Модуль 11. Роль и психологические функции руководителя в системе управления

(Материалы для подготовки к практическому занятию)

Вопросы модуля:

1. Основные функции руководителя, требования к его личностным и деловым качествам.

2. Основные стили управленческой деятельности. Основы принятия управленческого решения.

1. Функции руководителя, требования к его личностным и деловым качествам.

Эффективность управленческой деятельности зависит от целого ряда факторов.

Основные факторы, влияющие на эффективность управленческой деятельности

Личностные качества руководителя

Уровень управленческого опыта

Уровень образования

Желание быть руководителем

Одним из важнейших факторов, влияющих на эффективность управления основные качества субъекта управления.

В

психологии управления сложились разные подходы к рассмотрению вопроса связанного с субъектом управления. Прежде всего, необходимо определиться с самим определением. Что следует понимать под категорией «субъект управления» («S упр.»)?

ИНДИВИДУУМЫ

(личности)

СОЦИАЛЬНЫЕ ГРУППЫ

(институты)

В обыденном сознании категория «субъект управления» отождествляется с такими понятиями, как: руководитель, начальник, лидер, директор, заведующий, менеджер, командир и др. В отечественной психологии управления разводят управление в формальных и неформальных структурах. С управлением в неформальных структурах в большей степени отождествляется понятие лидерство, а формальных руководство. (См. Парыгин Б.Д. Социальная психология. Проблемы методологии, истории и теории. - СПб.: ИГУП, 1999.) Американский менеджмент отождествляет понятия лидер и менеджер. Поэтому по традициям американского менеджмента, если менеджер в течении шести месяцев не становится общепризнанным лидером в своей структуре, он должен освободить занимаемую должность. Хотя теоретически Гарвардская школа бизнеса разводит эти понятия.

Рассмотрим, какими же основными качествами должен обладать современный руководитель? На наш взгляд целесообразно рассмотреть этот вопрос через призму основных функций руководителя. Под управленческой функцией (от латинского functio - исполнение, деятельность, совершение) следует понимать «совокупность однородных повторяющихся задач, которые необходимо решить для обеспечения нормальной жизнедеятельности данной системы, ее перевода из одного состояния в другое, более полно отвечающее предъявляемым требованиям». (См. Чисхольм П. Уверенность в себе: ключ к деловому успеху. М.,1994.).

Именно они определяют набор тех качеств, которыми должен обладать успешный руководитель. Одним из первых основные функции управления выделил А. Файоль.

ПЛАНИРОВАНИЕ

(предсказание, предвиденье)

КООРДИНАЦИЯ

(согласования)

ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯДИТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

(администрирование)

КОНТРОЛЬ

При этом необходимо учитывать, что в реальной практике управленческой деятельности все функции неразрывно взаимосвязаны и взаимообусловлены.

Следует подчеркнуть, что специалисты по управлению рассматривают функции управления с точки зрения в рамках административной роли руководителя, в рамках управленческого цикла. Психология управления, рассматривая функции руководителя, берет за основу классификации все многообразие его социально-политических и воспитательных обязанностей.

Выделяя функции управления необходимо учитывать уровень организации и соответственно уровень руководителя. В первичных коллективах руководящая деятельность в большей степени связана с организаторской деятельностью, в организациях более высокого уровня они разводятся.

В отечественной литературе по проблемам управления можно встретить и другие перечни функций управленческой деятельности, в той или иной степени отличающихся друг от друга и приведенных выше. Но это не значит, что они являются взаимоисключающими. На наш взгляд одни из них излишне детализированы, а другие излишне упрощены, но это, ни насколько не умаляет их достоинств. Однако все они исходят из того, что основная цель, содержание любой управленческой функции состоит из двух компонентов:

- анализа состояния системы, контроля ее основных параметров, количественного определения тех факторов, которые выводят систему из состояния равновесия, и причин их появления;

- определения состава мероприятий, направленных на оптимизацию процесса управления. (См. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности "Менеджмент". - 2-е изд., изм. и доп. - М.: Издательство НОРМА 2001.).

М

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЯ

ы остановимся на рассмотрении шести основных функций управленческой деятельности.

КООРДИНИРОВАНИЯ

ПЛАНИРОВАНИЯ

КОНТРОЛЯ

ОРГАНИЗАЦИИ

СТИМУЛИРОВАНИЯ

Основных

Текущих

Перспективных

ТРЕБОВАНИЯ к целям: - конкретность;

- измеримость.

