7.3 Инструменты внутреннего pr

Все инструменты внутреннего PR можно разделить на 5 групп:

– информационные,

– аналитические,

– организационные,

– коммуникационные

– инструменты, формирующие корпоративную культуру организации.

Информационные инструменты внутреннего PR – это средства односторонней коммуникации. Они предназначены для информирования работников предприятия о текущих событиях в рамках связей с общественностью.

К основным информационным инструментам внутреннего PR относится, в первую очередь, Web–сайт. На сегодняшний день он является необходимым атрибутом любой развивающейся компании. Он реализует множество функций, среди которых открытие нового канала продаж, формирование положительного имиджа организации, поддержка клиентов и партнёров и оптимизация коммуникационных процессов внутри организации.

Наличие собственного web–сайта компании помогает в ряде случаев необходимости обновления информации в режиме on-line. В специальных разделах сайта, который доступен только для персонала компании, может находиться постоянно обновляемая информация, важная для организации работы, такая как:

• о товарных остатках на складе, текущих ценах;

• адреса всех подразделений компании;

• бланки, реквизиты компании;

• телефоны и имена/отчества всех сотрудников;

• форум вопросов и ответов по работе;

• сообщения о корпоративных мероприятиях;

• правила внутреннего распорядка;

• основные показатели бизнеса;

• информация об обучении и т. д.

Также корпоративный сайт может иметь и «неформальную», но очень полезную для поддержания позитивного настроения сотрудников информацию. Такой информацией может, например, являться список всех сотрудников компании с их фотографиями и датами рождения. Это будет особенно актуальным для компаний с развитой структурой и большой численностью, ведь таким образом у каждого сотрудника появится возможность знать всех своих коллег в лицо, иметь визуальное представление о человеке, с которым он контактирует по производственным вопросам только посредством телефонной связи. А также сотрудники будут знать заранее о предстоящих праздниках и смогут своевременно поздравить своего коллегу. Всё это очень важно для формирования благоприятного микроклимата организации, для усиления чувства общности и сопричастности каждого сотрудника к коллективу.

Важнейшей составляющей сайта может стать «календарь событий». Будет удобно, если этот раздел представлен в виде календаря с выделенными датами – всё те же дни рождения сотрудников, даты проведения важных собраний, дни начала обучения (если в компании планируется проведение, например, тренингов) и другие важные для компании даты. Наличие в общем доступе такого «календаря» даёт каждому сотруднику возможность чувствовать себя в коллективе, в центре всех событий, происходящих в организации, а значит, быть её частью.

Стратегические планы компании тоже необходимо размещать на внутрикорпоративной странице. Это должна быть свежая и актуальная информация, не расходящаяся с действительностью. Афишируемые планы компании должны также подтверждаться устно или письменно руководителем при постановке целей и задач сотрудникам.

В качестве неосновной, но интересной информации может быть размещен прогноз погоды во всех городах, в которых представлена компания (городах филиалов и дополнительных офисов) – удобно для сотрудников, которые планируют в эти города командировки.

В разделе «командировки» может быть размещена информация о сотрудниках и датах, когда они будут отсутствовать на своем рабочем месте (по производственным вопросам). Это позволяет не только эффективно планировать работу, когда в производственном процессе участвует несколько подразделений. Это, опять же, является возможностью для сотрудника быть хорошо информированным и, в силу этого, чувствовать себя защищенным от возможной неудачи.

Размещение на сайте опросов – высококонкурентное средство оперативного сбора мнений по тем или иным вопросам: связанным с управлением, с планами, с качеством внедряемых программ. А также это удобное средство получения обратной связи о проведённых мероприятиях (праздниках, тренингах). С помощью опросов можно проводить голосование в преддверии какого-нибудь корпоративного мероприятия, например, устроить голосование за лучшего коллегу года.

Помимо этого на сайт можно добавить:

• бегущую строку с оперативными данными по курсу валют,

• рубрику on-line поздравления коллег,

• информацию о новых назначениях, о приёме новых сотрудников (с кратким описанием их прежнего опыта и будущих задач),

• материалы про карьеру от имени удачливых менеджеров компании;

• объявления (продажа домашних питомцев, съём квартиры и пр.),

• фото-рубрику с проведённых мероприятий и т.д.

