3.2. Модель організації як відкритої системи

3.2. Загальні риси організацій

Всі складні організації є не тільки групами ціленапрямленими у своїй діяльності і мають певний набір взаємопов’язаних цілей, вони також мають загальні для всіх складних організацій спільні риси.

Ці загальні риси, допоможуть зрозуміти, чому для того, щоб добитись успіху, організацією необхідно управляти.

Цілі кожної організації включають перетворення ресурсів у кінцевий продукт з метою досягнення результатів. Основні ресурси, які використовуються організацією це: люди (трудові ресурси), капітал, сировина, технологія та інформація.

Використання ресурсів у тій чи іншій мірі залежить від напряму діяльності та розмірів організації. Швидкість та обсяги реалізації продукції дозволяє керівництву вирішувати, наскільки успішно діє організація по досягненню бажаних результатів.

Однією із найважливіших характеристик організації є взаємозв’язок її з зовнішнім середовищем. Жодна організація не може існувати ”сама по собі”, або “самою для себе”. Організації повністю залежать від зовнішнього середовища, як у відношенні своїх ресурсів, так і по відношенню до споживачів, конкурентів, постачальників тощо.

Поділ праці є однією із найважливіших характеристик організації. Якщо дві людини працюють разом для досягнення однієї цілі вони повинні розділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові компоненти називається горизонтальним поділом праці (рис. 3.3).

Класичним прикладом горизонтального поділу праці виробничого підприємства є основне виробництво продукції, маркетинг і фінанси. Вони являють собою основні види діяльності, які повинні бути успішно виконані з тим, щоб організація досягла мети свого існування.

Складні організації здійснюють горизонтальний поділ за рахунок створення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягаються конкретні цілі. Такі підрозділи часто називаються відділами, службами або іншими підрозділами.

Як і ціла організація, частиною котрої вони є підрозділи являють собою групи людей, діяльність яких свідомо координується і направляється на досягнення загальної цілі.

Оскільки робота поділяється на складові частини, то для координування роботи групи має бути відповідний орган. Вертикальний поділ праці передбачає відокремлення роботи з координуванням дій від самих дій (трудових операцій). Діяльність з координування роботи інших людей і складає сутність управління.

Результатом вертикального поділу праці є створення трьох рівнів управління: а) технічного; б) управлінського; в) інституційного.

Цим рівням відповідають три групи менеджерів (керівників) (табл. 3.2).

Таблиця 3.2

Характеристика рівнів управління

Рівні управління	Представники рівнів управління	Функції представників рівнів управління
Інституційний рівень (3-7% управлінського персоналу)	Директор, заступники директора; президент; віце - президенти; ректор;проректори та ін.	Забезпечують інтереси і потреби власників, здійснюють стратегічне і загальне керівництво, виробляють політику організації
Управлінський рівень (50-60% управлінського персоналу)	Завідувач відділом; декан; начальник цеху; начальник відділу тощо.	Забезпечують реалізацію політики функціонування організації, розробленої вищим керівництвом, відповідають за доведення деталізованих завдань до підрозділів та їх виконання
Технічний рівень (35-45% управлінського персоналу)	Майстер; начальник виробничої дільниці; завідувач бюро; завідувач кафедри; старший продавець тощо.	Відповідальність за доведення поставлених завдань до безпосередніх виконавців та ефективність їх виконання

Для того, щоб організація могла досягти своїх цілей, задачі мають бути скоординовані шляхом вертикального поділу праці. Тому, управління є дуже важливою функцією організації. По мірі зростання, для того, щоб організація могла діяти успішно, робота з управління повинна бути чітко відділена (розмежована) від не управлінської роботи, тобто організації мають призначати керівників та визначати круг їх обов’язків і відповідальності. При цьому виникає необхідність відокремлення управління від комерційної або технічної діяльності.

Керівник

Вищий (інституційний) рівень

Середній (управлінський) рівень

Низовий (технічний)

рівень

Рис. 3.3. Вертикальний та горизонтальний поділ управлінської праці

Керівники нижчої ланки управління отримують вказівки від своїх безпосередніх керівників середньої ланки управління та несуть відповідальність за доведення поставлених завдань до безпосередніх виконавців та проводять контролювання за їх виконанням, безпосередньо і постійно забезпечують верхні поверхи піраміди управління прямою інформацією про хід процесу (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Керівник нижчої ланки в системі управління організацією

Для прикладу в системі Укртелекому до них відносяться різноманітні оператори, диспетчери, керівники груп, лінійні майстри, працівники обслуговуючого персоналу (штабні) та ін.

Керівники середньої ланки - координують і контролюють роботу керівників нижчої ланки, готують їм завдання і приймають відповідні рішення, відповідають за хід виробничого процесу в підрозділах. Робота керівників цієї ланки спеціалізується за окремими напрямками (функціями), наприклад: плановим, технологічним, інноваційним, виробничим. При цьому вони збирають інформацію від нижчої , фільтрують її, аналізують і готують пропозиції для рішення вищої ланки управління (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Керівник середньої ланки в системі управління організацією

Керівники вищої ланки - це особи, які повністю відповідають за прийняття важливих рішень для організації і впливають на результат її діяльності, виконують загальне стратегічне керівництво організацією, її функціональними та господарсько - виробничими комплексами. Керівники вищої ланки і є вершиною піраміди (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Керівник вищої ланки в системі управління організацією

Наприклад, в Укртелекомі структура управління вищої ланки має вигляд: директор та 5 його заступників: а) з питань економіки та фінансів; б) з технічних питань; в) з маркетингу; г) праці та персоналу; д) з будівництва, е) головний бухгалтер.