1. Зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2. Фраза (викладається головна інформація абзацу);

3. Коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий

жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа ’.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточ­ну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість,

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу піс­ля одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспо­койтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

1. Лист-повідомлення

Це такий службовий лист, у якому до волять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх ...(термін).

Просімо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад ... (назва фірми) згідно з умовами договору.

Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару.

Чекаємо нових замовлень.

З повагою і найкращими побажаннями...

Вельмишановний пане... !

Щиро вдячні Вам за листа від... (дата) . На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукцію впродовж найближчих... місяців.

Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.

Очікуємо на швидку відповідь.

З щирою пошаною...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитому... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами тям своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно і без будь-яких зобов ’язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати 'їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми ... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з ...(стара назва) на ...(нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо Вам, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж багатьох років, з ... (дата) залишає компанію за станом здоров ’я.

Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана ... (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з ... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відділів... (назви).

Маємо надію, що призначення пана ... (прізвище та ініціали) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній співпраці між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Про відкриття фірми

1. Повідомляємо Вам, що... (дата) ми відкриваємо нозу фірму

в...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття нової фірми в ...

3. Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової фірми в ... і сподіваємося, що найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.

4. Ми відкрили нову фірму в ... по вулиці ... Маємо надію, що Ви незабаром відвідаєте нас.

5. З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової фірми

в ...

6. Повідомляємо, що відкриття нашої фірми відбудеться ...(дата).

7. Маємо приємність оголосити про відкриття нової фірми за адресою...

8. ... (дата) ми відкриваємо нову фірму в ... Запрошуємо до співробітництва.

9. Ми хочемо запевнити Вас, що наша нова фірма в м. ... виконає Ваші замовлення в найкоротший строк.

10. Щиро розраховуємо на початок діалогу між нашими фірмами.

11. Будемо раді встановити взаємовигідні контакти з Вашою компанією.

12. Сподіваємося, що деякі із запропонованих товарів зацікавлять Вас.

Про відкриття філії

1. Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Вашому

місті.

2. Ми хочемо повідомити Вам про відкриття філії нашої фірми поблизу з Вашим офісом.

3. Повідомляємо Вас про відкриття філії в ...

Хочемо повідомити Вам, що ... (дата) в ... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, щоІнформаційні документи 123

відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.

4. Наша нова філія відкрилася за адресою ... і розташована на ... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...

5. З усіх питань просимо звертатися до пана...

6. Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.

7. Наша філія має постійний прямий зв’язок з головним офісом. Номер факсу: ...

8. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

9. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.

Про зміну назви фірми

1. Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реор­ганізували нашу фірму в товариство з обмеженою від­повідальністю.

3. Ми хочемо повідомити Вас про деякі зміни, що сталися у структурі нашої фірми. Наша фірма об’єдналася з фірмою ...; нова назва: ...

4. Відповідно до рішення власників фірми від ... (дата) назву нашої фірми змінено на ...

5. У зв’язку з тим, що назву нашої фірми нерідко сплутують

із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на ...

Про зміну адреси

1. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова адреса: ...

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції за адресою: ...

3. З... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою: ...

4. Повідомляємо Вам, що значне розширення нашої фірми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташо­вана за адресою: ...

5. Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розташована за адресою: ...

6. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно краще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.

7. Повідомляємо, що наші складські приміщення розташовані за тією ж адресою, що й офіс.

Про зміну номера телефону, факсу

1. Просимо записати новий номер нашого телефону (фак­су): ...

2. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер: ...

3. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш но­мер: ...

4. Віднедавна у нас з’явився додатковий телефонний номер. Ви можете зателефонувати нам за номерами: ...

5. Наш новий номер факсу ... дає Вам додаткову змогу швидко зробити замовлення.

6. Повідомляємо, що після ... години Ви можете телефонувати нам за номером: ... Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

Про призначення на посаду

її. З радістю повідомляємо Вам, що ... (дата) пана ... було призначено керівником нашої фірми.

1. Керівництво компанії повідомляє Вам, що директором фірми призначено пана...

2. Повідомляємо, що пан ... став членом правління компанії.

3. Враховуючи позитивні результати роботи пана..., ми надали йому право підпису документів.

4. Хочемо повідомити, що з ... (дата) пана ... призначено генеральним директором офісу, що по вулиці ...

5. З радістю представляємо Вам нашого нового директора (міністра, ректора), пана...

6. Повідомляємо, що з ... (дата) пана ... призначено керівником нашої філії. Він уже приступив до виконання своїх обов’язків.

7. Наш менеджер з питань експорту в цей регіон зателефонує Вам, щоб особисто відрекомендувати нашого нового представника.