Наличие информативного, регулярно обновляемого сайта помогает сплачивать коллектив, усиливает лояльность сотрудников компании и повышает мотивацию – всё это за счет очевидной открытости, информированности и предоставления возможности общаться.

Еще одним инструментом внутреннего PR являются рассылки по электронной почте – это средство массовой коммуникации, дающее возможность для группового общения. Идея применения этого инструмента заключается в автоматизированной рассылке сообщений электронной почты группе адресатов по заранее составленному списку. Это наилучший способ оперативного распространения любой важной информации. С помощью рассылки можно также реализовывать вышеупомянутые проекты, связанные с опросами сотрудников. Используя этот инструмент, можно реализовать интересные проекты, организовав регулярную рассылку развлекательного или познавательного характера.

Обмен сообщениями посредством Skype и других аналогичных программ – ещё одна возможность быстрого обмена информацией. Также предоставляет возможность массовых рассылок.

Единственным недостатком электронных средств коммуникации является то, что ими могут пользоваться только те работники, которые имеют на своём рабочем месте ПК и доступ в Интернет. К пользователям Интернета на рабочем месте не относятся, например, работники, обслуживающие производственные линии, большинство работников склада, розничные продавцы и др. Поэтому, чтобы охватить и этот сегмент внутренней аудитории организации, необходимо применять и другие средства коммуникации.

Печатные СМИ. Объём, разновидность, периодичность и тираж СМИ определяется размером и потребностями аудитории, а также техническими возможностями компании. Например, на крупном промышленном предприятии с численностью более 1000 сотрудников целесообразным будет создание внутренней радиостанции, а в офисе, в котором работают не более 100 человек, достаточно еженедельного информационного листка или ежемесячного журнала. К печатным внутренним СМИ относятся: буклет, листовка, газета, журнал, стенгазета.

Стенд – статичный носитель информации. Главное: выбрать для него наиболее «читабельное» месторасположение – проходная, места отдыха, стена перед кабинетом бухгалтерии или кассы (место, где сотрудникам выдают зарплату). Также важно «приучить» читателей к обновляемости информации на стенде, чтобы интерес к этому носителю не угасал, а, наоборот, поддерживался – в этом случае можно будет говорить о его эффективности. Стенд может быть наполнен практически любой информацией, касающейся деятельности фирмы:

квартальные итоги работы отделов,

поздравления сотрудников,

конкурс тематических фотографий или рисунков детей сотрудников,

информация об открытых вакансиях,

важные новости компании и т.д.

«Доска почёта» – тоже стенд, но более узкого функционального назначения. Несмотря на то, что это отклик из советских времен, доска почёта и на сегодняшний день является очень действенным PR-инструментом. С его помощью руководители поощряют за какие-либо заслуги сотрудников компании. Обязательным является присутствие фотографии сотрудника; фото можно сопроводить информацией о его достижении и несколькими словами от имени генерального директора в адрес всех сотрудников, попавших на доску. Данный инструмент мотивирует на эффективную работу других сотрудников. Одно из правил оформления доски почёта – ежемесячное обновление, а также необходимо постоянно следить за соответствием лиц, размещённых на доске с действительность (например, фотографии уволившихся сотрудников нужно своевременно удалять).

Корпоративное радио – применяется в компаниях с большой численностью персонала. Этот канал коммуникации может способствовать распространению срочно, наиболее актуальной информации, а также передавать информацию личного и развлекательного характера. Для максимального вовлечения сотрудников могут проводиться конкурсы и разыгрываться билеты в кино. Посредством корпоративного радио возможно также и распространение внутренней рекламы, анонсы статей в корпоративном СМИ.

Аналитические инструменты внутреннего PR представляют собой средство односторонней (обратной) коммуникации, предназначенное для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия.

