Начните с перечня "Что надо сделать"

Такой перечень организует и служит напоминанием. Сам процесс записи поможет вам правильно нацелить ваше время и усилия.

Формируйте ваши перечни целенаправленно

Назначение перечней в том, чтобы помочь вам решить стоящие перед вами задачи. Перечислите свои задачи, а затем - что требуется, чтобы их решить.

Расставьте приоритеты в вашем перечне

Хорошо поможет простая шкала приоритетов - от 1 до 5 баллов. Не работайте над пунктом с приоритетом в 3 балла до тех пор, пока не выполните пункты с более высокими приоритетами, в 1 и 2 балла. Всегда носите с собой планшетку для записей и используйте её! Если вам говорят, что надо что-то сделать, или вы сами замечаете что-то, или вам приходит в голову какая-то идея, записывайте это. Вы сами удивитесь, насколько возрастёт ваша личная результативность, благодаря несложному искусству составления подобных перечней. Создание и использование кратких контрольных перечней может тоже кардинально повысить эффективность обычного предприятия. Как и в случае с перечнями необходимых дел, создание и отслеживание простых контрольных перечней обеспечат их эффективность. Для примера ниже приводится такой контрольный перечень на случай подготовки и рассылки информационного бюллетеня. ПАРАМЕТРЫ: Дата рассылки - 1 июля; Для печати бюллетеня нужно 2 недели; Для сортировки материалов потребуется 3 дня. 1. Написание статей для бюллетеня Срок исполнения - 1 июня Действительный срок написания статей ___ 2. Разработка макета бюллетеня Срок исполнения - 7 июня Действительный срок исполнения ___ 3. Разработка вкладышей для бюллетеня Срок исполнения - 7 июня Действительный срок исполнения ___ 4. Доставка макетов бюллетеня в типографию Срок исполнения - 10 июня Действительный срок доставки ____ 5. Заказ конвертов Срок исполнения - 10 июня Действительный срок исполнения ____ 6. Сформировать перечень рассылки Срок исполнения - 20 июня Действительный срок исполнения ____ 7. Напечатать наклейки с адресами Срок исполнения - 23 июня Выполнено ___ 8. Забрать материалы из типографии Срок исполнения - 24 июня Выполнено ___ 9. Разложить материалы по конвертам и наклеить адреса Срок исполнения - 30 июня Выполнено ____ Может быть, полезно сохранить исполненный контрольный перечень для использования его в будущем. Это поможет вам установить, что то или иное дело потребовало больше времени, чем это было запланировано, и т. п. Другим полезным инструментом в эффективном менеджменте может быть ведение и хранение документации. Многие канцелярские системы спроектированы для хранения, а не для выдачи информации. Неэффективная система ведения документации может стоить предприятию значительных потерь. Время, затраченное на создание работоспособной системы ведения документации, может принести в будущем хорошие дивиденды за счёт повышения производительности.

Выводы

Как "мозг" и "нервная система" предприятия, администрация должна находиться в рабочем контакте с руководством и менеджментом. Мозг вырабатывает управляющие сигналы, которые по нервным волокнам поступают в соответствующий орган для производства необходимого действия. Необходимо, чтобы руководство и менеджмент понимали различие между ними, которое заключается в том, что они видят вещи с разных точек зрения и имеют разные приоритеты. Эти различия не противоречат, а дополняют друг друга. При эффективном администрировании у лидеров и менеджеров существует единство цели, и каждый заимствует что-то из качеств, присущих другому. Я намеренно подчеркнул различие между лидерством и менеджментом, поскольку его редко ощущают, но любому лидеру приходится участвовать в менеджменте, и почти каждому менеджеру необходимо руководить. Чем лучше каждый из них сможет специализироваться в своей области, тем более результативным будет их труд. Что же можно сказать о небольших предприятиях, в которых такого различия не существует, например небольшой магазин, в котором владелец является и руководителем и менеджером? Если вы находитесь в ситуации, когда надо быть и руководителем и менеджером, вы, тем не менее, можете разделить эти функции для более эффективного исполнения и тех и других обязанностей. Например, вы можете отвести понедельник для решения вопросов стратегии и планирования (руководству), а остальные дни заниматься осуществлением поставленных задач (менеджментом). Если вы сумеете дисциплинированно следовать правилу и не отвлекаться от планирования в то время, которое для этого отведено, то вы удивитесь, насколько более ясными станут ваши цели. Если вы в отведённое для реализации ваших планов время будете именно этим и заниматься, то почувствуете, насколько более результативно вы будете действовать. Именно правильное сочетание этих двух сфер деятельности обеспечит успех в администрировании.