12.3. Суть комунікаційного процесу і характеристика його основних складових
Для комунікації дуже важливим є факт розуміння суті інформації, закодованої у вигляді інформаційного повідомлення. Дослідженнями підтверджується, що тільки 50% спроб обміну інформацією приводить до взаємного розуміння тих, хто нею обмінюється.
При обміні інформацією обидві сторони цього процесу мають відігравати активну роль. Щоб обмін інформацією між керівником та підлеглим був ефективним, необхідно, щоб підлеглий повідомив, як він зрозумів завдання, яке щойно одержав. Обмін інформацією відбувається лише в тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, необхідно приділяти особливу увагу комунікаційному процесу.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну, тобто повідомлень.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
відправник, особа, яка генерує ідеї, або збирає інформацію і передає її;
повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів;
канал – засіб передавання інформації;
одержувач, особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов’язаних етапів комунікаційного процесу. Їх завдання – скласти повідомлення і використати канал для його передавання таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли вихідну ідею. До взаємопов’язаних етапів належать (рис. 12.2): а) зародження ідеї; б) кодування і вибір каналу; в) передавання; г) декодування.
Рис. 12.2. Модель процесу обміну інформацією (комунікаційний процес)
Дослідженнями встановлено, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією, як правило, ефективніше ніж тільки обмін письмовою інформацією.
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу.
Після одержання повідомлення одержувач декодує його. Декодування – це переклад символів відправника в думки одержувача.
Коли йдеться про комунікації в організації, то потрібно виділити: напрям комунікації; фільтрація комунікації (інформації); вид комунікації.
Напрям комунікації ґрунтується на тому, що одна людина (відправник) посилає інформацію, яка сприймається іншою людиною (одержувачем). За напрямом інформація може поступати односторонньо або із зворотнім зв’язком.
Обов’язковим елементом комунікативного процесу має бути зворотній зв’язок, в процесі якого відправник і одержувач міняються комунікативними ролями. Зворотній зв’язок повинен сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією.
Зворотній зв’язок значно впливає на ефективний обмін інформацією, оскільки він дозволяє уникнути непорозумінь, викривлень суті закладеної в повідомленні.
Фільтрація інформації відбувається усвідомлено або не усвідомлено при її одержанні. Як відомо, найкращим фільтром для будь – якої інформації є психологічний, який існує у нашому світосприйнятті, в нашій концепції, і тому говорять про “вибіркове сприйняття”.