Основными инструментами внутрикорпоративного PR данного типа являются:

– Почтовый ящик – его удобно использовать с целью сбора интересующей информации, которую трудно получить обычным путём. Например, в случае, когда передаваемая информация потенциально носит конфиденциальный характер (сбор мнений сотрудников относительно существующего положения дел в компании, политики компании, уровня заработных плат и пр.). Люди более охотно делятся такими мнениями «тайно» и предпочитают не говорить об этом «в открытую», чтобы не навлечь на себя гнев начальства.

– Мониторинг удовлетворённости персонала – это наиболее комплексный и эффективный способ взглянуть на организацию глазами сотрудников. Он дает возможность понять, какие из происходящих в компании изменений сотрудники воспринимают позитивно, а какие – негативно; как сотрудники относятся к своей работе в компании; насколько сотрудники доверяют руководству компании; что является (или может явиться) причиной ухода сотрудников из компании; в какой мере персонал компании понимает и принимает идеи, планы и ожидания руководства.

Также результаты мониторинга удовлетворённости персонала могут стать стартовой площадкой для исследования корпоративной культуры в компании.

Проводить мониторинг целесообразно, если:

– в компании планируются значимые для сотрудников изменения (например, внедрение новой системы мотивации);

– эффект от уже проведённых изменений не оправдывает первоначальных ожиданий руководства;

– компания выросла и существенно расширила штат;

– организацию покидают квалифицированные специалисты;

– на рынке труда у компании формируется имидж «кузницы кадров»;

– необходимо оценить и откорректировать функционирование системы управления персоналом в разных подразделениях компании (отделах, филиалах, предприятиях холдинга и т.п.).

Возможные темы для проведения исследований:

– Удовлетворенность персонала системой мотивации.

– Удовлетворенность персонала условиями труда.

– Удовлетворенность персонала возможностями обучения, профессионального развития и карьерного роста.

– Эффективность межфункционального взаимодействия и обмена информацией.

– Отношение сотрудников к компании и руководству.

– Понимание и принятие сотрудниками целей и стратегии компании.

– Целостные исследования удовлетворённости персонала в компании.

С целью осуществления мониторингов проводят следующие мероприятия:

1) Проведение дискуссионных фокус-групп с ключевыми категориями сотрудников.

2) Проведение опросов сотрудников (в бумажной и электронной форме) посредством заочного анкетирования и, при необходимости, очного интервью с ключевыми сотрудниками.

3) Анализ внутренних документов компании, связанных с предметом исследования.

4) Сравнение полученных результатов с аналогичными показателями из ранее проведённых исследований в организации.

5) Корреляционный анализ, выявление взаимосвязей различных факторов.

6) Отчёт, включающий анализ актуальной ситуации и рекомендации на будущее.

Организационные инструменты внутреннего PR – это специальные мероприятия, которые проводят для работников организации при непосредственном участии руководства. Основное предназначение мероприятий – укрепление корпоративного духа работников в условиях неформальной, праздничной обстановки.

Среди таких мероприятий:

– Собрания и совещания – эти публичные мероприятия представляют собой еженедельные или ежеквартальные (в зависимости от специфики коллектива и масштабности производственных задач) сборы сотрудников в специально отведённом месте (кабинет с большим столом или актовый зал).

Основное содержание данных мероприятий – выступления сотрудников компании с докладами о проделанной работе. Также сотрудники компании в дни проведения собраний или совещаний должны иметь возможность выступить с инициативой. Руководитель может использовать это время и для публичного поощрения сотрудника за успешно выполненную работу, огласить планы и поставить задачи, поделиться прогнозами и последними новостями компании.

– Выступления руководства. Часто директора перекладывают функцию обращения к сотрудникам на своих заместителей или прямых руководителей подразделений. Это в корне неверно: каждый сотрудник должен ощущать «в живую» присутствие первого лица компании, его власть и его поддержку. Регулярные же выступления перед персоналом являются лучшей демонстрацией открытости и доступности руководства, что в свою очередь способствует формированию у сотрудников положительного имиджа организации и, как итог, влияет на мотивацию персонала.

