4. Загальні параметри організації, що забезпечують успіх

Як правило кількісні характеристики, що пов’язані з вхідними та вихідними змінними, вважаються постійними в заданий період часу або відносно характеру функціонування системи.

Для кожної конкретної сукупності цих характеристик система знаходиться в певному визначеному «стані». Такі характеристики, які визначають стан системи, мають назву параметрів.

Кожний елемент і компонент визначається власними параметрами, які в сукупності визначають успішне функціонування системи. Успішною може вважатись система, яка при існуючих чинниках зовнішнього середовища, забезпечує досягнення визначених цілей. Очевидно, що крім окремих параметрів, які впливають на досягнення системою власних цілей, існують узагальнюючі параметри, що визначають успішну діяльність системи.

Успіх організації – це комплексний показник її діяльності. Вважається, що організація досягла успіху, якщо вона досягла своєї мети. Цілі у керівництва можуть бути різними, але основною метою є задоволення потреб працівників організації на основі одержання прибутку.

Складовими успіху організації є:

Виживання, можливість існувати – найперші завдання більшості організацій. Рекорд у тривалості існування належить римській католицькій церкві, яка безперервно діє протягом майже 2 тис. років. Однак, щоб вижити і залишитись сильним, більшість організацій змушені періодично змінювати свої цілі. Так, майже всі організації, які існують заради бізнесу, періодично розробляють нові види продукції чи послуг для своїх споживачів.

Результативність і ефективність. Щоб діяти успішно протягом тривалого часу, досягати своїх цілей, організація повинна бути і ефективною, і результативною. Спеціаліст в галузі сучасного менеджменту підкреслює, що результативність є наслідком правильних, необхідних дій, наслідком яких, в свою чергу, є правильні, потрібні речі. А ефективність є наслідком того, що «правильно створюються ці самі речі». Організація «робить свої речі правильно», тобто якісно, з низькою собівартістю.

Продуктивність – це відношення кількості одиниць на виході (продукти, які випускаються) до кількості одиниць на вході (ресурси, які споживаються). Чим ефективніше організація, тим вища її продуктивність. У менеджменті прийнято вважати: якщо при збільшенні обсягу продукції організація не забезпечує її високу якість, то відбувається зниження продуктивності. Таким чином, ключовою складовою продуктивності є не тільки кількість, а й якість.

Спеціалісти в галузі менеджменту вважають, що є три головних принципи досягнення успіху організації: 1 – вміння узагальнювати, знаходити загальні характеристики (системний підхід); 2 – вміння враховувати відмінності між організаціями (ситуаційний підхід); 3 – вміння враховувати взаємозв’язки ситуаційних змінних і функцій управлінського процесу (інтегрований підхід).

1. Узагальнення. Перша проблема, яку необхідно вирішити в управлінні організацією, розраховуючи на успіх, - це усвідомлення того, що складні організації дійсно складні (вплив зовнішнього і внутрішнього середовища). Визначення ж загальних, властивих всім організаціям характеристик допомагає зменшити труднощі надзвичайно складного завдання – управління великою організацією, звівши його до масштабу, зрозумілого для сприйняття. Узагальнення дозволяє побачити роботу керівників в цілому і взаємодію компонентів цієї роботи. Так, узагальнивши характеристики організації, можна розробити моделі факторів, що впливають на її успіх. За допомогою узагальнення складних явищ і процесів можна визначити також структуру всього процесу управління.

2. Необхідність ситуаційного підходу. Хоча всі організації мають багато загальних характеристик, при виконанні управлінських функцій необхідно брати до уваги відмінності між ними. Ці відмінності називаються ситуаційними перемінами і поділяються на внутрішні та зовнішні. Внутрішні – споріднені з відмінностями між будівлями. Різниця в архітектурі, матеріалі, розмірах робить одні будівлі більш придатними для того, щоб стати складом, а інші – будинком. Розмір організації є прикладом того, як внутрішні відмінності впливають на управління. В міру збільшення організації стає все важче координувати її роботу. Гігантські організації з десятками тисяч службовців потребують управління, яке відрізняється від управління невеликим підприємствами. Зовнішні змінні є факторами середовища, яке знаходиться поза організацією, вони значно впливають на її успіх. Це конкуренти, постачальники, соціальні фактори, державне регулювання тощо. Для успішного керівництва організація повинна вчасно реагувати на всі зміни зовнішнього середовища.

