2.1. Дефініції щодо управління проектами. Методи управління проектами і процесами

Проект – це послідовний взаємозв’язок операцій, що спрямовані на досягнення конкретного значного результату .

Управління проектами – це процедури планування, розподілення, регулювання ресурсами із врахуванням всіх обмежень конкретного проекту (часові, бюджетні, технічні). Операційні процедури управління проектом супроводжують всі етапи створення проекту і включають розробку всіх перспективних і календарних планів, розподілення і перерозподілення ресурсів на проектування, контроль за процесом проектування, порівнянні отриманих результатів і часу із запланованими.

Структура проекту - це ієрархія проектних завдань, підзавдань і пакетів робіт (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 Приклад ієрархічної структури проекту

Пакет робіт – купа поєднаних операцій, що виконуються в одному підрозділі.

Пакет входить до загальної ієрархічної структури проекту і складається із операцій які виконуються в межах одного пакета робіт.

Для управління проектами використовуються різноманітні варіанти інструментарію, звітів, що реалізуються в комп’ютерних системах менеджменту: графік Ганта, графік загальних витрат, графік структури вартості витрат часу, графік відслідковування витрат і інш.

При створенні проекту планування процесу необхідно визначитись із сутністю і значеннями таких проблем:

• склад задач (розробок), їх змістовність і вага проблемності;

• ієрархічна структура складових;

• наявність взаємозв’язків між структурними складовими, або їх відсутність;

• термінів виконання етапів проекту, окремих робіт (початок і закінчення);

• розподілення матеріальних ресурсів і коштів на етапах розробки.

Основні етапи операційного процесу планування і контролю можна зобразити у вигляді алгоритмічної блок - схеми (рис.2.2):

Рисунок 2.2. Основні етапи управління проектом

Підкреслимо, що на усіх етапах проектування здійснюються такі обов’язкові процедури: постійний контроль за процесом розробки і використанням ресурсів, прогнозується час закінчення, проводяться уточнюючі розрахунки і оцінки.

Організаційні підходи щодо реалізації проекту в межах фірми

У міжнародній практиці за принципом організаційної форми розробки в межах організації існує три види проектів: відокремлений, функціональний і матричний.

Відокремлений (РР – Pure Project) - над проектом працює самостійна група фахівців на постійній основі.

Перевагами такої організаційної форми є:

- менеджер отримує всі повноваження, що пов’язані з реалізацією проекту;

- виконавці звітують єдиному керівнику;

-процедури обміну думками (ідеями) скорочуються, рішення приймаються швидко.

За недоліки вважаються:

- дублювання ресурсів і обладнання;

- виконавці пересуваються із одного підрозділу до іншого;

- послаблені зв’язки між підрозділами, можливі запізнення із засвоєнням новітніх технологій;

- зниження мотиваційних факторів, що обумовлено невизначеністю щодо місця роботи після закінчення проекту.

Функціональна форма організації – проект розробляється у функціональних підрозділах організації.

Перевагами функціональної організації вважаються:

- є можливість працювати над декількома проектами одночасно;

- технічний досвід зберігається в межах конкретної функціональної зони;

- функціональна зона для виконавців проекту залишається своєю;

- підвищується ефективність рішень за рахунок насичення групи кваліфікованими виконавцями.

Недоліками функціональної організації вважаються:

- недостатня увага іншим проектам, що не пов’язані з функціональною зоною;

- недостатня мотивація гуртової роботи;

- вимоги клієнта другорядні і реакція на них уповільнена.

Матричний проект - поєднує організаційні структури відокремленого і функціонального проектів. Тобто виконавцями проектів із матричною формою організації робіт є робітники різних функціональних зон. Повноваження менеджера проекту і функціонального поділені у межах прийняття рішень: проект-менеджер вирішує які завдання і коли повинні бути вирішені; функціональний – які виконавці будуть приймати в цьому участь і які методи будуть використовуватися.

Переваги матричної форми організації процесу проектування:

- посилюються взаємозв’язки між підрозділами;

- проект-менеджер (ПМ) є відповідальним за реалізацію;

• мінімізується дублювання ресурсів;

- діяльність щодо реалізації проекту співпадає з політикою організації.

Недоліки матричної форми організації процесу проектування:

• наявність двох керівників;

• ПМ повинен вміти вести перемовини і бути комунікабельним;

• ПМ прагне мати запас ресурсів для власних проектів, що негативно відбивається на інших програмах організації.