11.3. Інформаційні потоки в управлінні
Потоки інформації – це сукупність повідомлень, що об’єктивно висвітлюють стан бізнесу, які представляються каналами зв’язку для забезпечення процесу управління.
Інформаційні потоки поділяються на :
а) матеріальні (інформація про ресурси матеріальні, людські);
б) фінансові (інформація про фінансові ресурси, капітал, стану банківської системи тощо);
в) прямі (інформація, що визначає параметри бізнесу, в т. ч. виробництво) за кількісними і якісними параметрами, цілі, завдання та шляхи їх досягнення;
г) зворотні ( інформація про виконання запланованих параметрів, передбачених каналами прямого зв’язку) в сфері управління (облік, накопичення даних та їх обробка, визначення відхилень, їх аналіз і підготовка рішень).
Графічне зображення інформаційних потоків та використання їх в управлінні наведено на рис. 11.3.
Рис. 11.3. Матеріальні та інформаційні потоки в системі
виробництва
Запитання для повторення і обговорення
Навести тлумачення терміну “інформація”.
Яка роль інформації при підготовці управлінських рішень?
Сучасне управління використовує інформацію на наступних етапах...
Навести характеристику засобів інформаційного забезпечення управлінського процесу.
Яка роль інформації в процесі управління?
Навести класифікацію інформації за:
функціями управління;
змістом;
формами передачі;
джерелами отримання.
Дати пояснення формальній передачі інформації.
Яка роль і місце неформальної інформації в системі управління організацією?
Значення та роль документації в управлінській праці.
Навести класифікацію документації за основними ознаками.
Яка роль документу в управлінському процесі?
Навести коротку характеристику інформаційних потоків в управлінні.
Навести основні властивості матеріальних інформаційних потоків у виробничому процесі.
Тема 12. Комунікації та інформаційні системи в менеджменті
Основні питання: 12.1. Поняття і загальна характеристика комунікацій. 12.2. Комунікації в організаціях та ефективність управління. 12.3. Суть комунікаційного процесу і характеристика його основних складових. 12.4. Перешкоди на шляху ефективних комунікацій. 12.5. Удосконалення організаційних і міжособових комунікацій.
12.1. Поняття і загальна характеристика комунікацій
Комунікація є смисловим аспектом соціальної взаємодії, однією із найбільших загальних характеристик будь – якої діяльності, включаючи управлінську. Вона являє собою нову форму політичної, наукової, організаційної і технічної сили в суспільстві, за допомогою якої організація включається у зовнішнє середовище, здійснюється обмін думками або інформацією для забезпечення взаєморозуміння. Вона має досить широке тлумачення. Комунікацію можна визначити як форму зв'язку, як один із проявів інформаційного обміну або обміну інформацією між живими істотами у процесі їх безпосереднього спілкування за допомогою технічних засобів.
Комунікації – це всепроникаючий і складний процес, який включає людей, що розмовляють під час особистого спілкування або в групах, на зборах, ведуть розмову по телефону чи читають та складають службові записки, листи і звіти. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, букв, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань та розумінь іншого, досягається довіра, взаємосприйняття поглядів тощо.
Дослідження показують, що керівник 50-90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається дуже багато, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим постійно, щоб реалізувати свої ролі у міжособистих відносинах, інформаційному обміні в процесі прийняття рішень, в плануванні, організаційній діяльності, мотивуванні і контролюванні. Саме тому, що обмін інформацією входить в усі види управлінської діяльності, комунікацію називають зв’язуючи процесом, який пов’язує частини організації в єдине ціле. Тому якщо усунути комунікацію, то організація перестає бути керованою, її діяльність набуває хаотичного, некоординованого характеру.
Комунікабельність (комунікативність) – це схильність, здатність до комунікацій; встановлення контактів і зв’язків, досягнення взаєморозуміння.
Комунікації – це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.
Комунікаційна мережа – це сукупність індивідів, які постійно взаємодіють між собою на основі створених та функціонуючих інформаційних каналів.
Обмін інформацією пронизує всі управлінські функції, тому комунікації розглядаються як сполучний процес у менеджменті. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть бути помилковими, персонал може неправильно розуміти керівні команди, міжособистісні стосунки можуть деформуватися.
Мескон, Альберт та Хедуорі підкреслюють, що комунікації виникають:
Між організацією і зовнішнім середовищем. Організація користується різноманітними засобами для комунікацій із зовнішнім оточенням. Наприклад, обмін інформацією із споживачами йде через рекламу, з державою – через звіти, де організація наводить інформацію про своє фінансове положення та виробничу діяльність, з політичною системою – шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього середовища проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти, що є реакцією на можливості та проблеми, які створюються зовнішніми чинниками.
Міжрівневі комунікації в організації - коли інформація переміщується всередині організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації (між рівнями, підрозділами та працівниками організації – звіти, пояснювальні записки, пропозиції). Комунікації можуть здійснюватися:
від вищих рівнів управління до нижчих, тобто, зверху до низу. Наприклад, начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та інше;
від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію, тобто спрацьовує принцип “знизу до верху”.
Між різними підрозділами (відділами, цехами та ін.) – горизонтальні комунікації, тобто розподіл інформації по горизонталі, для того, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно.
Між окремими працівниками – може бути бесіда між двома працівниками.
Між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом) – цей тип становить основу комунікативної діяльності керівника. Обмін інформацією між керівником і підлеглими пов’язаний з уточненням завдань, пріоритетів і очікувань результатів, обговорення проблем ефективної роботи, досягненням визнання і винагороди, удосконаленням і розвитком здібностей підлеглих, збиранням інформації про реальну або прогнозовану
проблему.
В основному між людьми існують дві площини (рівні) комунікації: а) площина змісту; б) площина зв’язків (стосунків).
Площина змісту – належить до послання, яке подає відомості про становище речей чи про події. Наприклад, співробітника тут немає, заняття розпочнуться наступного понеділка та ін. Зміст може бути важливим чи незначним, правильним чи неправильним, актуальним чи неактуальним і мати різне значення для одержувача і відправника (носія інформації).
Площина зв’язків між людьми охоплює звертання, сприймання чи відхилення, симпатію чи антипатію, ненависть чи любов.
Формами комунікації є дигітальна і аналогова комунікація.
Усі відомості, закодовані за допомогою символів, як наприклад, шрифти, цифри – дигітальні форми комунікації. За їх допомогою можна порівняно точно закодувати послання, причому йдеться про точність математичних і хімічних формул. Ця форма комунікації має стерильний характер, тобто вільний від емоцій.
Навпаки, аналогова комунікація має наочний або зворотній характер. До цього виду комунікацій належить вся безсловесна комунікація, наприклад, жести, погрози чи доторкування. Ця форма повідомлення, без усякого сумніву, не настільки точна, як дигітальна, однак вона більш зрозуміла і тут менше допускається помилок. Прикладом поєднання аналогової і дигітальної комунікації може служити розмовна мова.