3. Необхідність інтегрованого підходу. Справжні труднощі у досягненні успіху організації полягають в тому, що всі численні ситуаційні змінні і всі функції управлінського процесу взаємопов’язані. За допомогою планування керівництво визначає, якими будуть цілі організації і яким чином вони будуть досягнуті, ґрунтуючись на оцінці потреб факторів зовнішнього середовища. Організація структурує роботу та формує підрозділи, виходячи з розмірів певної фірми, її цілей, технології, персоналу. Мотивація – це процес, за допомогою якого керівники стимулюють своїх співробітників працювати більш продуктивно. Контроль дозволяє їм побачити, наскільки успішною є їхня робота з виконання накреслених планів. Координація об’єднує всі вищевказані функції з метою гармонійного і професійного розвитку виробництва та управління.

Одним з найважливіших наслідків динамічної взаємодії внутрішніх і зовнішніх змінних є той факт, що керівник ніколи не може припускати абсолютну правильність якогось конкретного засобу чи методу, як би добре він не спрацьовував. Ефективне управління – це складний акт балансування між позитивними і негативними наслідками рішень. Отже, керівники повинні завжди обирати методи, які якнайкраще відповідали б цілям організації, її характеристиками і, головне, людям. Ефективний керівник, приймаючи до уваги ці ситуаційні зміни, розуміє, що не існує єдиного (правильного) засобу вдосконалення чого-небудь. Оптимальний вибір – це вибір того, що найбільше відповідає ситуації, що склалася на даний час. Щоб зробити цей правильний вибір, керівник повинен мати комплексний погляд на речі.

Роздивимось п’ять базових видів діяльності, що є рисами менеджера:

1. Менеджер встановлює цілі.

2. Організує процеси (визначає ситуацію, організує групи людей і забезпечує їх взаємодію).

3. Підтримує мотивацію та комунікацію (потрібно володіти прийомами впливу на людей).

4. Встановлює показники вимірів (розробляє такі показники, які дозволяють оцінити роботу).

5. Сприяє професійному розвитку та зростанню людей, включаючи себе самого.

Разом з цим слід звернути увагу і на п’ять причин у кар’єрі менеджерів:

1. Прагнення одержувати більш високу платню і мати особистий комфорт на шкоду досягненню цілей організації.

2. Прагнення до атрибутів і символів свого статусу (робочий стіл, окремий кабінет, автомобіль, будинок тощо).

3. Турбота лише про особисту вигоду. «Поганий керівник турбується про себе, хороший – про своїх підлеглих».

4. Самоізоляція від підлеглих і поточної інформації.

5. Прагнення приховувати від підлеглих свої думки та почуття.

Талановитий менеджер Лі Якокка навів досить прості і в той же час унікальні ключі до мистецтва управління, які він сам не один раз успішно застосовував в своїй практичній управлінській діяльності:

1. Головним за все, є вміння контактувати з людьми.

2. Щоб досягти успіху в бізнесі, як, і в усьому іншому, необхідно вміти зосереджуватись та раціонально користуватися своїм часом.

3. Тому, хто хоче стати фахівцем в області вирішення будь-яких завдань у бізнесі, варто навчитися визначати пріоритети.

4. Єдине чим володіє людина і чим вона відрізняється від тварин - це здатність міркувати, здоровий глузд.

5. Варто запам’ятати, що помилки роблять всі. Погано те, що більшість людей просто не хочуть їх відкрито визнавати.

6. Якщо дійсно віриш в те, що ти робиш, варто завзято домагатися свого, навіть перед обличчям виникаючих перешкод.

Для моральної підтримки будь-якому менеджеру у пригоді стануть наступні загальнолюдські правила виживання:

1. Не вбиватися через побутові проблеми.

2. Не впадати у відчай з будь-якого приводу.

3. З кожного безвихідного положення обов'язково існують два виходи.

4. Розрізняти в своєму житті горе і неприємності і відповідно адекватно на них реагувати.

5. Ми ніколи не зуміємо змінити інших людей, не потрібно навіть і починати. Але ми можемо змінитися самі.

6. Життя одне, іншого не буде. Не можна прожити це, як на чернетку, очікуючи, що попереду буде ще одне.

7. Не варто чекати щастя, треба просто стати щасливим.

8. Застосовувати гумор.

9. Завжди змушувати себе бути при справі.

10. Не ображатися на життя, людей, себе, проте, культивувати в собі любов.

Таким чином, використання в управлінській діяльності всього відомого арсеналу загальних параметрів успіху організації забезпечить їй ефективність в довгостроковій перспективі.