13.4 Классификация информационных систем используемых в работе менеджера

Увеличение производительности труда разработчиков новых изделий, сокращение сроков проектирования, повышение качества разработки проектов - важнейшие проблемы, решение которых определяет уровень ускорения науно-технического прогресса общества. Развитие систем автоматизированого проектирования (САПР) опирается на прочную научно-техническую базу. Это - современные средства вычислительньной техники, новые способы представления и обработки информации, создание новых численных методов решения инженерных задач и оптимизации. Системы автоматизированного проектирования дают возможность на основе новейших достижений фундаментальных наук отрабатывать и совершенствовать методологию проектирования, стимулировать развитие математической теории проектирования сложных систем и объектов. В настоящее время созданы и применяются в основном средства и методы, обеспечивающие автоматизацию рутинных процедур и операций в работе менеджера, таких, как подготовка текстовой документации, преобразование технических чертежей, построение графических изображений и т.д.

Необходимость автоматизации рабочего места бухгалтера, менеджера, коммерсанта - это не просто дань моде или способ поднять престиж фирмы. Преимущества учета с помощью компьютера очевидны. Программные средства позволяют не только снизить трудоемкость учета, застраховаться от арифметических ошибок, но и всесторонне анализировать накопленную информацию. Поэтому, рано или поздно, любая серьезная организация встает перед проблемой автоматизации своей финансово-хозяйственной деятельности, а, следовательно, перед проблемой выбора системы, максимально отвечающей ее требованиям.

Выбор пакета, который позволит наиболее оптимально учесть особенности конкретного предприятия, зависит от целого ряда факторов. Важно не упустить главные критерии для правильного понимания проблемы выбора программы автоматизации.

На сегодняшний день существует два основных подхода к проблемам автоматизации. Первый - это так называемая «локальная» или «лоскутная» автоматизация. Ее примером может служить автоматизация бухгалтерии, склада и любого другого отдельно взятого отдела. Часто речь идет даже не обо всем подразделении, а только об автоматизации конкретного участка работы, например выписки накладных на складе или расчета заработной платы или подоходного налога в бухгалтерии.

Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При таком подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов, кладовщики, кадровые службы и прочие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия.

Целесообразность выбора одного из двух возможных путей проведения автоматизации - «по частям» или «все сразу» зависит от конкретных условий. Такими факторами обычно являются степень внутренней готовности предприятия к внедрению новых методов работы и его финансовые возможности.

Если предприятие не может сразу внедрить комплексную систему автоматизации финансово-хозяйственной деятельности или ее использование признано нецелесообразным, можно и нужно автоматизировать отдельные участки. Однако, следует иметь ввиду, что очень желательно сразу выбрать правильную для вашего предприятия стратегию и потом последовательно ее придерживаться. После «лоскутной» автоматизации, которая проводилась без расчета на завтрашний день, требуется гораздо больше усилий и средств для внедрения комплексной системы, чем если бы переход к ней осуществлялся сразу от ручной обработки информации.

Таким образом, какая бы стратегия автоматизации ни была выбрана, очень важно все тщательно спланировать, в том числе и на перспективу, провести тщательную и всестороннюю подготовку.

Так, например, можно плавно и грамотно перейти к комплексной автоматизации, вначале приобретя программу «lС:Торговля и Склад», а затем дополнить пакет бухгалтерских программ при появлении финансовых возможностей такими программными продуктами как «lС:Бухгалтерия» и «lС:Зарплата и кадры», а в результате объединить их и работать с общей базой данных в системе lС:Предприятие, а если желательно, то и на разных компьютерах, объединенных в локальную сеть. Одним из преимуществ этих программ является большая сеть «внедренческих» организаций, способных осуществить серьезные переделки в программе или предложить большое количество вариантов программы с настройками на требования конкретного предприятия.

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью системы управления современным предприятием или организацией. Данные бухгалтерского учета используются не только менеджерами предприятия для планирования, анализа и контроля финансово-хозяйственной деятельности, но и инвесторами, кредиторами, налоговыми органами, банками и т. д.

В современных условиях для того, чтобы соответствовать требованиям времени, бухгалтерам необходимо постоянно обновлять и расширять свой профессиональный кругозор. В последние годы значительно выросла потребность в специалистах в области бухгалтерского учета, которые умеют вести автоматизированный учет в системе lС:Предприятие.

lС:Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система lС:Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д. Встроенный макроязык системы 1С позволяет реорганизовать самостоятельно практически все виды учета и отчетности по желанию пользователя.

Средства конфигурирования программы позволяют организовать произвольное количество справочников и документов необходимой структуры. Можно настроить произвольное количество журналов расчета для выполнения расчетов по тем или иным объектам хранения их результатов.

