Денежные средства (строка 1250)

В данную строку унифицированной формы промежуточной отчетности вписывают сумму наличных и безналичных денежных средств компании, которые числятся в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах по состоянию на конец отчетного периода 2011 года. Здесь приводят дебетовое сальдо по следующим счетам:

- 50 "Касса" в части денежных документов и наличных денежных средств, находящихся в кассе компании, как в рублях, так и в иностранной валюте;

- 51 "Расчетный счет" в части безналичных денежных средств, числящихся на расчетных счетах;

- 52 "Валютный счет" в части безналичных денежных средств, числящихся на валютных счетах;

- 55 "Специальные счета в банках" в части денежных средств, числящихся в аккредитивах, ссудных счетах, беспроцентных депозитах (денежные средства, размещенные на депозитных счетах, по которым начисляют доход, отражают в составе финансовых вложений);

- 57 "Переводы в пути" в части денежных средств, сданных инкассаторам для зачисления на расчетный счет и не зачисленных на дату составления отчетности.

Детализацию денежных средств по их составу (наличные и безналичные деньги) приводят в строках 12501 и 12502 расшифровки к балансу (при использовании унифицированной формы).

Деньги в кассе

Сумму остатка денежных средств в кассе определяют на основании итоговых данных, отраженных в кассовой книге по состоянию на конец отчетного периода. Отметим, что операции с наличными деньгами регулируют Положение Банка России о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации*(172) и Порядок ведения кассовых операций*(173).

Согласно этим документам наличные деньги в кассе компании могут храниться только в пределах лимитов, которые установил банк, обслуживающий фирму. Если у компании есть несколько расчетных счетов, открытых в разных банках, то она обращается за установлением лимита в любой из них по своему выбору. Впоследствии фирма направляет уведомление об установленном лимите в другие банки, где у нее открыты расчетные счета.

Филиалы и другие обособленные подразделения компании, которые выделены на отдельный баланс и имеют свой расчетный счет, должны получить свой лимит остатка наличных. Если баланса и расчетного счета у подразделения нет, то лимит распространяется на всю компанию, включая ее обособленные подразделения. Законодательство не содержит положений, согласно которым головной офис может передать часть установленного ему лимита своему подразделению. Однако существует арбитражная практика, которая позволяет компании так поступить*(174). Лимит остатка денежных средств в кассе подразделения доводится до него приказом руководителя фирмы.

Все деньги сверх установленных лимитов необходимо сдавать в банк. Из этого правила есть исключение. Наличные деньги сверх установленных лимитов могут храниться для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий. Максимальный срок нахождения в кассе сверхлимитного остатка - 3 рабочих дня (включая день получения денег в банке). По истечении этого срока не использованные по назначению суммы сдают в учреждения банков для зачисления на расчетный счет компании. Если лимит остатка наличных в кассе банк не установил, то любая сумма, которая в ней находится на конец рабочего дня, считается сверхлимитной.

За накопление наличных сверх лимита должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Кроме того, может быть оштрафована и сама фирма. Сумма штрафа составляет от 4000 до 5000 рублей - для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 рублей - для компании.

Чтобы избежать штрафных санкций, организации, как правило, выдают излишек наличности своим сотрудникам под отчет. Законодательство это позволяет и не устанавливает максимальную сумму подобной выдачи. Размер и сроки, в течение которых наличные могут находиться у подотчетника, определяет руководитель компании. Они могут быть любыми.

Работник фирмы, получивший наличные деньги под отчет, обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для этого сотрудник передает в бухгалтерию компании авансовый отчет и прикладывает к нему первичные документы, подтверждающие его расходы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому повторная выдача наличных работнику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс, может быть признана налоговыми органами нарушением порядка ведения кассовых операций. Однако оштрафовать компанию инспекторы не смогут. Ответственность за такое нарушение законодательством не установлена. Кроме того, налоговые инспекторы могут признать невозвращенные суммы доходами работника, право на распоряжение которыми у него возникло. Результат - доначисление сумм НДФЛ, пеней и штрафных санкций за невыполнение обязанности по исчислению, удержанию и перечислению этого налога. Однако данное решение означает изменение налоговиками юридической квалификации отношений между компанией и сотрудником, а такую переквалификацию может совершить только суд. Арбитражные суды в этом случае придерживаются позиции, что деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не представил авансовый отчет в положенный срок. Они лишь формируют задолженность физического лица перед организацией*(175).

