2. На что ты идешь, рабочее время?
Вы знаете, что из 480 мин. всего рабочего времени в среднем 120 мин. уходят вхолостую, в том числе и на ожидания, и 40 мин. на перерыв? Итак, вам остается 320 мин. активного рабочего времени. Если вы хотите, то можете детально разбить его. Специалисты рекомендуют пользоваться в этих случаях штриховыми перечнями. Необходимо в течение недели каждые 15 мин. отмечать штрихом тот вид деятельности, которым вы в настоящий момент заняты. Тогда вы четко увидите, сколько времени тратится, например, на обдумывание, чтение, письменные работы, телефонные звонки и разговоры, поиски документов и совещания.
Впрочем, я не знаю почти никого, кто бы последовательно довел эту кропотливую и требующую прилежания работу до конца. И даже если вам удалось все это проделать, то одно это вряд ли поможет вам продвинуться вперед.
Я утверждаю: вы точно знаете, где у вас бездарно пропадает время. И вы знаете значительно лучше меня, что вам следует против этого предпринять. Если вам приходится много разговаривать по телефону, то в конце концов вы научитесь лучше готовить свои беседы, меньше болтать попусту и вести частные разговоры из машины, где вы все равно не сможете сделать ничего более разумного.
Если большую часть времени вы тратите на переговоры и совещания, тогда должны лучше готовиться к ним и прежде всего взвесить, действительно ли так уж необходимо ваше присутствие на каждом совещании или это просто потребность вашего «Я».
Если вас в течение длительного времени отвлекают разговорами ваши коллеги, руководство или сотрудники, попытайтесь воспитать в них уважение к вашему времени. Частные разговоры — это хорошо и они должны быть. Ведь они создают соответствующую производственную обстановку. Но их лучше вести во время перерыва в работе.
Позвольте продемонстрировать вам, как в результате небольших, но частых прерываний снижается производительность вашего труда. Жюль Баруа называет это эффектом «ножовочного полотна».
Ваша производительность труда с началом деятельности повышается до 100 %. Любое прерывание деятельности снижает ее вновь до 0 %. Если во время какой-то работы вас каждые 10 мин. прерывают, то почти 30 % вашего времени и энергии тратятся впустую.
Противостоять этому вы сможете только в том случае, если разобьете свое рабочее время на 40-минутные отрезки, в течение которых никто и ничто не будет вас прерывать во время работы.
Прерывания
Если вы введете 40- или 90-минутные «беспомеховые» временные отрезки, то ваша производительность труда повысится. Однако не забудьте предупредить своих сотрудников или коллег, когда вас опять можно прервать. Чем точнее вы сами будете соблюдать это время, тем скорее ваши сотрудники начнут делать то же самое.
Между прочим, у вас есть график вашей дневной производительности труда? Как, вы даже не знаете, что это такое? Тогда самое время познакомить вас с этим.
Понаблюдайте как-нибудь в течение рабочего дня, как меняется ваша работоспособность от часа к часу. У большинства людей график производительности выглядит следующим образом:
Так выглядит график большинства людей. Если оке ваги график несколько отличается от данного, то ничего страшного в этом нет. Это абсолютно нормально. Главное в том, что вы его знаете и можете с наибольшей выгодой использовать.
Таким образом, наивысшая производительность труда служащего со средней зарплатой приходится на период от 8 до 12 ч дня. А что он делает, не имея об этом ни малейшего понятия? Совершенно несущественные вещи — несколько необязательных телефонных звонков, чтение газеты, сортировка почты, пустая болтовня с коллегами. В конце концов есть еще время и после обеда, не правда ли? Однако посмотрите внимательно на график, и вы увидите, что для выполнения важных заданий сил уже не хватает. А это означает, что к вечеру рабочий стол будет так же завален бумагами, как и утром.
Если вы будете выполнять важное задание в период наивысшей производительности и незадолго до ее падения сделаете двигательные упражнения, то я гарантирую, что вы сделаете в два раза больший объем работы за вдвое меньший промежуток времени.
Позвольте предложить несколько альтернативных вариантов.
1. Вы можете десять раз глубоко вздохнуть и выдохнуть. И если я говорю глубоко, то имею в виду именно глубокий вдох. Выдохните весь воздух, а затем вдохните насколько хватит сил. Вы тотчас же почувствуете заметный прилив энергии.
Вы можете сделать небольшую пробежку вокруг здания фирмы. Правда, летом этот метод сопряжен с небольшим недостатком, так как вам придется вернуться на рабочее место вспотевшим.
Вы можете сделать несколько изометрических упражнений. Приложите правую ладонь к голове со стороны правого виска и надавите головой на руку. Затем проделайте то же самое левой рукой. Или попробуйте оторвать от пола двумя руками стул, на котором сидите. Это вам, конечно, не удастся, но почти все ваши мускулы при этом получат мощный прилив крови.
Я предпочитаю пользоваться в этих случаях мини-батутом, на котором проделываю ряд самых простых двигательных упражнений. Уже через 3 мин чувствуется заметный прилив энергии.
Наверное, уже достаточно по теме «Управление временем»? Одно то, что вы осознали, что вы сами можете что-то изменить, подействует самым благоприятным образом на ваши будни!
Перейдем к последней главе этого раздела...