Данная функция предполагает ее выполнение с учетом реальной социально-экономической, внутриорганизационной ситуаций, требованиями, предъявляемыми вышестоящим руководством. И, исходя из этого, осуществлять корректировку целей с учетом складывающейся обстановки.

Иногда функцию целеполагания отождествляют с функцией планирования, сводят их воедино. Но на наш взгляд их следует разводить исходя из уровня управленческой деятельности. Чем он выше, тем более значима в деятельности руководителя функция целеполагания. Целеполагание никогда никому не делегируется, а функция планирования на определенных уровнях руководства может делегироваться соответствующим работникам.

При целеполагании психологически важно ориентировать сотрудников на высокие цели и крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развитию корпоративности, тем более что практика показывает, что во многих случаях цели недопустимо занижаются.

При реализации данной функции целесообразно графически представить взаимосвязи и соподчинения целей. В психологии управления это называется древом целей. При его построении вначале определяются цели верхнего уровня, далее они последовательно разукрупняются на подцели следующего уровня.

Функция планирования тесно взаимосвязана с функцией целеполагания. Любой уровень планирования осуществляется исходя из тех целей, которые стоят перед организацией. Планирование является элементом любой экономической системы. Для советской управленческой культуры было характерно директивное планирование. Его элементы сохраняются до сих пор. В современных экономических условиях оно должно уступить место вероятностным моделям в планировании. В мировой хозяйственной такие модели получили достаточно широкое распространение. Его смысл заключается в создании (разработке) нескольких возможных вариантов (от двух до пяти-семи) будущего развития организации, как на ближайшую, так и на далекую перспективу (5-20 лет).

Основой любого вида планирования, является объективный анализ состояния и перспективных возможностей организации. Этот анализ должен касаться всех сторон деятельности организации. Цель данного анализа - выявить причины имевших место неудач, потенциальные возможности, имеющиеся резервы.

Наряду с анализом, выполнение данной функции предполагает прогностическую деятельность. Прогнозирование является важнейшим инструментом принятия управленческих решений на основе анализа системы показателей: качественных (ориентиров деятельности) и количественных (соответствующих заданий, конъюнктуры и потребностей рынка). В зарубежном менеджменте понятие планирования часто отождествляют с понятием прогнозирования.

Снижение эффекта

неопределенности и изменений

Сосредоточить внимание на решении главных задач

Оптимизация функционирования системы

Облегчение выполнения функции контроля

Целеустремленность

Экономичность

Легкость в исполнении

Реалистичность

Ясность

Единство и непрерывность

Точность

Гибкость

Алгоритм выполнения функции планирования.

ВЕРОЯТНОСТНЫЙ ПЛАН РАЗВИТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Факторы влияющие

на реализацию функции планирования

Б

Проблемы мотивация

олее подробно остановимся на рассмотрении психологических факторов. При этом необходимо учитывать, что на разных иерархических уровнях управленческой деятельности, и в различных формах собственности проявление этих факторов будет иметь свои особенности.

Проблемы мышления

Проблемы волевой регуляции деятельности

Проблемы мышления связаны с процессом принятия решения на реализацию данной функции и связаны с особенностями управленческого мышления, видеть не только завтрашний день, но и перспективу во всей ее совокупности с возможными изменениями и даже потрясениями.

Планирование с точки зрения мотивации связано с формированием определенных намерений, либо личных, либо групповых, которые в свою очередь обеспечивают сохранение мотивационного значения перспективной цели.

При планировании психологически важно ориентировать сотрудников на высокие цели и крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развитию корпоративности, тем более что практика показывает, что во многих случаях цели недопустимо занижаются.

Проблемы волевой регуляции связаны с тем, что жесткие планы в современных рыночных условиях зачастую вступают в противоречие с действительностью. В этой ситуации руководитель оказывается перед дилеммой: либо сорвать его выполнение, либо его выполнить любой ценой. Это приводит к серьезным социально-психологическим переживаниям, на фоне которых теряется смысл реализации этой функции.

Переход от жесткого планирования к гибкому, прогнозированию изменений, опирающемуся на объективные данные и на этой основе составлению вероятностных планов деятельности, позволяет значительно снизить эти негативные явления.

