За повнотою охоплення явища

• повна

• надлишкова

• часткова

• соціальна

Рис. 11.1. Класифікація інформації

Процес обміну інформацією в організаціях умовно поділяють на дві категорії: формальну, або таку, яка планується і неформальну, або таку, що не планується.

Формальна передача інформації. У великих організаціях великі адміністративні інструкції обумовлюють, хто кому може офіційно писати папери, хто кому повинен доповідати і в яких випадках, хто переглядає записки, хто видає інформацію тощо.

Одним із найважливіших засобів формалізації передачі відомостей є використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інформація. Стандартні форми дають перевагу ініціатору інформації, що передається, адже введення в оборот відповідного бланка значно скоротить час. Бланки вигідні також одержувачу інформації: використовуючи форму, він може уточнити, які саме дані йому необхідні в роботі.

Головний недолік будь-якої стандартної форми полягає у відсутності в ній гнучкості. Оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і яким чином необхідно передати, то вона повідомляє і неправдиву інформацію, якщо матеріал не відповідає формі.

Формальна система обміну інформацією має обмеження. Вона не задовільняє повністю потреб організації – неможливо формалізувати все, що проходить в організації. Встановлені канали не можуть вмістити багаточисельні потреби в обміні інформацією. Крім того, передача інформації по каналах, як правило, не доносить усіх змістових тонкощів того, що необхідно повідомити. Формальний обмін інформацією часто не може відобразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість.

Щоб бути ефективним, обмін інформацією повинен бути ширшим, ніж організаційна схема.

Неформальна передача інформації. Існує багато шляхів неформального поширення інформації, які дозволяють доповнити формальну систему.

Але неформальна передача інформації – це в деякій мірі незаконні всередині організації розмови та чутки. Вони охоплюють будь-яку інформацію поза офіційними каналами. В багатьох організаціях більша частина інформації, яка використовується при прийнятті директивних рішень, передається неофіційно.

Неформальна передача інформації будує свої головні канали на основі соціальних груп, які визначаються структурою організації. Часте спілкування і ототожнення себе з організацією є одночасно причиною і наслідком структури соціальних груп, які забезпечують засоби для ефективної передачі інформації. Отже, неформальна передача інформації знаходиться в такому ж співвідношенні з повноваженнями ототожнюючих себе груп і осіб, як і офіційна передача інформації в співвідношенні з ієрархічною структурою повноважень.

Система неформальної передачі інформації є одночасно необхідною, неминучою та інколи роздратовуючою. Досить часто неформально передана інформація буває викривленою і неправдивою, оскільки вона не підлягає офіційному контролю.

Один з найбільш дієвих засобів посилити свій вплив в організації полягає в інтенсивному розвитку каналів неформальних зв’язків. Люди, які використовують неофіційні канали інформації, стають особливо впливовими, коли формальна система передачі перестає відповідати вимогам організації.

Розвинута система неформальної передачі інформації, яка доповнює формальну, часто дає можливість організації виконувати свої завдання швидко і оперативно.

Урядові установи повинні підтримувати постійний потік інформації не тільки між своїми співробітниками, але й іншими установами, організаціями і населенням.

При використанні внутрішніх і зовнішніх каналів обміну інформація інколи накладається одна на другу, що викликає ряд адміністративно-управлінських проблем.

Важливим і досить поширеним засобом представлення інформації в процесі менеджменту є графіки, які за видом ілюстрації інформації поділяються на:

1. графіки, що зображають організаційні відносини у виробництві (структуру, зв’язки, взаємовідносини) в основному без кількісних характеристик, серед котрих схеми класифікаційні і класифікаційно-аналітичні, органіграми, схеми організаційні, схеми робочого процесу, хронограми і сіткові графіки;

2. графіки, що зображають розташування речей та явищ у просторі (топограми) і у часі – хронограми (циклограми, хронограми робочих операцій, хронограми процесів зборки, диспетчерські графіки);

3. графіки кількісних відношень (діаграми, номограми).