11.2. Культура документації в управлінській праці

Переважаючою формою інформаційного потоку в процесі управління є рух інформації у вигляді документа.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Сутність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Документація – це письмове подання інформації про факти, події, явища об’єктивної реальності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію слід класифікувати за різними ознаками, головними серед яких є (рис.11.2):

1. За призначенням:

а) технічна документація – це документація, пов’язана з конструкторською, технологічною підготовкою, обслуговуванням виробництва, капітальним будівництвом, технічним контролем якості продукції;

б) планово-облікова – це документація, що використовується для техніко-економічного планування, фінансової діяльності, економічного аналізу, матеріально-технічного постачання та реалізації продукції, бухгалтерського та статистичного обліку;

в) оперативно-виробнича документація – така, що призначена для оперативного планування та регулювання виробництва;

г) адміністративна (ділова) документація – призначена для організаційно-розпорядчих цілей, внутрішньої та зовнішньої кореспонденції;

д) документація по особовому складу – призначена для прийому, звільнення, переміщення, підготовки та перепідготовки кадрів.

2. За формою:

а) текстова – журнали, бланки, малюнки;

б) графічна або зображальна – креслення, схеми, графіки, плани, карти, діаграми;

в) аудіовізуальна – звукозаписи, діапозитиви, кінофільми тощо.

3. За строками зберігання:

а) постійного зберігання;

б) довгострокового зберігання (більше 10 років);

в) тимчасового зберігання (до 10 років).

4. За первинністю створення:

а) оригінал;

б) копія.

5. За видами:

а) службово-інформаційна – службові записки, листи, доповідні записки, акти;

б) розпорядча – накази, розпорядження, постанови, резолюції, інструкції, протоколи;

в) спеціальна – інструктивно-технологічна, планово-економічна, фінансова, бухгалтерська та звітно-статистична.

Необхідно відмітити, що кожен документ одночасно може відноситись до різних класифікаційних груп. Наприклад, “Річний план технічних обслуговувань та ремонтів автомобілів” можна віднести одночасно до технічної, планово-облікової, графічної, тимчасового зберігання. Крім того, такий план може бути оригіналом і копією.

В процесі управління документ виконує такі функції:

1. засобу інформації, що забезпечує діяльність організації;

2. нагромадження інформації та обміну нею;

3. засобу для підготовки і прийняття управлінських рішень;

4. звітності та контролю;

5. посвідчення здійснення дій.

Рис. 11.2. Класифікація документації

Згідно функцій до документації висуваються такі вимоги:

1. форма подання інформації з точки зору сприйняття її людиною;

2. обробки на обчислювальній техніці, зберігання та пошуку;

3. змісту та мови;

4. режимів розпорядження та обробки.