Коммуникативные инструменты внутреннего PR. Их главное достоинство – это непосредственный контакт, личная коммуникация между работниками и руководством. Основными здесь являются:

– Корпоративные мероприятия – это все массовые мероприятия (спортивные соревнования, посещение выставок, отдых на природе и туризм, праздники и т.д.), организуемые для персонала компании. Считается, что лучше всего выбирать те мероприятия, в которых будет задействовано наибольшее количество людей.

Частой ошибкой при планировании мероприятия является субъективность мнения самого организатора и его ориентированность на собственные предпочтения. Поэтому важно уметь ориентироваться на предпочтения большинства, чтобы мероприятие прошло с успехом и запомнилось всем только хорошим. С целью выявления таких предпочтений подходят вышеописанные методы сбора информации – анкетирование, фокус-группы.

– Тренинги. Большинство тренингов, которые сегодня предлагают для бизнеса, условно можно поделить на 3 группы:

– образовательные – направлены на повышение квалификации и пополнения знаний и навыков. Чтобы сотрудник знал, каковы его профессиональные перспективы в компании, можно составить его индивидуальный план развития и поставить перед ним определенные задачи. Для этого важно определить круг знаний, умений и навыков, которыми должен овладеть сотрудник, а также мероприятия, которые этому будут способствовать;

– личностно-развивающие. Их цель – выявление индивидуальности человека, слабых и сильных сторон его личности, того, что ему мешает жить и что помогает. А затем гармонизировать внутренний мир человека, скорректировать слабые стороны личности и подчеркнуть сильные;

– бизнес-тренинги – ориентированы на помощь человеку или группе людей (например, работникам корпорации) в достижении успеха в бизнесе и карьере.

К этой группе относятся некоторые коммуникативные тренинги. Их цель – совершенствование навыков взаимодействия и общения человека таким образом, чтобы клиент тренинга достиг социального успеха. Эти тренинги чрезвычайно эффективны везде, где «человеческий фактор» в бизнесе и карьере имеет первостепенное значение.

К бизнес-тренингам также относят и тренинги тайм-менеджмента. Это одновременно наука и искусство рационально организовывать своё время работы и отдыха.

Тренинг по командообразованию не только способствует сплочению участников обучения, но и раскрывает секреты эффективного взаимодействия в дальнейшем. Тренинг командообразования раскрывает индивидуальные особенности, ценность каждого отдельного человека в работе на общий результат.

Обучение персонала с помощью тренингов способствует сохранению благоприятного климата в коллективе, особенно в сложной ситуации. Тренинги лучше всего проводить с привлечением внешнего специалиста.

– Адаптационные тренинги – предназначены для новых сотрудников компании с целью сокращения времени их психологической адаптации в новом коллективе и их быстрого освоения специфики работы. От того, каковы будут первые впечатления нового сотрудника, зависит очень многое в его дальнейшей работе, поэтому нужно использовать первые дни его деятельности в компании для того, чтобы сформировать положительный имидж компании.

Существует три формата для проведения такого адаптационного обучения, применяемые как вместе, так и по отдельности:

1. Очный групповой семинар, который для новых сотрудников проводит штатный тренер или HR специалист компании. Этот формат создаёт хорошую атмосферу, позволяет проработать все вопросы сотрудника. Но, при этом, данный формат адаптации сложно реализовать в удалённом офисе компании.

2. Беседа с непосредственным руководителем и последующее изучение новым сотрудником различных учебных и демонстрационных материалов: фильма, видео-ролика, буклета, презентации, справочника, корпоративного портала и т.п.

3. Проведение адаптационного (входного) обучения с помощью систем дистанционного обучения.

– Профессиональные соревнования – метод мотивирования сотрудников с целью проявления ими выдающихся результатов в работе. Актуально проведение соревнований среди подразделений с близкими по составу задачами – например, среди отделов продаж (снабжения/маркетинга/управления персоналом и др.) обособленных подразделений или филиалов компании.

По результатам соревнования обязательно должна назначаться какая-либо награда: кубок (возможно, переходящий), флаг компании и другая корпоративная символика. Информация об этом событии должна освещаться в корпоративном СМИ.

Пятый блок инструментов внутреннего PR будет рассмотрен в следующем параграфе в аспекте общего менеджмента организации.