§2.1. Структурные единицы информации

Информация имеет сложную иерархическую структуру, которая определяет ее строение и выделение элементов – информационных единиц (ИЕ). Из простых ИЕ образуются составные единицы информации (СЕИ).

Реквизиты – это элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому делению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение. Различают реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (наименование материала, единица измерения, наименование поставщика), и реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса или явления (количество поступившего материала).

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками – логические (группировка, сортировка и др.).

Синонимами «реквизита» являются: слово, элемент, атрибут.

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции.

Показатель – это СЕИ, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.

С одной стороны, показатель является сложной единицей, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ.

Документ – это набор показателей. Документы могут содержать один или несколько показателей.

Массив – это совокупность информации, содержащейся в различных однородных документах.

Поток – это набор массивов, относящихся к одной функции управления.

Информационная база – это совокупность потоков, характеризующих управленческую работу в целом. Чтобы подсчитать ресурсы информационной базы, необходимо количественно оценить информацию, для чего используются различные единицы измерения информации: бит, байт, файл и др.

По специально разработанным методикам информация может быть оценена на качественном или количественном уровне. Такая оценка имеет большое значение при организации хранения информации и технологии ее обработки.

§2.2. Кодирование информации

Информацию можно представлять и обрабатывать по-разному. Для устного и письменного общения люди пользуются знаковой системой, которая содержит конечное число символов: буквы алфавита (латинского, русского или др.), цифры, знаки препинания, знаки математических операций и т.п.

Часто возникает необходимость представлять информацию в отличающейся от первичной форме. Так, например, для передачи информации на расстояние был изобретен код Морзе, в котором буквы и цифры закодированы с помощью коротких и длинных импульсов.

Кодирование – это процесс преобразования информации в совокупность символов. Система кодирования – это набор правил построения кодовых обозначений объектов. Цель кодирования – представление информации в более компактной форме. Обычно основу кодирования составляют результаты классификации.

Код – это условное обозначение конкретного объекта. С другой стороны, код – это ключ для перевода информации из одной формы в другую. Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется длиной (числом позиций в коде) и структурой (порядком расположения символов в коде).

Например, в классификаторе ТН ВЭД («Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности») код товара содержит 9 цифр.

• Вся продукция делится на группы (XX 00 00 000):

47 00 00 000 – Масса из древесины или из других волокнистых целлюлозных материалов; бумага и картон, регенерированные из отходов и макулатуры; бумага, картон и изделия из них.

• Далее внутри группы – на подгруппы (XX XX 00 000):

47 03 00 000 – Целлюлоза древесная, натронная или сульфатная, кроме растворимых сортов.

• Далее внутри подгруппы – на виды продукции (XX XX XX 000):

47 03 11 000 – Небеленая: из хвойных пород.

Система кодирования может носить самостоятельный характер или быть основанной на предварительной классификации. Регистрационная система кодирования не требует предварительной классификации объектов (например, порядковая или серийно-порядковая). Классификационная система кодирования ориентирована на классификацию на основе иерархической системы (последовательное кодирование) либо на основе фасетной системы (параллельное кодирование). Каждой из них присущи свои достоинства и недостатки. Выбор системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, ее стабильности и задач, стоящих перед информационной системой.

Независимо от выбранной системы кодирования необходимо соблюдать следующие требования к создаваемым кодам и системам кодирования:

• системы кодирования должны быть ориентированы на автоматизированную обработку;

• системы кодирования должны обеспечить резерв кодовых обозначений для новых позиций и расширения номенклатуры без нарушения ее структуры;

• коды должны однозначно идентифицировать каждый объект и содержать всю необходимую информацию об объектах;

• коды должны быть стабильными (для каждой номенклатуры иметь одинаковую длину) и едиными для всех подразделений.