Законодательство содержит ограничения, которые касаются использованной наличной выручки фирмы. Так, она может быть израсходована исключительно*(176):

- на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии;

- на оплату командировочных расходов;

- на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- на выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары;

- на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Причем этот перечень является исчерпывающим. Расходование наличной выручки на другие цели не допускается. Однако каких-либо штрафов за нецелевое использование средств законодательство не содержит.

Еще одно ограничение, которое необходимо соблюдать, - лимит расчетов наличными денежными средствами. Так, при расчетах компании с другими юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями наличными деньгами максимальная сумма, которой можно расплатиться, составляет 100 000 рублей по одному договору*(177). С физическими лицами, которые не зарегистрированы в качестве предпринимателей, фирма вправе рассчитываться наличными в любых суммах.

Упомянутое ограничение касается как договоров купли-продажи, так и других сделок компании (например операций по выдаче и получению займов).

См. также

Вопрос: Распространяется ли лимит расчетов наличными на операции по получению и предоставлению займов между юридическими лицами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ)

Если ограничение в 100 000 рублей превышено на любую сумму, компания и ее должностные лица привлекаются к ответственности по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях, о которой мы упоминали выше.

При этом в Кодексе нет ответа на вопрос о том, какая из сторон несет ответственность: покупатель, заплативший деньги, или продавец, их принявший. Ранее в одном из своих писем Банк России указывал, что меры финансовой ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных пределов применяют в одностороннем порядке к фирме, производящей платеж в адрес другого юридического лица*(178). Этот вывод сделан на основании пункта 9 указа Президента РФ "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей"*(179), который в настоящий момент утратил силу.

Тем не менее есть положительная судебная практика, в которой закрепляется, что лицо, не осуществляющее платеж наличными денежными средствами как покупатель, а являющееся стороной, принимающей платеж, не может признаваться субъектом административной ответственности за это нарушение*(180).

Отметим, что зачастую, пытаясь избежать ограничения суммы расчетов, компании разбивают один договор на несколько, каждый из которых не превышает названный лимит. Например, фирма приобретает материалы на 300 000 рублей. При этом она заключает не один договор на эту сумму, а 3 по 100 000 рублей каждый. Ведь, следуя буквальному толкованию положений Указания Банка России от 20 июня 2007 года N 1843-У, установленный в нем лимит должен соблюдаться применительно к каждому договору. А то обстоятельство, что общая сумма оплаты за товар по всем договорам, заключенным с одним контрагентом, превысит 100 000 рублей, само по себе не может свидетельствовать о нарушении лимита расчетов наличными деньгами. Однако в ряде случаев суды придерживаются другого мнения. Разрешая споры, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, они оценивают все обстоятельства дела в совокупности. Так, например, в одном из решений суд сделал вывод, что формальное подписание 5 договоров поставки не свидетельствует о действительной воле сторон на заключение и исполнение 5 самостоятельных договоров*(181). Фактически стороны осуществили одну сделку на общую сумму 200 000 рублей, превысив тем самым установленный лимит.

Поэтому факт реализации товара одному лицу за наличный расчет по нескольким договорам поставки в зависимости от конкретных обстоятельств (в частности отгрузка товаров в пределах непродолжительного периода времени, единовременная оплата товара и т.п.) может быть расценен судом как нарушение порядка расчетов наличными деньгами.

В дополнение отметим, что по статье 4.5 Кодекса об административных правонарушениях административное взыскание может быть наложено не позднее 2 месяцев со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении - в течение 2 месяцев со дня его обнаружения. Нарушение порядка работы с денежной наличностью, как подтверждает судебная практика, не является длящимся правонарушением. Оно считается оконченным в момент его совершения. Поэтому привлечение к административной ответственности за сверхлимитный остаток наличных в кассе или совершение расчетов наличными сверх установленных размеров возможно не позднее 2 месяцев с момента его совершения*(182).