2. Механізм реалізації функцій менеджменту

Управляти можна тільки процесами, що відбуваються з матеріальними і нематеріальними (інформація) ресурсами та готовою продукцією (кінцевими результатами праці).

Об'єктами управління є:

• елементи зовнішнього середовища, що здійснюють вплив на діяльність організації;

• всі види ресурсів, з якими відбувається процес перерозподілу й перетворення;

• процеси виробництва готової продукції;

• процеси реалізації готової продукції; процеси, спрямовані на розвиток і вдосконалення самої системи управління.

Кожна конкретна функція управління в організації є комплексною за змістом та включає в своєму складі всі загальні функції. Процеси управління протікають у часі. Практика показує, що найпоширенішими інтервалами часу реалізації функцій є такі інтервали: день (або зміна), декада, місяць, квартал, рік тощо.

Комбінування, суміщення функцій, відображає риси об'єктів управління, у яких знаходять єдність всі функції управління процесом виробництва, суб'єктів управління і їхньої функціональної діяльності в процесі досягнення цілей організації.

Розподіл функцій на загальні та конкретні чисто умовне. Структуру конкретної функції створюють завдання управління (запропонована робота, операція, процедура, що виконується за допомогою обраного або розробленого алгоритму (порядок виконання) у певному тимчасовому інтервалі, результат якої спрямований на конкретний керований об'єкт).

Під операцією необхідно розуміти елементарні спеціалізовані види роботи, які ділити більш детально недоцільно.

Таким чином, функція управління в організації являє собою сукупність видів діяльності (загальних функцій), виконуваних в рамках конкретних функціональних областей (конкретні функції), що здійснюються над керованими об'єктами.

Механізм реалізації функцій виходить із сутності функцій управління й дозволяє виділити наступні особливості:

• функція визначає зміст процесу управління;

• функція є елементом організаційної структури;

• функція визначає зміст повноважень у структурі апарату управління;

• функція формує інформаційні потоки в процесах управління.

Разом з тим, не можна залишати без уваги то факт, що менеджмент – це не просто сукупність окремих функціональних областей управління, але й їх взаємозв’язана та взаємообумовлена система, яка тільки в такій якості дає найкращі результати. Механізм реалізації функцій не можна розглядати поза процесом менеджменту.

3. Процеси управління в організаціях

Менеджмент доцільно розглядати в трьох значеннях: як людей, що виконують управлінську роботу, область знань з управління і як процес управління. Отже, перш за все управління – це процес.

Процес – це сукупність послідовних цілеспрямованих дій для досягнення якого-небудь результату. Учасниками процесу управління є керівники, виконавці, контролери.

Метою управлінського процесу – є об'єднання зусиль учасників для досягнення конкретного результату.

Предметом управлінського процесу являється інформація, яку виконавці, контролери та керівники використовують у своїй діяльності.

Засобами здійснення процесу – є документи та різні засоби прийому, передачі, реєстрації, зберігання, обробки та видачі інформації.

Вірно спроектований процес управління дозволяє зробити організацію успішною, а для того, щоб цей процес правильно спроектувати, необхідно знати його внутрішню структуру, взаємозв’язки між окремими етапами виконання операцій та їх характеристики.

Розглянемо більш детально зміст процесу управління. Процесний підхід був вперше досліджений представником класичної школи Анрі Файолем. Аналізуючи діяльність керівників, він розглянув її як процес, що підрозділяється на окремі стадії: планування, організацію, координацію, контроль, мотивацію. Однак тільки цим зміст процесу управління не вичерпується. Зміст процесу управління відображає логічний взаємозв'язок вирішення завдання планування, організації, обліку, контролю, регулювання, аналізу та стимулювання. Сполучення цих завдань управління, рішення яких спрямовано на досягнення однієї конкретної мети, утворює управлінський цикл або конкретний процес управління.

