Задолженность перед персоналом организации

По этой строке промежуточной отчетности отражают задолженность перед сотрудниками фирмы по начисленным и не выданным им суммам, которая сформировалась по состоянию на конец отчетного периода 2011 года. В данной строке указывают кредитовое сальдо следующих счетов по учету расчетов с персоналом:

- 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в части начисленной, но не выданной на конец года заработной платы, компенсационных выплат, премий, отпускных выплат, пособий по временной нетрудоспособности и т.д. (за исключением задолженности по дивидендам, начисленным сотрудникам компании);

- 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в части непогашенной задолженности перед подотчетными лицами по перерасходованным ими суммам;

- 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в части сумм, начисленных работникам компании и депонированным в результате их неявки (подобную задолженность отражают на субсчете 4 "Расчеты по депонированным суммам" счета 76).

Формирование задолженности по заработной плате

Заработная плата работникам начисляется по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Порядок ее отражения в учете зависит от того, сотрудникам какого именно подразделения компании она выплачивается. Так, расходы на заработную плату отражают по дебету счетов:

- 08 "Вложения во внеоборотные активы" - работникам, занятым в создании основных средств или нематериальных активов;

- 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" - работникам заготовительно-складского подразделения компании, занятым заготовкой материалов;

- 20 "Основное производство" - работникам, занятым в основном производстве;

- 23 "Вспомогательные производства" - работникам, занятым в подразделениях компании, которые для основного производства являются подсобными (например обслуживание энергией и транспортом, ремонт основных средств, изготовление инструментов и инвентаря, возведение временных (нетитульных) сооружений и т.д.);

- 25 "Общепроизводственные расходы" - работникам, занятым в обслуживании основного и вспомогательного (подсобного) производств;

- 26 "Общехозяйственные расходы" - работникам, занятым в административно-управленческом подразделении компании (например сотрудникам бухгалтерии или руководителям компании);

- 28 "Брак в производстве" - работникам, занятым в исправлении допущенного в основном производстве брака;

- 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" - работникам, занятым в подразделениях, деятельность которых не связана с производством (например жилищно-коммунального хозяйства, мастерских бытового обслуживания, столовых и буфетов для сотрудников, детских дошкольных учреждений, домов отдыха, санаториев, домов культуры и т.д.);

- 44 "Расходы на продажу" - при оплате труда всех сотрудников компании (в торговых фирмах) или при начислении заработной платы продавцам и другим работникам, занятым в продаже готовой продукции (в производственных компаниях);

- 91 "Прочие доходы и расходы" - при оплате труда работников непроизводственной сферы, начислении выплат, не связанных с производством или продажами (например материальной помощи, вознаграждений к праздничным датам), оплате труда сотрудников, занятых в деятельности компании, связанной с получением прочих доходов (например сдачей имущества в аренду или ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций).

Пример

В августе бухгалтер производственной компании начислил заработную плату в сумме:

- 445 000 руб. - работникам основного производства;

- 23 000 руб. - работникам вспомогательного производства;

- 124 000 руб. - административно-управленческому персоналу;

- 33 000 руб. - работникам обслуживающих хозяйств;

- 18 000 руб. - продавцам, занятым реализацией готовой продукции.

Кроме того, ряду сотрудников компании была начислена премия к профессиональному празднику в сумме 40 000 руб. Деньги были выплачены в следующем отчетном периоде. Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная с выплат работникам, составила 88 790 руб.

Задолженность перед работниками компании была отражена записями:

Дебет 20 Кредит 70

- 445 000 руб. - начислена заработная плата работникам основного производства;

Дебет 23 Кредит 70

- 23 000 руб. - начислена заработная плата работникам вспомогательного производства;

Дебет 26 Кредит 70

- 124 000 руб. - начислена заработная плата административно-управленческому персоналу;

Дебет 29 Кредит 70

- 33 000 руб. - начислена заработная плата работникам обслуживающих хозяйств;

Дебет 44 Кредит 70

- 18 000 руб. - начислена заработная плата продавцам, занятым реализацией готовой продукции;

Дебет 91-2 Кредит 70

- 40 000 руб. - начислена непроизводственная премия;

Дебет 70 Кредит 68

- 88 790 руб. - удержан налог на доходы физических лиц с выплат сотрудникам.

Таким образом, в учете компании сформировалась задолженность перед сотрудниками в сумме:

445 000 + 23 000 + 124 000 + 33 000 + 18 000 + 40 000 - 88 790 = 594 210 руб.

Эту сумму отражают в строке 1520 "Кредиторская задолженность" новой унифицированной формы бухгалтерского баланса за отчетный период.

По нормам Трудового кодекса заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором*(244). Одна из 2 выплат зарплаты допустима в форме аванса. Работодателю при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время или фактически выполненную работу*(245). Таким образом, начисление аванса без учета этих показателей можно считать нарушением.

Исходя из норм ПБУ 10/99 можно сделать вывод, что расходы по оплате труда учитывают в последний день того отчетного периода (месяца), за который она начисляется*(246). Следовательно, именно на эту дату начисляется заработная плата сотрудникам компании. Выданный ранее аванс должен быть отражен в учете в качестве задолженности работника перед компанией.

Налог на доходы физических лиц с аванса не удерживают. Дело в том, что при получении дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения признают последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности*(247). Поэтому исчисление и удержание сумм НДФЛ при выплате зарплаты работнику 2 раза в месяц (в виде аванса и окончательного расчета) производится компанией один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника.

Пример

Компания начислила работникам заработную плату за отчетный месяц (22 рабочих дня) в сумме 180 000 руб. С нее был удержан налог на доходы физических лиц в сумме 23 400 руб. При этом в середине месяца был выдан аванс за 10 отработанных дней в сумме:

180 000 руб. : 22 дн. х 10 дн. = 81 818 руб.

В следующем месяце компания окончательно рассчиталась с работниками, выплатив им оставшуюся заработную плату. Указанные операции отражают записями.

При выплате аванса (в середине месяца):

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- 81 818 руб. - выдан аванс в счет заработной платы работникам компании.

При начислении заработной платы за отработанный месяц (последнее число месяца):

Дебет 20 (23, 25, 26...) Кредит 70

- 180 000 руб. - начислена заработная плата работникам компании за прошедший месяц;

Дебет 70 Кредит 68

- 23 400 руб. - начислен НДФЛ с заработной платы работников компании.

При окончательном расчете с работниками (в следующем месяце):

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- 74 782 руб. (180 000 - 81 818 - 23 400) - выплачена работникам оставшаяся сумма заработной платы.