3.7. Культура коммуникаций 225

Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не следует.

Если владелец визитной карточки предполагает использовать ее не

только для представления, но и для фиксации причины посылки кар-

точки и выражения отношения к адресату, то нижнее поле следует ос-

тавлять свободным, а цвет карточки должен быть таким, чтобы над-

пись легко читалась.

Если визитка передается лично ее владельцем (приехал, но не зас-

тал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки

(в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). Та-

кая карточка должна восприниматься адресатом не как помятая, а как

информация о личном пребывании здесь ее владельца. Грубым нару-

шением дипломатического этикета является передача визитной кар-

точки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофе-

ром.

Ответ на посылку визитной карточки принято давать также визит-

ной карточкой в течение суток с момента ее получения.

На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сра-

зу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом

пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные кар-

точки согласно указаниям на них.

3.7.6. ≪Культура речи≫ корпорации

(культура деловой переписки)

Документы являются одним из основных средств делового общения.

Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благоже-

лательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых резуль-

татов. Деловая переписка является не только средством делового об-

щения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей сторон.

Деловое письмо —это еще и самопредставление, элемент и показа-

тель имиджа организации, поэтому оно многое говорит о культуре и

намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на

односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содер-

жание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, сто-

ит ли иметь дело с партнером. Правильно организованное делопроиз-

водство —один из факторов делового успеха.

Информационно-документационное обслуживание является основ-

ной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой тре-

бует профессиональных знаний. Постановка этого обеспечения опре-

деляет оперативность, четкость и слаженность работы организации,

224 Глава 3. Структурные элементы корпоративной культуры

226 Глава 3 Структурные элементы корпоративной культуры

влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость

фирмы. Организацию делопроизводства осуществляяют специалисты,

а при больших объемах работы —целые подразделения (управления

делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, эксспедиция).

Ocновные направления решения проблем, связанных с переработ-

кой огромных объемов информации, —это:

1)стремление привести к единообразию носителей информации и

порядок размещения па них информации;

2) обеспечить единообразие информационных элементов и блоков,

а также

3)ускорить процессы обработки и передачи информации;

4) минимизировать затраты на поиск и хранение данных.

Первое направление реализуется путем стандартизации и унифика-

ции носителей информации и их элементов, а второе —путем развития

средств обработки и передачи информации. Унификация и стандарти-

зация носителей информации и процедур их обработки также способ-

ствует ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Кроме того, третье и четвертое направление обеспечивается массовой

компьютеризацией, высокими темпами прогресса в этой области, раз-

витием систем телекоммуникаций, миниатюризацией носителей ин-

формации и глобализацией информационных сетей.

Как и любая другая важная деятельность, документационное обес-

печение управления требует внимания руководителя и понимания им

важности и особенностей этой работы. Любой руководитель являет-

ся, с одной стороны, организатором производства и управления. По-

этому он обязан уделять внимание документационному обеспечению

управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроиз-

водством. А с другой стороны, руководитель сам является субъектом

делопроизводства, работающим с документами, определяющим их на-

значение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями

и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено де-

лопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечива-

ющих эффективное участие в работе с документами.

Культура делового общения посредством письменной речи, т. е. по-

средством документов, заключается в необходимости знать и соблю-

дать следующие принципы:

•знать, уметь применять на практике и неукоснительно придержи-

ваться норм служебной переписки, правил создания, оформле-

ния, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Что-