§3.2. Информационный процесс

Информационный процесс – это комплекс взаимосвязанных процедур преобразования информации от момента ее возникновения до предоставления результатной информации пользователю. Информационный процесс реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности этапов (операций), направленных на преобразование исходной информации в результатную.

1. Сбор и регистрация данных.

Обрабатываемая в АИС информация может быть получена тремя путями:

• непосредственно от низовых подразделений субъекта в процессе производственно-хозяйственной деятельности;

• из других управленческих подразделений;

• из внешних по отношению к предприятию источников.

Если в последних двух случаях информация поступает уже зарегистрированной на машинном или бумажном носителе, то в первом случае ее приходится собирать и регистрировать. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным (оперативным) учетом. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество результатной информации, предназначенной для принятия решений.

Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т.д. Эта процедура может быть выполнена вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть неавтоматическими (мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки, метры и др.) и автоматическими (автоматические весы, часы, измерительные приборы, датчики, счетчики и другие средства). Известно большое разнообразие модификаций данных средств. Некоторые из них совмещают процесс сбора и регистрации данных на материальных носителях.

Сбор информации сопровождается ее регистрацией. Регистрация – это фиксация собранной информации на бумажном документе или машинном носителе. Пока наиболее распространенным носителем информации остается бумажный документ. Зачастую запись в первичные документы осуществляется вручную, а процедуры регистрации информации достаточно трудоемки. Поэтому стремятся автоматизировать процесс заполнения первичных документов, используя компьютеры в низовых подразделениях предприятия (на складах, цехах и т.д.). При наличии компьютерной сети такие документы по каналам связи могут передаваться в информационную базу АИС для дальнейшей обработки.

Также используются специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, ее ввод непосредственно в компьютер для накопления данных и их последующей обработки или для формирования документов. Такая схема реализует безбумажную технологию обработки информации. При этом повышается достоверность информации и снижается трудоемкость работ.

Распространение получают системы, работающие со штриховыми кодами, которые позволяют не только считать заранее нанесенные на товар штрих-коды, но и, предварительно обработав данные мобильными терминалами, передать их в компьютер.