§3.4. Обеспечение автоматизированных информационных систем

Для функционирования автоматизированной информационной системы необходим комплекс средств, методов и мероприятий, поэтому АИС имеет набор обеспечивающих подсистем: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.

1. Информационное обеспечение (ио).

Это совокупность средств и методов построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Различают два понятия: «информационный фонд» и «информационная база» АИС. Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную как на бумажных документах, так и на машинных носителях. Информационная база отражает только информацию, зафиксированную на машинных носителях. Информационное обеспечение подразделяется на две большие группы: внемашинное и внутримашинное обеспечение.

Внемашинное ИО представлено системой классификаторов и кодификаторов информации, системами документации и организации документооборота. Автоматизированные системы используют общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы. Первые два вида классификаторов разрабатываются централизованно, последний – на конкретном экономическом объекте при непосредственном участии персонала. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов. Система документации представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами. Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам; специализированные и регламентированные отчеты. К последним относится государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность. Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др. Система документооборота предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив. В условиях компьютерных систем стремятся обеспечить полную автоматизацию документооборота.

Внутримашинное ИО включает информационную базу АИС. Информационная база – это совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В АИС она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Это следующие справочники: план счетов бухгалтерского учета, объектов аналитического учета; нормативной и другой вспомогательной информации; основные формы унифицированных первичных документов и формы бухгалтерской и статистической отчетности. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода, массивы первичных документов. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.