8.2. Модель процесу контролю. Види управлінського контролювання

Метою контролювання згідно з позицією Мескона, Альберта та Хедуорі є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним, а тому види контролювання відрізняються за часом його здійснення в процесі управління організацією.

Ефективність управлінської діяльності забезпечується постійним контролем усіх її процесів.

Як важливу категорію менеджменту контролювання класифікують за різними ознаками (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Класифікація контролю за різними ознаками

За місцем і часом проведення та етапами виробничо-господарської діяльності виокремлюють такі види контролю (рис.8.3.):

Рис. 8.3. Взаємозв’язок між видами контролю

Попередній контроль реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації такої функції менеджменту, як організаційна діяльність. Цей вид контролю використовують стосовно ресурсів: 1) людських; 2) матеріальних; 3) фінансових.

Поточний контроль здійснюється через систему зворотнього зв'язку, який: а) має характер управлінської необхідності; б) має мету; в) використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внутрішнього споживання організації; г) коригує відхилення, які виникають у процесі управління з метою забезпечення досягнення цілей організації.

При підсумковому контролюванні зворотний зв'язок використовують після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуацій, з якими буде мати справу організація, а також для забезпечення мотивації.

8.3. Етапи контролювання

Контролювання реалізується через такі етапи: 1) розробка стандартів і критеріїв; 2) порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями; 3) здійснення необхідних коригуючих дій.

Рис. 8.4. Етапи контролювання

1. Розробка стандартів потребує:

• обмеження в часі;

• конкретизацію критеріїв;

• забезпечення реальності показників;

• забезпечення можливості прогнозування показників і результатів.

2. Порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями здійснюється шляхом:

• встановлення масштабу допустимих відхилень і принципів вимірювання конкретних результатів;

• вимірювання результатів;

• передавання й розповсюдження інформації про конкретні результати;

• оцінки інформації про отримані результати;

• обґрунтування висновків на засадах порівняння результатів і стандартів.

ІІІ. Коригуючі дії базуються на виборі таких рішень:

• вжиття заходів;

• усунення відхилень;

• перегляд стандартів;

• поєднання кількох попередніх етапів.

Таблиця 8.1

Характеристика процесу контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
1	2
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується на основі аналізу дієвих і професійних навичок претендентів на вакантні посади, кваліфікації, рис характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюють рівень вимог до працівників щодо професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо
Інформаційні	Зовнішню та внутрішню інформацію, що надходить з усіх інформаційних каналів, перевіряють на достовірність і об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації
Фінансові	Перевіряють усі грошові надходження і видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження, виплати
Матеріальні	Зосереджений на перевірці якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів і зафіксованих у них критеріїв
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо
Інформаційні	Охоплює перевірку роботи системи обговорення, групування інформації, виділення першочергової і другорядної, термінової і нетермінової інформації, а також її розподілу в межах організації

продовження табл. 8.1

1	2
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій нормам чинного законодавства тощо
Матеріальні	Виявляється у перевірці ефективності використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності
ПІДСУМКОВИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Охоплює перевірку відповідності кваліфікації працівників посаді, продуктивності їх праці, здатності до постійного удосконалення професійних навичок
Інформаційні	Зосереджений на перевірці повноти, достовірності та об’єктивності інформації, необхідної для розв’язання поставлених задач
Фінансові	Передбачає перевірку фактичних фінансових результатів і порівняння їх із запланованими: ліквідності, платоспроможності, фінансової стійкості підприємства тощо
Матеріальні	Зорієнтований на перевірку кількості та якості виготовленої продукції