З. Ревiзiя збереження матеріальних цінностей
До умов збереження товарно-матеріальних цінностей належать:
1) правильний підбір i розстановка кадрів матеріально вiдповiдальних осіб;
2) організація i стан складського господарства;
З) організація охорони складських приміщень, перепускної системи, внутрігосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.
Стосовно матеріально вiдповiдальних осіб ревізору потрібно вияснити:
а) наявність договору про матеріальну вiдповiдальнiсть;
б) чи не притягалась особа до кримiнальної вiдповiдальностi;
в) правила узгодження вiдпуску матеріальних цінностей зі складу на виробництво.
Важливим моментом ревiзiї є перевірка складського господарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченість складських приміщень вимірювальними приладами, організація охорони та наявність сигналізації, організація видачі перепусток. Дієвим методом перевірки правильного збереження матеріальних цінностей є повна (вибіркова) iнвентаризацiя, яка проводиться згідно з інструкцією не менше ніж один раз в рік, а на підприємствах, де є залишки сировини, матеріалів, iнвентаризацiя проводиться на кожне перше число місяця.
Готуючись до iнвентаризацii, слід визначити кількість основних об’єктів, по яких вона буде проведена. Для цього обов’язково необхідно знати технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово i одночасно на усіх об’єктах з залученням фахівців, якi добре знають технологію виробництва на пiдприємствi, що ревiзується, i обов’язково у присутності матеріально відповідальної особи.
До початку iнвентаризацii ревізор у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбувати складські приміщення у тому разі, якщо протягом одного дня провести iнвентаризацii на усіх складах неможливо. Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов’язково вказуються члени інвентаризаційної комiсiї, дата складання акта, місце знаходження та назва складу, кількість пломб та їхнi номери. Акт підписується усіма членами iнвентаризацiйної комiсiї.
Для забезпечення недоторканості пломб до моменту проведення iнвентаризацii треба оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже матеріально вiдповiдальнi особи з метою приховування нестачі або лишків можуть зривати пломби. Сума штрафу може становити 1-5% від вартості цінностей, якi зберігаються на опломбованих складах.
Дуже важливо ще до початку iнвентаризацii отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який складає матеріально вiдповiдальна особа, теж підписується членами комiсii. Під час ревiзiї забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора.
Після цього матеріально вiдповiдальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту i ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріальних цінностей, якi належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з’ясувати якi саме, чиї i де зберігаються.
Під час проведення iнвентаризацii необхідно звернути увагу на якість вимірювальних приладів. Метр повинен бути правильної довжини, ваги мають бути клеймовані.
Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.
Під час ревiзiї слід брати до уваги факти проведення iнвентаризацii із зміною матеріально вiдповiдальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матерiально відповідальної особи її заміняла iнша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна iнвентаризацiя. Суцільна iнвентаризацiя проводиться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.
Якщо iнвентаризацiя проводиться вибiрково, доцiльно перевiряти кожне п’яте найменування згiдно з картотекою та оборотною вiдомiстю.
Сипучi матерiали зважуються вибiрково. Для цього виготовляється ящик об’ємом I куб.м i вiдбирається 5 проб iз рiзних мiсць. Загальна вага усiх проб вираховується за значенням питомої ваги матерiалу.
За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матерiали не скеровуються до слідчих органів. Така iнвентаризацiя проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією виявлено значні розбіжності між наявними i обліковими даними, проводиться суцільне переважування.
Оформляючи iнвентаризацiйнi описи, треба точно вказувати назву цiнностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов’язково мусить бути вказана одиниця виміру i кількість одиниць. Кожна сторінка інвентаризаційного опису має бути підписана усіма членами комiсiї. Якщо є виправлення, то вони обумовлюються, а потiм пiдписуються усiма членами комiсiї.
Бухгалтер складає порiвняльну вiдомiсть тiльки за тими позицiями, де є вiдхилення.
Усi цiнностi перераховуються iнвентаризацiйною комiсiєю у присутностi матерiально вiдповiдальної особи i заносяться до акту інвентаризації, який складається у двох примiрниках i пiдписується усiма членами iнвентаризацiйної комiсiї.
У тому разi, якщо будуть знайденi недолiки щодо ненадiйного зберiгання матерiальних цiнностей, їх необхiдно вказати в актi ревiзiї.
