§8.4. Табличный процессор Microsoft Excel

В настоящее время самой распространенной программой для обработки табличной информации является Microsoft Excel, хотя на некоторых компьютерах могут использоваться и другие табличные процессоры.

Microsoft Excel – это мощный табличный процессор (рис. 8.4), который предназначен не только для обработки обычных таблиц, но и позволяет производить достаточно сложные вычисления, строить графики и диаграммы, работать с базами данных и др. Microsoft Excel 2003 (далее Excel) является логическим развитием и усовершенствованием предыдущих версий табличных процессоров компании Microsoft.

Рис. 8.4. Табличный процессор Microsoft Excel 2003.

Для запуска программы необходимо выполнить команду главного меню Пуск ► Программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Excel 2003. После запуска программы можно сразу приступать к вводу новой таблицы.

Выход из программы осуществляется с помощью команды меню Файл ► Выход или стандартной комбинации клавиш Alt+F4.

После запуска программы на экране появляется окно с открытым в нем пустым документом, которому по умолчанию присваивается имя Книга1. Окно содержит следующие элементы:

• заголовок окна – верхняя строка окна программы, в которой слева находится значок Excel , рядом – название программы Microsoft Excel, а затем после знака «тире» – имя загруженного документа (например, Книга1). В правой части заголовка находится группа управляющих кнопок программы ;

• строка меню находится под заголовком окна. Все команды сгруппированы по функциям. Соответствующий пункт меню раскрывается после щелчка мышью по нему. В правой части строки меню находится группа управляющих кнопок окна документа ;

• панели инструментов находятся ниже строки меню. По умолчанию на экране отображаются две панели: Стандартная и Форматирование. Остальные панели при необходимости могут быть открыты командами Вид ► Панели инструментов или Сервис ► Настройка. Excel включает 20 панелей инструментов. Внутри панелей инструментов собраны различные элементы управления, которые представляют наиболее часто выполняемые операции при работе с документами. Панели инструментов сокращают время активизации часто используемых функций программы;

• строка формул (строка ввода) обычно расположена под панелями инструментов. В первой позиции этой строки слева содержится адрес активной ячейки (например, A2 – вторая строка первого столбца). Далее после знака f_x следует поле, отражающее содержимое активной ячейки;

• строка состояния – нижняя строка окна программы, в которой указывается различная информация о режимах работы табличного процессора;

• рабочая область – остальная часть окна программы, в которой отображается создаваемый документ и производится его редактирование. Сверху и слева находятся адресные полосы (вверху указаны названия столбцов, а слева – номера строк). Справа и снизу расположены полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки. Они применяются в тех случаях, когда вся таблица не помещается на экране и требует сдвига (прокрутки) вверх-вниз или влево-вправо.

В рабочей области обязательно находится табличный курсор – жирный прямоугольник по размеру ячейки, который указывает текущую ячейку, то есть куда в следующий момент времени будет вводиться текст, вставляться число или другой объект. Передвигать курсор можно с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши, щелкнув на нужной ячейке документа.

Excel в состоянии открывать файлы различных форматов: текстовые документы (.prn, .txt, .csv), базы данных Access (.mdb, .mde), электронные таблицы Lotus 1-2-3 (.wk?), Quattro Pro (.wq1) и Microsoft Works (.wks), web-страницы (.htm, .html, .mht, .mhtml), файлы XML и др.

Основным объектом табличного процессора Excel является Книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле, по умолчанию имеющим расширение .xls. Книга представляет собой набор листов, каждый из которых может содержать одну или несколько таблиц.

Лист занимает основную часть экрана и состоит из столбцов и строк. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, а далее – двухбуквенными комбинациями. Строки пронумерованы числами. Максимальное количество столбцов и строк определяется особенностями программы и объемом памяти компьютера. Каждый лист Excel может содержать 256 столбцов (от A до IV) и 65536 строк.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы, каждую из которых характеризует три параметра: адрес, значение и формат. Адрес отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки (например, B3 – второй столбец третья строка). Значение ячейки отражает ее содержимое (текст, число, дата и др.), а формат – ее отображение на экране. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой (курсором). Каждый лист Excel может содержать 16777216 (2²⁴) ячеек.

Подробное описание возможностей программы и приемов работы с ней целесообразно проводить при ее практическом изучении.