5.2. Управління запасами
Управління запасами полягає у встановленні терменів і об'ємів замовлення на поповнення їх, розподілення партії, що надійшла.
Перші задачі управління запасами були розглянуті ще у 1915 (Ф.Харисс). На ті часи реалізовано метод рішення простішої задачі - мінімізація витрат на замовлення і збереження запасів при заданому попиті на дану продукцію і фіксованому рівні цін. Рішення - розмір оптимальної парії забезпечував найменші сумарні витрати за заданий період часу.
Формування теорії управління запасами, як наукового напряму, відносять до 50-х років [24]. В наступному були побудовані алгоритми рішення задачі управління запасами в умовах ускладнених ситуацій – коливання рівня цін (наявність „знижок за якість” і / або “знижок на кількість”); необхідності врахування лінійних обмежень на складські потужності і т.інш.
У сенсі теорії управління задача керування запасами є оптимізаційною, в якій передбачається наявність відомих даних щодо поставки товару на склад, попит на товар, про витрати і умови зберігання.
Під поняттям товарно-матеріального запасу в операційному менеджменті розуміється запас будь-якого ресурсу або предметів, що використовуються організацією у процесі операційної діяльності.
Система управління товарно-метеріальними запасами (Inventori System) - це сукупність правил і засобів регулювання за допомогою яких можна контролювати рівень запасів і визначати які рівні слід підтримувати, які запаси слід поновити і яким повинен бути об’єм замовлення [22-24, 30,32].
Основна управляюча функція системи – аналіз з метою визначення коли потрібно робити запит на ті чи інші компоненти і якою повинна бути розмірність замовлення.
Створення товарно-матеріальних запасів переслідує такі цілі:
1. Забезпечення незалежності своєї операційної діяльності;
2. Незалежність робочих місць, оскільки час, що потрібен на вироби змінюється і на робочому місті повинен бути запас із декількох деталей (елементів), щоб скомпенсувати затримку обробки;
3. Необхідність враховувати коливання попиту на продукцію оскільки точно визначити попит важко. Тому, щоб згладжувати коливання слід підтримувати резерв або буферний запас готової продукції;
4. Забезпечення гнучкості виробництва дає можливість послабити тиск об’єму випуску продукції на виробничу систему – збільшити час на підготовку до випуску продукції;
5. Забезпечення захисту від коливань постачання сировини. Затримки можуть бути із-за дефіциту сировини, матеріалів у постачальника, дефектності, втрата заявки, страйк;
6. Використання переваг економічного розміру замовлення при закупівлі.
5.2.1. Структурні і класифікаційні ознаки системи управління запасами
Управління складними динамічними системами передбачає розуміння місця об’єкту і його складових в загальній економічній побудові більш високого ієрархічного рівня. Тобто із цього витікає необхідність застосування декомпозиційного підходу до дослідження і описування економічої системи, в тому числі і систем управління запасами.
Концепцію управління запасами в операційній системі слід розглядати на основі поняття кібернетичної системи, яка за В.Д Могилєвським [18] може „.....толковаться как непрерывный процесс принятия решений на основе информации об объекте и состоянии среды».
Для ідентифікації умов функціонування системи потрібно структурно виділити блок „моделі знань” про об’єкт, до якого надходять свідчення про стан об’єкту і середовища. Стосовно до операційного менеджменту поняття “середовище”, “об’єкт” і “система управління” можна визначити таким чином: “середовище” – сукупність елементів, що створюють стратегічне і тактичне операційне середовище; “об’єкт” – сукупність економічних потоків щодо постачальників і запасів, що є об’єктами операційних дій; “система управління”- організаційна структура фірми, підрозділи і особи, що забезпечують управління економічними об’єктами і процедурами.
Структурні і функціональні особливості кібернетичної системи, як об'єкту управління, можна уявити із наведеної блок – схеми. (рис. 5.3).
Рисунок.5.3 Структура управління кібернетичною системою
Із елементів, що роблять систему управління запасами системою виділяють зв’язки між складовими – специфічні економічні потоки: матеріалів, інформації, фінансів і послуг.
Особливостями таких зв’язків вважаються, що кожному виду економічного потоку притаманна власна різновид запасу:
Матеріальному потоку – виробничі і товарні запаси (формуються у сфері виробництва і обертання);
Інформаційному потоку – накопичена на паперових і електронних носіях інформація, яка є відмінною за формою зберігання і технологією використання;
Сервісному потоку – резерви потужностей і ресурсів, які відрізняються засобами резервування;
Фінансовому потоку – залишки власних і позикових коштів, які різняться за спроможністю включення їх у господарський обіг.