Таким образом, под планированием следует понимать функцию управления, процесс разработки планов, где предусматриваются сроки, этапы и показатели управленческой деятельности, просчитываются необходимые ресурсы и возможный конечный результат.

Характеризуя функции целеполагания и планирования, следует подчеркнуть, что все остальные функции: организации, координации, стимулирования и контроля подчинены их обеспечению.

Эффективность управленческой деятельности во многом предопределяется организационным началом. Самое мудрое управленческое решение не будет реализовано, если не организовано его исполнение, исполнителю не ясна его цель, и оно не подкреплено соответствующей стимуляцией и мотивацией.

Термин "организация" (от лат. organize - придаю стройный вид, устраиваю) в психологии управления имеет двоякий смысл.

Организация как функция управления обеспечивает упорядочение всех сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях, направленных на реализацию программных целей и планов развития.

Организация как некое объединение, коллектив, усилия которого направлены на достижение конкретных, общих целей данного коллектива.

Образно организацию управления на любом уровне можно определить как обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое. Задачей организации управления является определение способов, с помощью которых можно перевести с наименьшими затратами и в минимальные сроки имеющиеся в действительности показатели в планируемое состояние.

В науке управления весьма велик диапазон взглядов на порядок реализации функции организации. Разработаны и практически реализованы множество методов организации управления при различных подходах к вопросам собственности и разной степени демократизации общества. От единоличного распоряжения и решения всех вопросов, до коллективного.

Современная концепция организации управления предполагает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений, а коллегиальный стиль управления имеет значительные преимущества. Однако при этом принятие управленческих решений, остается прерогативой высшего руководящего звена. Но специалисты оказывают существенное влияние на процессы стратегического управления, они вносят свои предложения, выдвигают, отстаивают, опровергают те или иные альтернативы, оценивают проекты и варианты, выявляя, таким образом, наилучшие решения. Развитие системы самоуправления, широкое вовлечение в систему управления трудового коллектива, развитие его сознательного, творческого отношения к задачам организации является одним из основных направлений совершенствования реализации функции организации. Эффективность такого подхода наглядно демонстрирует японская управленческая культура.

Учет руководителем своих возможностей

Учет имеющихся резервов

Учет возможностей подчиненных

Подбор и расстановка персонала

Н еобходимо выделить основные элементы алгоритма реализации организационной функции руководителя.

О

дной из форм реализации организационной функции выступает делегирование полномочий. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя части подчиненных задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Таким образом, делегирование выступает средством, при помощи которого руководитель осуществляет выполнение работы с помощью других сотрудников.

Рутинная работа

Специализированная

деятельность

Подготовительная работа

Частные вопросы

Стратегические вопросы

Задачи особой значимости

Актуальные вопросы

Постановка целей

Контроль результатов

Мотивация сотрудников

Конфиденциальные

вопросы

Задачи высокой степени риска

Ответственность - обязательство выполнять делегированные задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Полномочия - ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач

Делегирование осуществляется в процессе повседневной будничной работы.

Основные правила эффективности делегирования полномочий:

- делегирование осуществляется заблаговременно;

- делегированные полномочия должны соответствовать, способностям и возможностям сотрудников;

- при делегировании обязательны мотивация и стимулирование;

- задача или работа, как правило, делегируется целиком;

- объясните смысл и суть делегирования;

- однородные задачи делегируются, как правило, одному и тому же сотруднику;

- не делегируются одни и теже полномочия нескольким сотрудникам;

- всесторонний инструктаж при передачи полномочий;

- контроль за выполнением делегированных полномочий;

- ресурсное обеспечение (информационное и временное);

- оказание поддержки.

Функция координации - при возникновении несоответствия между элементами созданной организационной системы направленной на претворение в жизнь планов появляется необходимость осуществления определенной ее корректировки. В этом смысл функции координации.

Под координацией понимается согласование действий элементов внутри социальной системы и внешних систем по отношению к рассматриваемой системе для достижения общих целей.

Для того чтобы организация могла выполнить стоящие перед ней цели ее задачи должны быть скоординированы. Это осуществляется при помощи вертикального разделения труда. Посредством этой функции осуществляется поддержание управляемых процессов в рамках, заданных соответствующей программой, планом.