Разработка бизнес-плана является важным и достаточно трудоемким эта­пом реализации любого проекта. Этот этап совершенно необходим - без него нельзя начинать никакой сколько-нибудь серьезный проект, не говоря уже о том, что без предъявления бизнес-плана практически невозможно получение кредита в любом уважающем себя банке или привлечение достойного инвестора.

Современные информационные технологии предоставляют пользователю эффективный инструмент разработки бизнес-плана, каковыми являются версии информационной системы Project Expert.

Система Project Expert для WINDOWS разработана на основе имитацион­ной (динамической) модели финансовых потоков и предназначена для решения следующих задач:

разработка технико-экономического обоснования (Бизнес-плана) инвестици­онного проекта в соответствии с международными требованиями и учетом особенностей стран с неустойчивой экономикой;

оценка эффективности инвестиционного проекта;

анализ чувствительности проекта посредством варьирования ключевых фак­торов, в соответствии с различными сценариями развития;

анализ текущего финансового состояния приватизируемого предприятия и прогноз перспектив его развития;

контроль за ходом реализации инвестиционного проекта, моделирование критических ситуаций и путей их преодоления.

Project Expert позволяет разработать план и провести анализ эффективно­сти инвестиционного проекта без отраслевых ограничений (включая строитель­ство). Допустимая длительность проекта - 30 лет. Минимальный шаг расчета - один месяц, что позволяет производить расчеты проектов, имеющих сезонный характер, а также корректно учитывать влияние на денежные потоки временных факторов в условиях высокой инфляции. Ввод данных о величинах поступлений и выплат может производиться в двух валютах. Количество различных продук­тов (услуг), реализуемых в одном проекте - до 400.

Project Expert имеет в своем составе инструментальные средства, позво­ляющие разработать детальный инвестиционный план проекта, включая разра­ботку календарного плана проекта, построение сетевого графика с учетом раз­личных условий взаимодействия стадий проекта между собой и представление, его в виде диаграмм GANTT и PERT.

Project Expert позволяет профессионально провести детальный финансо­вый анализ проекта. Имитационная (динамическая) модель денежных потоков (Cash-Flow) позволяет не только рассчитать основные финансовые показатели эффективности проекта в различные периоды времени, но и выработать наибо­лее рациональную стратегию его реализации посредством ранжирования набо­ра факторов, отражающих возможные варианты развития проекта.

В процессе анализа используются следующие данные:

1. Общеэкономические факторы, характеризующие социально-эконо­мическую среду и отрасль:

1.1. Прогнозируемый обменный курс валют.

1.2. Прогнозируемые по годам показатели инфляции, в том числе по следующим составляющим в структуре поступлений и затрат: изменение рыночных цен на готовую продукцию или услуги, изменение стоимости материалов, сырья и ком­плектующих изделий, изменение затрат на заработную плату, изменение уровня затрат на общие операционные и торгово-административные издержки, измене­ние стоимости активов, изменение затрат на энергоносители и другие природные ресурсы. При этом для каждого продукта, ресурса и статьи затрат могут быть установлены индивидуальные показатели инфляции.

1.3. Ставки налогов различных типов с возможностью адаптации посредством введения новых.

1.4 Уровни процентных ставок по банковским кредитам в гривнах и в валюте.

2. Календарный инвестиционный план:

2.1.Структура инвестиций.

2.2.Объемы затрат, даты и сроки выполнения различных стадий проекта. При этом инвестиционные затраты в каждой стадии проекта автоматически корректируются с учетом инфляции и расчетной датой платежа.

3.Факторы, характеризующие рынок и сбыт продукции:

3.1. Прогнозируемые физические объемы сбыта и цены каждого вида продукции (услуг) на внутреннем и внешнем рынках.

3.2. Условия реализации продукции (услуг) - индивидуально для каждого продукта (услуги) из неограниченного перечня: объем потерь при сбыте; время сбыта; сроки задержки платежей за продукцию или услуги, реализуемые на внутреннем и внешнем рынках; продажи в кредит, с авансовыми платежами; условия стимулирования сбыта посредством скидок; объемы запасов готовой продукции на складе.

4.Факторы, характеризующие производство продукции и услуг:

4.1 Прямые (переменные), общие (оперативные, торгово-административные) производственные издержки на производство единицы продукции, в гривнах и в валюте.

4.2 План по персоналу.

4.3.Запасы сырья, материалов и комплектующих изделий и условия оплаты.

5.Факторы, характеризующие финансовую стратегию проекта:

5.1. Собственный (акционерный) и заемный капитал (долгосрочные и кратко­срочные кредиты) в гривнах и в валюте.

