16.3. Механізація та автоматизація управлінської праці
Постійне зростання обсягу необхідної управлінської інформації потребує збільшення чисельності адміністративно-управлінського персоналу та відповідно витрат на управління. То природно шукати шляхи підвищення продуктивності управлінської праці. Для цього, більш оперативна обробка інформації можлива завдяки механізації та автоматизації управлінської праці.
Одним з найважливіших напрямків підвищення продуктивності праці службовців є посилення її технічної озброєнності на базі сучасних технічних засобів організаційної та обчислювальної техніки. Серед технічних засобів, які використовуються для механізації та автоматизації праці управлінських працівників виділяються:
1.Засоби складання документів, за допомогою яких здійснюється виготовлення документації, її копіювання і розмноження, обробка.
Для виготовлення текстових документів можуть використовуватися механічні та електричні друкарські машини, персональні комп’ютери.
Для економії часу при підготовці різних документів керівник може використовувати диктофон.
Копіювання і розмноження документів здійснюється за допомогою засобів світлокопіювання, фотокопіювання, електрографічного копіювання.
Засоби обробки документації – це в основному засоби оформлення кореспонденції, листопідбірні, ріжучі, окантовуючі і склеюючі засоби, паперознищуючі машини тощо.
2.Засоби передачі інформації – це засоби передачі усної інформації (телефонний та радіозв’язок, комутатори, які дають змогу вести розмову одночасно з кількома абонентами), передачі зображення (промислове телебачення), передачі письмової інформації (телеграф, телетайп, телефакси).
3.Засоби зберігання, пошуку і транспортування інформації. Для зберігання інформації використовують різноманітні засоби групування документів, місткості для зберігання дискет, дисків, магнітних стрічок.
4.Засоби для креслярських робіт і лічильних операцій. Універсальним засобом механізації та автоматизації праці службовців є ПЕОМ, забезпечений пакетом прикладних програм, базами даних, набір яких визначається тими функціональними завданнями, які вирішує користувач. На основі персональних комп’ютерів розроблені різні автоматизовані місця: економіста, бухгалтера, менеджера та ін. Персональний комп’ютер служить і засобом передачі інформації – через локальні мережі і спеціальні пристрої – модеми.
16.4. Культура та мистецтво менеджменту
Культура управління являє собою сукупність досягнень в організації при здійсненні процесу управління, організації управлінської праці, використанні техніки управління, а також вимоги, які висуваються до систем управління і працівників, обумовлених нормами і принципами суспільної моралі, етики, естетики, права.
У сучасній уяві управлінське мистецтво – це систематизовані й теоретичні узагальнення про кращі зразки (еталони), прийоми, методи та засоби успішної керівної діяльності, розвинуте вміння, з одного боку, ефективно використовувати теоретичні знання, а з другого – діяти в тих ситуаціях, для яких наука управління ще не виробила необхідних рекомендацій.
За такої трактовки мистецтво управління включає досить широке коло питань: мистецтво оперативної роботи; розвиток службових зв’язків та ділових контактів; мотивацію підлеглих до високопродуктивної праці; мистецтво переконання та підтримання високої дисципліни праці; мистецтво розв’язання конфліктних ситуацій та інших складних проблем (завдань); основи логіки доказу та елементи ораторського мистецтва; ефективний стиль управління на різних ієрархічних рівнях.
Мистецтво управління комплексно характеризує управлінську діяльність, яка відображає роль індивідуальних якостей менеджера і стиль його роботи в досягненні поставлених цілей. Тут найбільшого значення набувають особлива інтуїція, досвід роботи, характер освіти, професіоналізм, комунікабельність, тип мислення, переконаність, рішучість, ініціативність. Ці характеристики повинні бути притаманні кожному менеджеру, який займається управлінською діяльністю професійно. Але висока майстерність мистецтва управлінської діяльності не є загальною мірою наявності цих якостей, проявляється за певного поєднання цих ознак і їх відповідності конкретним обставинам діяльності і можливостям реалізації мети.
Мистецтво управління проявляється у стилі роботи менеджера, спілкуванні його з людьми, у здібностях неформального впливу на підлеглих, націлення їх на ефективну роботу. Саме мистецтво управління визначає співвідношення формального і неформального управління, формування авторитету менеджера і прояв його лідерства. Мистецтво управління проявляється також в методах і прийомах розробки управлінських рішень, підходах до оцінки, аналізу проблем вибору і обґрунтування кращого варіанту рішення серед можливих альтернатив.
Помилково вважають, що мистецтво управління – це тільки те, що дається людині природою. Діяльністні характеристики мистецтва управління можуть проявлятися, формуватися, відточуватися поступово, упродовж років життя. Не випадково Ф.Тейлор розглядав мистецтво управління як еволюцію, а не винахід.
Мистецтво управління – це поєднання освіти, досвіду й індивідуальності. Тому хоча управлінська діяльність – це мистецтво, але особи, які ним займаються, досягнуть кращих результатів, якщо будуть розуміти і використовувати науку, що лежить в основі цього мистецтва, що є найважливішим з усіх мистецтв.
Раціональна організація управлінської праці передбачає обґрунтований поділ, кооперацію і регламентацію праці в апараті управління, нормування складу, чисельності працівників, правильну розстановку і використання кадрів, застосування прогресивних методів і засобів праці. Відправним пунктом для раціональної організації управлінської праці повинно бути чітке визначення обсягу і складу робіт з управління.