Про зміни, що стосуються власності

1= Хочемо повідомити, що фірма ... на сьогодні придбала нашого акціонерного капіталу.

2. Ощадний банк України придбав більшу частину акцій нашої фірми.

3. Повідомляємо, що ми збільшили статутний капітал нашої компанії на...

4. Повідомляємо, що в ході реформування фірми в товариство з обмеженою відповідальністю змінився розподіл акцій. Частину капіталу, що належала панові ..., нині передано панові...

5. Хочемо повідомити, що капітал нашої фірми значно збільшився і сьогодні він становить до ...

Про відкриття виставок

1. З радістю повідомляємо, що презентація товарів нашої фірми відбудеться в ...

2. Хочемо скористатися нагодою і запросити Вас на нашу виставку, що відбудеться ...

3. На шкільному ярмарку в ... у нас буде власна експозиція.

4. Повідомляємо, що з ... по ... в ... відбудеться промислова виставка, де буде представлено нашу літню колекцію.

5. У виставковому комплексі міста ... відбудеться універсальна виставка ... Наша фірма матиме там свої стенди. Про місце розташування наших стендів Ви зможете довідатися з путівника для відвідувачів.

6. Повідомляємо, що з ... по ... у нашій новій виставковій залі відбудеться показ найкращих робіт ...

7. У приміщенні ... з ... по ... буде влаштовано виставку. На ній ми представимо виготовлені нашою фірмою товари найвищого ґатунку.

8. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товарів та цінами на них.

9. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати нашу виставку.

К). Просимо не втратити нагоди й відвідати наш виставковий комплекс.

Про візит

1. Хочемо повідомити Вас про візит нашого юриста пана ...

2. Наш юрист відвідає Вас найближчим часом з приводу ...

3. Наш представник відвідає Вас наприкінці січня.

4. Повідомляємо, що наш директор незабаром відвідає Вас, щоб домовитися про зміни умов контракту.

5. Через непередбачені труднощі, пов’язані з порушенням остаточних термінів постачання, ми змушені відкласти наш візит до ...

6. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги відвідати Вас у запланований термін. Просимо визначити іншу дату візиту.

7. Вибачте, але змушені повідомити, що наш представник зможе завітати до Вас не раніше, ніж через ... днів після попередньо узгодженого терміну.

8. Ми були б Вам щиро вдячні, якби Ви змогли прийняти директора нашої фірми впродовж наступного тижня.

9. Повідомляємо, що наш експерт з питань ... прибуде ... (дата). Чи не були б Ви такі люб’язні прийняти його в цей час?

10. Хочемо повідомити, що наш представник перебуватиме в ... у Вашому місті. Були б Вам щиро вдячні, якби Ви призначили йому зустріч.

Про зміни в системі роботи

1. Повідомляємо, що для підтримання високого рівня надан­ня послуг та швидкого оформлення рахунків ми прийняли рішення перейти на комп’ютеризовану систему оформлення рахунків клієнта та реєстрації замовлень.

2. Ми сподіваємося, що Ви допоможете нам, коли зазначите Ваш новий номер клієнта, а також номер замовлення, надсилаю­чи нам кореспонденцію.

Внаслідок зміни нашої політики продажу товарів ми не додаватимемо прейскурант до каталогу товарів. Ціни на кон­кретні позиції визначимо на Вашу вимогу.Інформаційні документи 127

3. Хочемо повідомити про нову систему бухгалтерського обліку, що дасть нам змогу швидше виконати Ваші замовлення.

4. Повідомляємо, що нові ціни на наші товари запро­ваджуються з ... (дата).

5. Вам приємно буде довідатися, що віднині ми можемо запропонувати ремонт і технічне обслуговування впродовж 24 годин на добу.

6. Зважаючи на високий рівень інфляції, ми змушені просити Вас про додаткову сплату 15% до ціни кожного із пропонованих товарів.

7. Зростання цін на енергоносії та сировину змусило нас переглянути ціни, які нам вдавалося зберігати сталими впродовж року.

8. Ми зробили все можливе, щоб ціни на товари, які мають найбільший попит, залишалися прийнятними.

2. Гарантійний лист

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послу­ги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування — у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Наприклад:

Шановний пане... /

На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.

Оплату гарантуємо.

З повагою...

Вельмишановний пане...!

Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і за­прошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Роз­раховуємо на Вашу згоду.Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду ... % від вартості рекламних замовлень.

З повагою...

Шановні добродії!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим розрахунком 100 (сто) телевізорів «Славутич», а також 200 (двісті) магнітофонів «Україна».

Гарантуємо оплату 100% вартості виданих товарів упродовж

6. днів після їх отримання.

З повагою...