Всі процеси управління організацією, які представлені у вигляді взаємозв’язку завдань управління, можна розподілити на дві групи:

1. Постійні процеси являють собою функціональні області людської діяльності щодо досягнення поточних цілей. Наприклад, процес управління виробництвом продукції. Такі процеси мають управлінські процедури, порядок виконання яких вже спроектований та описаний у вигляді інструкції. Зміна змісту постійних процесів відбувається не часто. Управлінські процедури мають стандартний характер і змінюються тільки при вдосконаленні системи управління. Вони описуються штатним складом завдань управління, рішення яких відбувається за визначеним алгоритмом.

2. Періодичні процеси – це активна форма управління, викликана появою незапланованих, непередбачених ситуацій, яка потребує відпрацювання оперативних управлінських впливів. Ці процеси направлені на вирішення позаштатних управлінських ситуацій. Для виконання управлінських процедур застосовуються відпрацьовані менеджментом правила, проте застосування цих правил і є мистецтвом менеджменту.

В процесі управління можливо виділити елементи та управлінські процедури.

Елементи процесу управління являють собою управлінські категорії, логічний взаємозв’язок яких визначає наступні характеристики управлінської діяльності:

1) для чого виконується процес управління;

2) що стало причиною виникнення процесу управління;

3) на що направлений процес управління;

4) який вид впливу відпрацьовується в процесі управління.

Елементами процесу управління є:

• мета (визначає зміст виконання процесу управління);

• ситуація (являє собою стан керованої підсистеми (для постійних процесів) або окремого об'єкту (для періодичних процесів), оцінюване щодо мети відповідно до підсистеми або об'єкта). В менеджменті ситуація має дуже важливу особливість. Численні ситуації, які впливають на організацію, взаємопов’язані: одна ситуація тягне за собою інші. Перший процес управління, що вироблює реакцію на вплив ситуації, викликає появу інших процесів управління, а ті, в свою чергу, викликають нові процеси, створюючи постійні управлінські цикли;

• проблема (необхідність обґрунтування й вибору певної позиції у вирішенні ситуації, що виникла);

• рішення (вибір найбільш ефективного варіанта впливу на сформовану ситуацію, вибір конкретних засобів, способів, розробку конкретних управлінських процедур здійснення процесу управління).

Кожний елемент процесу управління реалізується за допомогою взаємопов’язаних управлінських процедур. Виділяють наступні управлінські процедури:

• цілепокладання (постановка конкретної мети, з'ясування сутності мети та ситуації). Процедура цілепокладання дозволяє організувати та пояснити весь діапазон явищ, пов’язаних з об’єктом, підсистемою або підприємством взагалі; передбачити поведінку об’єкта, підсистеми або підприємства; оцінити доцільність рішень в момент, коли вони ще не ухвалені;

• інформаційне забезпечення (операції по зборі необхідної інформації, її систематизації й обробці);

• аналітична діяльність (сукупність операцій, пов'язаних з оцінкою стану керованого об'єкта, підсистеми або підприємства (залежно від виду процесу), пошуком шляхів поліпшення, або усунення небажаних впливів з боку виниклої ситуації);

• вибір варіантів дії ( для відпрацювання реакції на вплив ситуації менеджеру необхідно визначити найбільш адекватні варіанти дій);

• реалізація рішення (ця процедура потребує від менеджера не тільки прийняття адекватного рішення, але й обов’язково організації його виконання, отже, він повинен залучити до даного процесу конкретних виконавців).

• зворотній зв'язок (допомагає менеджерові оцінити результати процесу управління, та при необхідності скорегувати результат, доки організації ще не завдано шкоди).

Основу всіх управлінських процедур становить інформація, передана за допомогою людської мови, документів або відповідних технічних засобів. Тому інформаційне забезпечення необхідно при виконанні всіх управлінських процедур. Предметом процесу управління є інформація, яку менеджери та виконавці застосовують для його здійснення.