10.5. Роль іт-менеджмента в организационных изменениях

Управление любой социально-экономической системой неразрывно связано с информационными процессами. Информация обязательно лежит в основе каждого процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оперативной и перспективной оценки ситуации с целью принятия качественного управленческого решения.

Организация реализации принятых решений проходит через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее будет информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем она полнее отражает действительное положение и взаимосвязи в объекте управления, тем более обоснованными будут поставлены цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Среди многих современных разновидностей менеджмента (стратегический, финансовый, инновационный, маркетинговый, рисковый и т.д.) информационный менеджмент (ІТ-менеджмент) занял особое место как обеспечивающий рациональную организацию и эффективное управление информационными потоками.

Одной из главных задач информационного менеджмента является составление четкого представления о том, какую информацию, кому, когда и в какой форме следует предоставлять, чтобы потребитель имел возможность ее полезно и своевременно освоить. Задачи информационного менеджмента:

обеспечение электронного документооборота;

управление всеми видами корпоративных информационных систем и корпоративных информационных ресурсов;

информационное обеспечение принятия решений и управления в целом;

обеспечение информатизацией бизнес-процессов;

обеспечение функционирования телекоммуникационной инфраструктуры;

управление персоналом, в обязанности которого входит управление информацией;

управление стратегическим и тактическим информационным развитием.

Информационный ресурс – это организованная совокупность документированной информации, которая включает в себя базы данных и знаний, другие массивы информации в информационных системах (рукописные, печатные и электронные документы, по нормативной, распорядительной и другой информации по различным направлениям деятельности организации).

Информационная технология – это системно организованная для решения задач управления совокупность методов, инструментов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе использования развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предоставляется менеджеру-пользователю для принятия решений. Основной целью информационных технологий является повышение производительности, экономия финансов, подготовка обоснованных решений. Стратегическая цель информационных технологий – способствовать менеджменту, реагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать и углублять конкурентные преимущества.

При внедрении информационных технологий в организации могут преследоваться две взаимосвязанные цели: сокращение расходов и повышение производительности, которая достигается за счет использования природной специфики информационных технологий, проявляющейся в следующем:

повышение производительности труда – информационные системы позволяют осуществлять за короткое время сложные действия, принимать верные решения;

повышение конкурентоспособности бизнеса – определяется оптимальный ассортимент продукции для каждого сегмента рынка, что позволяет повысить общий уровень доходности организации;

интегрирование финансовой информации – создание единого конечного варианта отчета, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну информационную систему;

быстрое обслуживание заказов – информационные системы позволяют находить заказы, координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно;

стандартизация и ускорение процесса производства – информационные технологии основаны на использовании стандартных методов автоматизации всех процедур производственного процесса, что повышает уровень унификации производственной и управленческой деятельности, позволяет своевременно ликвидировать дублирование функций;

оптимизация складских запасов – информационные технологии способствуют протеканию производственного процесса более регламентировано, без сбоев, что повышает процесс выполнения заказов внутри организации и сокращает потребность в сырье;

стандартизация информации о персонале – унификация всего спектра информации, связанной с управлением персоналом, среди которой данные о состоянии использования рабочего времени, уровне производительности труда, обоснованности существующей системы оплаты труда, инвестициях в человеческий капитал и т.д.

Задачей информационной технологии является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений. Автоматизация информационных процессов имеет целью:

дифференциацию и повышение качества и количества информационных потоков;

изменение взглядов на оценку роли информации в управлении организацией;

повышение требований к содержанию и формам предоставления данных;

сокращение времени между осуществлением хозяйственных операций и их информационным отображением, необходимым для принятия решений;

ускорение темпов развития отрасли информатизации в мировом пространстве;

доступность вычислительной техники и программного обеспечения для процессов принятия решений.

Наиболее важным ресурсом современной организации, способным значительно повлиять на повышение конкурентоспособности, инвестиционной привлекательности и капитализации, являются корпоративные информационные ресурсы и знания. Решение задач управления возможно только в тесном контакте специалистов самых различных сфер деятельности организации и специалистов по информационным технологиям.

Корпоративная информационная система – это система автоматизации всех основных бизнес-процессов организации и всех видов учета. Это открытая интегрированная автоматизированная система реального времени по автоматизации бизнес-процессов и, в том числе, процессов разработки и принятия управленческих решений. Сюда относятся требования комплексности и системности – система должна охватывать все уровни управления организацией с учетом всех филиалов, дочерних фирм, сервисных центров и представительств.

Современные концепции управления информационной деятельностью в организациях широко применяют идеи информационной логистики для построения моделей информационной деятельности, которые отражают взаимосвязи между информационными потоками, а внедрение компьютерных технологий позволяет применять менеджмент деловых процессов, представляющий собой управление информационной логистикой на базе компьютерной технологии. Основной его целью является обеспечение хозяйственной деятельности необходимой информацией соответствующих вида, объема, качества, сроков и в соответствующем месте.

Применение данных концепций позволяет построить современную информационную модель организации, являющейся схемой потоков информации, используемой в процессе управления, отражающей различные процедуры выполнения функций управления и предоставляющей по каждому заданию связь входящих и исходящих документов, информации и показателей.

Основными проблемами или трудностями при внедрении информационных технологий с целью дальнейшего их использования при осуществлении организационных изменений следует назвать:

отсутствие постановки задачи менеджмента в организации – большинство руководителей управляет организацией только исходя из собственного опыта и видения и имеющихся неструктурированных данных о состоянии организации;

необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности организации – прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации информации, следует провести частичную реорганизацию организационной структуры управления и технологии ведения бизнеса. Именно поэтому одним из этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование организации во всех аспектах ее деятельности;

необходимость в изменении технологии работы с информацией, принципов ведения бизнеса – эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования, бюджетирования и контроля бизнес-процессов;

сопротивление сотрудников организации – при внедрении информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников, что является серьезным препятствием для консультантов и может сорвать или существенно затянуть внедрение проекта. Это связано со страхом перед нововведениями, консерватизмом, боязнью потерять работу, страхом ответственности и т.д.;

временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы – сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени необходимо вести двойную работу – в рамках как существующей, так и новой систем;

формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, назначение руководителя группы – в организации формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на нее возлагается значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшего ее сопровождения. Особенно важным является выбор руководителя и администратора системы. Руководитель кроме знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать знаниями в области ведения бизнеса и управления.