Суттєвим елементом культури процесу управління на підприємстві є культура приймання відвідувачів, розмов по телефону, проведення нарад, засідань, зборів та ін. На підприємстві повинні бути розроблені і застосовуватись певні правила проведення і оформлення масових заходів, приймання відвідувачів. Особливістю цих заходів є те, що вони забезпечують найбільш повний і різноманітний обмін інформацією за незначний період часу і є дуже ефективною формою участі трудящих в управлінні.
Важливим елементом культури управління є культура умов праці. Від того, наскільки зручне приміщення і робоче місце працівника, наскільки вони відповідають санітарно-гігієнічним вимогам, значною мірою залежить продуктивність праці працівників апарату управління. У відповідному устаткуванні, оформленні приміщення і робочих місць працівників, у забезпеченні найбільш комфортабельних умов праці виявляється культура управління підприємством чи організацією.
Невід’ємним елементом культури управління є культура документації. Роль і значення документації в процесі управління величезні, оскільки жодна з функцій управління не може здійснюватись без інформації, основним носієм якої є документ. З документації починаються і завершуються практично всі сторони внутрішньої і зовнішньої діяльності організацій та підприємств, всі операції і процедури процесу управління. Отже, ефективність управлінської праці значною мірою залежить від оформлення документів, організації їх руху і зберігання, зручності користування, надійності та довговічності. Забезпечення високого рівня культури документації сприяє значній економії засобів, оскільки використання інформації, яка міститься в документах, супроводиться виконанням значного обсягу робіт і операцій, кількість яких зростає, якщо немає належної культури роботи з документами.
Значення культури управління в різноманітній управлінській діяльності величезне. Врахування елементів культури управління в управлінській діяльності дає змогу поліпшити організацію менеджменту, спростити і здешевити процес управління, забезпечити злагодженість і чіткість роботи апарату управління, підвищити трудову дисципліну на підприємстві.
Рівень культури управління можна оцінити показниками, які характеризують додержання системою і її складовими частинами моральних, юридичних, економічних, організаційних, технічних та естетичних норм.
Моральні норми регулюють поведінку людини в сфері моралі, усі відносини в суспільстві, в тому числі відносини управління. Додержання моральних норм керівником у процесі управління є важливим показником рівня його культури.
Юридичні норми управління містяться в державно-правових і організаційно-правових нормативних актах. Від імені народу державні органи встановлюють межі управління на кожному рівні, місце підприємства в системі суспільного виробництва, права і повноваження осіб у різних формах діяльності з управління. Рівень культури управління значною мірою залежить від ступення розробки юридичних норм управління і використання їх у процесі управління.
Економічні норми встановлюють значення економічних показників, які повинні бути досягнуті в процесі господарської діяльності.
До них, наприклад, відносять фінансово-кредитні і вартісно-калькуляційні норми, норми рентабельності і взаємовідносин з бюджетом та норми економічного стимулювання. Наявність економічних норм і ступінь їх додержання в процесі управління також характеризують культуру управління.
Організаційні норми встановлюються структурою організації, склад і порядок діяльності окремих підрозділів і осіб, а також їх взаємовідносин і взаємодію, правила внутрішнього розпорядку, послідовність і періодичність виконання різноманітних операцій та різних видів діяльності з управління. В процесі розробки та використання організаційних норм повинні також бути чітко встановлені та зафіксовані обов’язки працівників, обсяг, напрями, періодичність і місця формування інформації, процеси переробки та використання її.
Технічні норми встановлюють пропорції між живою та уречевленою працею. Грунтуючись на наукових рекомендаціях, система управління застосовує норми оснащеності підрозділів підприємства, які виконують управлінські функції, відповідними технічними засобами.
Естетичні вимоги та норми поширюються як на технічні засоби та пристрої, які використовуються в процесі управління, так і на зовнішнє середовище, що оточує працівників апарату управління. Спеціальної галузі знань, яка б займалась питаннями прикладної управлінської естетики, немає, і практично проблеми підвищення естетичного рівня управління вирішує технічна естетика.
Культура управління складається з чотирьох тісно пов’язаних і взаємозалежних елементів: культури працівників управління, культури процесу управління, культури умов праці і культури документації (рис. 16.1). Визначальним елементом серед них є культура працівників управління. Маючи високу культуру. кожний працівник якісно виконуватиме свою роботу, тобто підтримуватиме високий рівень культури процесу управління і прагнутиме удосконалювати організацію своєї праці.
Культура працівників управління залежить від багатьох факторів і характеризується рівнем загальної культури, наявністю ділових якостей, необхідних для успішної управлінської діяльності.
Основними шляхами забезпечення культури працівників апарату управління є: глибоке оволодіння наукою управління, методами сучасного менеджменту, систематичне підвищення кваліфікації і загальної культури, аналіз і практичне узагальнення результатів своєї діяльності, розвиток позитивних якостей.
Отже, культура працівників управління є найважливішим і визначальним елементом культури управління.
Велике значення для культури управління має рівень культури організації процесу управління. Додержання культури процесу управління означає, що на підприємстві чи в організації використовується сучасний прогресивний процес управління. Збирання й обробка інформації мають відбуватися відповідно до спеціально розробленої послідовності операцій і процедур, причому значна їх частина має здійснюватися за допомогою різноманітних технічних засобів управління. Застосування прогресивного процесу створює такі умови діяльності, за яких кожний працівник апарату управління чітко знає роботи, порядок і методи виконання її.
Культура процесу управління включає також раціональну організацію управлінської праці. Значення організації управлінської праці величезне, оскільки працівники апарату управління найбільш ефективно працюють при прийнятті та реалізації управлінських рішень.
Рис.16.1. Основні елементи культури управління