16.2. Організація робочого місця менеджера

З кожним роком збільшується обсяг оброблюваної в процесі управління інформації, тому виникають нові професії, поглиблюється поділ, кооперація та спеціалізація праці. Все це потребує певної організації робочих місць, їх планування, оснащення, створення оптимальних умов праці.

Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати слідуючим чином: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні.

Інформаційні вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця. До них відносяться: визначення обсягів і структури інформації, яка надходить на робоче місце, обробляється на ньому, створюється і передається на інші робочі місця; проектування інформаційних потоків, у систему яких включене робоче місце та ін.

Економічні вимоги передбачають таку організацію робочого місця в апараті управління, при якій витрати на утримання робочого місця мінімальні, проте достатні для його функціонування.

Ергономічні вимоги. Ергономіка – галузь науки, яка вивчає функціональні можливості людини в трудових процесах з метою створення для неї оптимальних умов праці, які роблячи її високопродуктивною та надійною, разом з тим забезпечують людині необхідні зручності та зберігають її сили, здоров’я і працездатність.

Гігієнічні вимоги – це вимоги до освітлення робочих місць, повітрообміну, температурного режиму, вологості, шуму та ін. факторів середовища, які впливають на здоров’я і працездатність людини.

Естетичні вимоги. Продуктивність праці людини значною мірою залежить від елементів зовнішнього оформлення середовища, в якому вона працює.

Технічні вимоги. Для будь-якої праці, насамперед, необхідний простір – це площа, на якій встановлено необхідні меблі та устаткування, яку займає сам працівник, а також площа проходів до столу, іншого робочого місця.

Діючі санітарні норми встановлюють розміри робочих площ для різних категорій службовців (табл. 16.1).

Таблиця 16.1

Розміри робочих площ для різних категорій працівників апарату управління

№ з\п	Назви управлінських посад	Площа робочого місця, м2
1	2	3
1.	Інституційний рівень:
1.1	Керівник підприємства, президент фірми, ректор	45-55
1.2	Віце-президенти, заступники керівника, проректори	35-50
1.3	Головний бухгалтер, головні спеціалісти	25-40
2.	Управлінський рівень:
2.1	Завідувач відділом, декан, завідувач магазином	20-35
2.2	Начальник цеху	15-25
2.3	Начальник відділу кадрів	15-20
2.4	Начальник виробничої дільниці	12-20
3	Технічний рівень:
3.1	Завідувач кафедри, виконроб, завідувач відділом	10-20
3.2	Завідувач сектором, зав. лабораторією, завідувач бюро	8-15
3.3	Майстер	8-10
3.4	Старший продавець, службовці	5-10
3.5	Старший діловод, диспетчер	6-8
3.6	Завідувач машбюро, спеціаліст комп’ютерного набору, методист, старший диспетчер, диспетчер	3-5

Людина, сидячи за робочим столом, може охопити тільки певний робочий простір, який обмежується відстанню її витягнутих рук і він становить 65-70 см завдовжки і 150-160 см завширшки. Тому стандартні письмові столи для більшості службовців мають розмір 75,0 х 150,0 см.

Відстань від письмового столу чи іншого устаткування до стіни або сусіднього робочого місця має становити 85 см.

Організаційні вимоги – це вимога до розміщення кабінету або робочого місця в адміністративно-управлінському апараті. Наприклад, кабінет керівника має бути поруч із кабінетом його першого заступника та головного бухгалтера, які в свою чергу повинні мати поруч кабінети, де розташовані місця своїх заступників, начальника планово-фінансового відділу, бухгалтерів, плановиків тощо. Необхідно також, щоб кабінет декана, заступників, методистів та диспетчерів були розташовані, як найближче. Бажано, щоб профільні кафедри знаходились в одному навчальному корпусі з адміністрацією факультету, оскільки між ними здійснюється значний потік документації.

З організаційної точки зору, дуже важливе значення мають комунікації як лінійні так і функціональні між підрозділами та службами у вигляді телефонного та факсимільного зв’язку. Сьогодні існує можливість здійснювати обмін інформацією через електронну пошту без зайвого множення паперів різної форми і вигляду та ін.