Системи управління запсами найчастіше класифікують за такими ознаками:
вид запасу (сировина, напівфабрикати, готова продукція, інструменти, запасні частини);
місце зберігання (виробник, споживач, постачальник);
структура системи (ізольоване сховище, послідовна система зберігання; ієрархічна система із ркмонтними можливостями);
властивості запасів (одно-чи багатономенклатурні запаси, обмеженність терміну придатності, псування при збереженні);
статистичні характеристики процесів попиту і постачання (стаціонарність, корельованість попиту, керованність, випадковість постачання);
мета системи (вартісні і імовірнісні критерії, багатокритеріальність);
обмеження (на об'єм і номенклатуру, розміри партій, надійність і економічні характеристики процесу постачання);
інформаційні характеристики (періодичність збирання даних, спостерігаємість попиту, повнота знань щодо коефіцієнтів втрат).
Запаси, як об'єкт управління, класифікуються за такими категоріями:
За призначенням у господарських системах запаси поділяються на :
виробничі, що складаються із запасів сировини, матеріалів, комплектуючих і незавершеного виробництва, які потенційно можуть бути використані у виробничому процесі;
готової продукції (запаси виробів), яка придатна для постачання замовникам (споживачам) і використання;
товарні, що включають усі запаси товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться у сфері обертання і призначених для продажу.
За засобами збереження виділяють дві групи запасів:
- складські, тобто ті, що знаходяться в спеціальних або пристосованих для цього приміщеннях у стаціонарному стаі;
- в дорозі, тобто ті, що знаходятьсі у процесі переміщення від місць відправлення до місць призначення (зберігання).
За функціональними ознаками в операційному циклі запаси поділяють на:
поточні запаси, які виникають в результаті неспряжіння в просторі і часі виробництва і споживання при нормальних умовах постачання товарно-матеріальних цінностей;
підготовчі запаси, які виникають у зв’язу з необхідністю підготовки товаро-матеріальних цінностей до вілправки або споживання;
страхові запаси, що необхідні для покриття недостачі товаро-матеріальних цінностей у тікучих запасах якщо є випадки порушень договорних забов'язань і з інших причин;
сезонні запаси, що виникають у разі сезонних коливань попиту і пропозицій.
За місцем локалізації в операційній мережі товаро-пересування, запаси поділяють:
у товаровиробників у вигляді запасів готової продукції, або запасів збуту;
у споживачів, які у сфері матеріального виробництва є виробничими або постачальними запасами;
у комерційних посередників. Здебільшого у вигляді товарних запасів.
За характером економічної ролі у системі господарювання запаси поділяють:
оптимальні, тобто такі, що сприяють оптимальному функціонуванню організації при мінімізації витрат на організацію запасів;
злишкові, що з’являються з причин об’єктивних і суб’єктивних, що ведуть до відхилень оптимального стану функціонування господарської системи;
такі, що не використані і які із якихось причин не можуть бути включені до господарського обертання.
Основними функціями товарних запасів вважаються :
регулююча, тобто регулювання процесів виробництва при переході від однієї стадії виробництва до іншої;
економічна, що надає більшу незалежність окремим підрозділам;
упереджуюча у разі вживання товарів прогнозуємих, що дозволяє згладжувати коливання за рахунок зменшення або підвищення запасів, але не шляхом змінення виробничого обладнання;
захищаюча від випадкових коливань у строках постачання і попиту;
виробнича, оскільки запаси можуть бути невід’ємною частиною виробничого циклу.
Проблема управління запасами в економічному сенсі за суттю зводиться до співвідношення втрат при імобілізації грошей у запаси і втрат, що виникають у разі відсутності запасів.
Витрати, що пов’язані із підтримкою запасу:
1. Витрати зберігання включають витрати на складське обладнання і технологію зберігання, страхування, крадіжки, знецінювання, псування; витрати невикористаних можливостей капіталу.
2. Витрати на освоєння нової продукції. Виробництво нового продукту пов’язано із отриманням матеріалів, організацією виробничих комплексів, виділення часу, оформлення документації, ліквідація старих матеріальних запасів. Із виробничого комплексу можна виділити:
- Витрати, що пов’язані із пуско-налагоджувальними роботами у разі зміни продукції (типу або виду). Компанії прагнуть позбутись цих витрат щоб мати можливість випускати малі партії продукції (притаманно системі JIT).
- Витрати, що пов’язані із розміщенням замовлень. Перш за все це управлінські і канцелярські витрати відносно підготовки замовлення (розрахунки об’єму замовлення, його обслуговування).
3. Втрати, що пов’язані із недостатністю запасу. Між витратами на підтримку визначеного рівня запасу і втратами, що є наслідком дефіциту існує компроміс. Балансу тут досягти важко, оскільки неможливо оцінити втрачений прибуток, наслідок втрати клієнта і можливе відшкодування несвоєчасного виконання умов контракту. В цьому сенсі важливою задачею операційного менеджера вважається мінімізація витрат. Вирішення цієї задачі потребує формального уявлення щодо суті проблеми.
Зазначимо, що у графічному зображенні вимоги мінімізації витрат (рис. 5.6) будуть являти сумарну складову мінімізації основних операційних процедур: мінімізації витрат на закупівлю і мінімізації витрат на збереження.
Рисунок 5.6. Графік мінімізації витрат