2. Систематический контроль над информационными потоками в организации, внутренний коммуникационный аудит.

Движение информации внутри организации является одной из составляющих организационной деятельности. Своевременное поступление информации, ее достоверность обеспечивают принятие необходимых стратегических решений. В то же время несвоевременное поступление информации, ее неадресное распределение, информационный перегруз могут стать причинами сбоев в работе отдельных подразделений или предприятия в целом. Для того чтобы этого не произошло, необходим систематический контроль над информационными потоками. Кроме того, чтобы своевременно решать проблемы, связанные с межличностными коммуникациями в коллективе, следует регулярно проводить аудит внутренних коммуникаций.

Направлениями внутреннего коммуникационного аудита могут стать:

– диагностика актуального состояния отношений организации со своими сотрудниками;

– выявление неравномерности коммуникационных нагрузок отдельных сотрудников и организации в целом;

– диагностика коммуникационной эффективности в организации, анализ каналов коммуникации, выявление причин искажения и частичной потери информации.

При проведении внутреннего коммуникационного аудита следует обратить внимание на следующие признаки, свидетельствующие о наличии коммуникационных сбоев в организации:

– дублирование запросов на одну и ту же информацию от разных подразделений или руководителей;

– неадекватное или неадресное распределение поступающей информации, направляемой не в те подразделения, которые в ней нуждаются и которые способны ее оценить или переработать;

– нужная информация не поступает в информационную базу организации для дальнейшего общеслужебного пользования, а оседает в изолированной организационной структуре;

– затруднен доступ подразделений к центральной информационной базе организации;

– все сотрудники организации имеют свободный доступ ко всем базам данных организации.

3. Управление информационными потоками внутри организации посредством инструментов внутреннего pr.

Внутренний PR организации – системная функция менеджмента, направленная на укрепление доверия и взаимопонимания между организацией и ее внутренними целевыми аудиториями для стимулирования наиболее эффективной деятельности сотрудников организации по достижению поставленных перед ними руководством стратегических и тактических задач.

Основными целями внутреннего PRявляются:

Укрепление корпоративной приверженности сотрудников с помощью целенаправленной PR-коммуникации, всех видов специальных PR-событий. Такие события повышают чувство сопричастности членов организации к ее стратегическим установкам и целям, справедливости.

Создание эмоционально-психологических мотиваторов для эффективного труда и корпоративной приверженности сотрудников. Это осуществляется посредством предоставления им своевременной, полной, объективной информации, удовлетворяющей их эмоциональные потребности, а также потребности в принадлежности к группе, в статусе, в самоактуализации.

Уменьшение степени влияния стрессовых факторов на команду в организации путем оперативного предоставления информации, снижающей состояние тревожности и неопределенности.

Оповещение сотрудников о действенности конкретных решений менеджмента, деловой культуры организации в целом.

В своей деятельности внутренний PR использует, по сути, те же механизмы, что и PR внешний. Есть впрочем, и специфика. Поскольку аудитория внутреннего PR – это сотрудники организации, чья жизнь и благополучие существенным образом зависят от успеха компании, естественно, что их потребность в информации существенно выше, чем, к примеру, у клиентов. Технологии «умолчания», «перестановки акцентов» и «смещения фокуса внимания», принятые во внешнем PR, при работе с данной аудиторией являются неэффективными приемами. Отсутствие официальной информации непременно будет заменено слухами и сплетнями, которые могут привести к серьезному кризису. Внутренний PR необходим как для организации правильных коммуникаций внутри компании, так и для разрешение кризисных ситуаций, поддержания корпоративной культуры и самое главное – для формирования среди сотрудников приверженности (высокой лояльности) к своей компании.

Сегодня большинство компаний подразумевают под внутренним PR лишь создание корпоративных СМИ. Безусловно, это очень важный инструмент в деле построения отношений с внутренней аудиторией, но не стоит ограничивать внутренний PR лишь изданием газеты или Интернет-портала. Реально работающий внутренний PR – это комплексная деятельность, в которой могут быть использованы самые разные инструменты.

Инструменты внутреннего PR– условно можно разделить на 4 группы:

– информационные (СМИ, сайт, стенды, листовки, сообщения);

– аналитические (почтовые ящики, анкетирование, фокус-группы, мониторинг персонала);

– коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования и т.п.);

– организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т.п.).

Главное в работе с внутренней общественностью – соответствие целям, которых компания стремится достигнуть, выстраивая систему взаимоотношений со своей внутренней аудиторией. (Подробнее об этом пойдет речь в главе 7: «Особенности коммуникационного менеджмента при работе с персоналом).