19.6. Управління проектами та його етапи

Управління проектами – це управлінська задача, направлена на завершення проекту вчасно, згідно бюджету та у відповідності до специфікації і вимог.

Проект – ціленаправлене і заплановане створення або вдосконалення системи чи будь – якої її частини, яке вимагає інтеграції та координування діяльності всіх учасників цього процесу.

Кожен проект має ряд загальних властивостей:

1. проект наділений своєю визначеною внутрішньою структурою (середовищем);

2. внутрішня структура проекту може коригуватись в процесі його реалізації та розвитку;

3. проект створюється, функціонує і розвивається у внутрішньому середовищі, яке динамічно змінюється;

4. проект може складатись із взаємопов’язаних між собою елементів.

Етапи розвитку і реалізації проекту включають:

1. Етап формування проекту.

   1. Розробка стратегії – аналіз зовнішнього середовища і учасників проекту, визначення обмежень і цілей, вибір критеріїв та варіантів, аналіз ризиків і зміни цін.

   2. Оперативне управління – формування проекту, складу робіт та визначення їх вартості.

   3. Організація проекту – вибір складу керівників та виконавців, форми зв'язку, способів фінансування тощо.

2. Етап реалізації проекту.

0. Стратегічне управління визначає взаємовідносини учасників, організаційні структури, укладання контрактів, статус проекту, взаємні стосунки учасників проекту.

1. Оперативне управління має на меті встановлення меж, норм проекту, управління протяжністю, ризиками, забезпеченістю, вартістю тощо.

2. Контролювання та зворотний зв’язок. Коригування щодо підвищення ефективності, контролювання якості, стану роботи, витрат, оплати праці.

3. Етап завершення проекту.

0. Комплексне закінчення проекту, досягнення цілей.

1. Оцінка стану та ситуації, оформлення документації, передавання звіту.

Передача управління власністю.

Існує три аспекти оцінки ефективності робіт по проекту: строки, витрати, якість. Вважається, що управління термінами виконуваних робіт є ключем до успіху за всіма трьома показниками. Тому в усіх основних методах управління роботами по проекту, основний наголос робиться на календарному плануванні і контролюванні за дотриманням календарного графіка. Існує два основних методи управління роботами з реалізації проектів.

Метод критичного шляху, головною метою якого є – скоротити до мінімуму тривалість робіт за етапами реалізації проекту.

Метод оцінки і перегляду планів передбачає дієве контролювання і оцінку рівня виробництва продукції за плановими показниками.

У цих двох методах проекти розглядаються як набір окремих подій і робіт. Робота в цих системах являє собою будь – який елемент проекту, на виконання якого потрібен час і який може затримати початок виконання інших робіт. Основна відмінність цих методів полягає у різному підході до тривалості операцій.

Метод критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з достатньо високим ступенем точності і визначеності.

Метод оцінки і перегляду планів допускає невизначеність тривалості операцій і аналізує вплив цієї невизначеності на тривалість робіт по проекту в цілому.

Хід роботи по проекту контролюється шляхом організації періодичних нарад групи людей, що працюють над виконанням проекту. Під час таких нарад члени групи доповідають про стан справ по тих операціях, за виконання яких вони відповідають. Кожен звіт про хід роботи повинен містити інформацію про те, скільки часу потрібно на завершення тієї чи іншої роботи. Цю інформацію порівнюють з графіком, щоб визначити чи немає якихось відхилень від календарного плану.

Метод критичного шляху дає логічну систему координат і точну термінологію для аналізу результатів контролю. Використання цього методу дозволяє здійснити детальне планування проектів і забезпечити найбільшу вірогідність досягнення цілей організації.