Під час iнвентаризацii незавершеного виробництва, капітального будівництва i незавершеного ремонту до складу iнвентаризацiйної комiсiї обов’язково необхідно включати технологів, iнженерiв-будiвельникiв та інших фахівців.
Сировина, матеріали i покупні напівфабрикати, що є на робочих місцях i не оброблялися, заносяться до окремих описів матеріальних цінностей.
Кількість сировини та матеріалів, що є складовими неоднорідної маси та сумішей у незавершеному виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців — членів інвентаризаційної комісії згідно з галузевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, яка їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису.
Результати iнвентаризацii оформляються бухгалтерією підприємства. За ними виводяться наявні лишки або нестача.
Усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у разі виявлення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над лишками у пересортицi.
Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.
Сума до відшкодування розраховується відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116. Згідно з цим Порядком розрахунок повинен здійснюватися за такою формулою:
де Рз — розмiр збиткiв та нестач;
Бв - балансова вартiсть на момент встановлення факту розкрадання, нестачi, знищення (псування) матерiальних цiнностей;
А — амортизацiйнi вiдрахування;
Iiнф — загальний iндекс iнфляції, який розраховується на пiдставi щомiсячно визначених Мiнстатом iндексiв iнфляцii;
ПДВ — розмiр податку на додану вартiсть;
Азб — розмiр акцизного збору.
Понаднормовi втрати i нестачi матерiальних цiнностей, зокрема й готової продукції, у тому разi, якщо винуватцiв не встановлено, або якщо у стягненнi з винних осiб вiдмовлено судом, зараховуються на збитки пiдприємства.
Слiд пам’ятати, що взаємозалiк лишкiв i нестач внаслiдок пересортицi можна здiйснити тiльки щодо матерiальних цiнностей однакового найменування або схожих зовнi, чи упакованих тотожною кiлькiстю у однiй тарi за умови, що лишки i нестачi виникли протягом одного i того ж перiоду, що перевiряється, а також протягом того часу, коли матерiальну вiдповiдальнiсть несла одна матерiально вiдповiдальна особа. За вiдсутностi норм втрат нестача розглядається як понаднормова.
Під час ревiзiї необхідно проводити iнвентаризацii підзвітних сум. Для цього за журналом-ордером або іншими бухгалтерськими обліковими регістрами аналітичного обліку треба визначити дебіторську заборгованість підзвітних осіб i провести iнвентаризацiю наявності готівки чи 6ухгалтерських документів щодо придбання матеріальних цінностей i здачі їх на склад.
Перевіряючи результати iнвентаризацii, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на вiдповiднi рахунки нестачі за рахунок винних осіб, за рахунок прибутку, що залишається у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.
Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок прибутку, то перевiряючий робить вiдповiднi записи в акті.
У разі встановлення фактів нестачі великих обсягів цінностей матеріали ревiзiї передаються слідчим органам.
Під час ревiзiї руху матеріальних цінностей слід, насамперед, за книгою доручень перевірити наявність у ній невідмічених документів про отримання за ними матеріальних чи інших цінностей. Якщо такі документи є, слід вимагати пред’явлення невикористаних доручень або прибуткових документів на отримані цінності. В організаціях, куди видані доручення, доцільно зробити перевірки про одержані товарно-матеріальні цінності.
З метою перевірки достовірності відображення за даними бухгалтерського обліку руху матеріальних цінностей ревізор повинен скласти баланс руху матеріальних цінностей за їх видами з виведенням залишку матеріальних цінностей на момент iнвентаризацii i зіставити данi залишку балансу руху матеріальних цінностей з фактичною наявністю матеріальних цінностей.
У разі перевищення даних залишків балансу руху матеріальних цінностей над даними iнвентаризацii можна зробити висновок, що матеріальні цінності при надходженні не оприбутковувалися.
Якщо матеріально відповідальною особою не велось щоденного обліку руху матеріальних цінностей, то його слід поновити.
У разі встановлення фактів списання матеріальних цінностей в обсягах, не передбачених технологічним процесом, ревізор повинен перерахувати собівартість на суму незаконно списаних матеріальних цінностей та ставити питання про відшкодування вартості цих цінностей згідно з положенням про Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей.