов.

Деньги зачисляются на карточные счета сотрудников в день предоставления в банк платежного поручения. Если бы это происходило не в тот же день, а позже, то отражать списание средств и поступление их на карточки бухгалтеру пришлось бы с использованием счета 57 "Переводы в пути".