Результаты финансового анализа представлены следующими отчетными формами:

отчет о доходах и расходах (Income Statement);

движение денежных потоков (Cash-Flow);

баланс (Balance-Sheet).

Для оценки финансовой эффективности проекта рассчитываются следую­щие показатели: доход на активы, доход на собственный (акционерный) капитал, доход на инвестиции, доход с оборота (ROIs), прирост собственного (акционерного) капитала, срок окупаемости проекта, внутренняя норма прибыли (IRR), чистый приведенный уровень дохода (NPV), индекс прибыльности, пока­затели платежеспособности и ликвидности, показатели оборота запасов и по­ступлений.

Все показатели эффективности проекта и форма их представления полно­стью соответствуют международным стандартам и понятны для представителей деловых кругов любых без исключения государств с развитой рыночной эконо­мической системой.

Особое внимание следует уделить разработке прогноза инфляции по раз­личным составляющим поступлений и затрат, который основывается на анализе ретроспективной информации о динамике изменений значений прогнозируемых факторов. Последовательность процедур ввода и обработки данных приведена в таблице 13.1.

Структура Project Expert построена в соответствии с задачами, которые необходимо решать пользователю в процессе разработки основных разделов бизнес-плана проекта.

Форматы отчета выбираются нажатием одной из кнопок экрана: на принтер, для MS Word for Windows, текстовой файл. Последнюю кнопку целесообразно применять для импорта информации в любое приложение WINDOWS (например, Excel, Works, Write и т.д.).

Таблица 13.1 – Последовательность процедур ввода данных

Шаг1	Ввод общих данных о проекте
Шаг 2	Ввод данных, описывающих окружающую среду (налоги, инфляция)
ШагЗ	Ввод данных об инвестиционных затратах и календарном плане проекта
Шаг 4	Создание объектов и классификация по типам активов
Шаг 5	Ввод перечня продуктов и услуг
Шаг 6	Формирование сетевого графика проекта и связей между этапами
Шаг 7	Ввод данных, характеризующих стратегию сбыта продукции (услуг)
Шаг 8	Ввод данных о затратах на персонал_
Шаг 9	Ввод данных о прямых производственных издержках
Шаг 10	Ввод данных о постоянных (общих) производственных издержках
Шаг 11	Проведение расчета с целью определения потребности в капитале
Шаг 12	Ввод данных об акционерном и заемном капиталах
Шаг 13	Проведение расчета с учетом стоимости капитала и дисконтирова­ния
Шаг 14	Анализ чувствительности проекта посредством варьирования значений ключевых факторов
Шаг 15	Печать результатов

Графическое представление результатов. При нажатии кнопки Графики открывается диалоговое окно работы с графиками. Графики для просмотра и редактирования выбираются из списка двойным щелчком левой кнопки мыши. Добавление и удаление графиков производится кнопками со стрелкой и крестиком.

Подготовленные графики можно вывести на печать. Для этого надо нажать кнопку Печать графиков и в диалоге Print нажать кнопку <ОК>.

Анализ чувствительности начинают с наиболее значимых факторов. Однако, анализ проекта включает как количественные методы, так и качественные. Причем в результате проведения качественного анализа могут быть открыты новые точки приложения затрат.

Из вышесказанного видно, что эти программы неплохи для различных финансовых операций, отчетов, но это не все опреации, которые необходимо выполнять на предприятии.

В настоящее время широко используются пакеты инженерной графики семейства AutoCAD различных версий - от работающих в MS-DOS до современных, поддерживаемых операционными системами Windows. Программы Auto-CAD предназначены, в основном, для создания систем автоматизированного проектирования в различных предметных областях, где требуется построение чертежей (строительных, машиностроительных, электронных и электрических схем и т.д.).

Применительно к широкому спектру задач менеджмента и офисных технологий интерес представляют другие графические системы и программы обработки изображений. К ним относятся графические редакторы Paint, Adobe Photoshop, графические пакеты CorelDRAW.

Графический редактор Paint - это программа, поставляемая в комплекте с оболочкой Windows и предназначенная для создания и редактирования на экране изображений (картинок). Эти изображения сохраняются в графических файлах растрового формата (с расширением .bmp или .рсх). Каждое изображе­ние - это мозаика из точек (пикселей), окрашенных в тот или иной цвет.

В графический редактор, внесены изменения, делающие работу с редактором более удоб­ной: сокращено число инструментов, работа с ними стала более простой и ло­гичной; добавлены некоторые функции (например, масштабирование рисунка, поворот фрагмента на 90, 180 и 270 градусов); упрощены некоторые функции (например, ввод текста); перестроена система команд меню и др.

Для собственно рисования пользователю предоставляется рабочее поле, в пределах которого он может работать, используя тот или иной инструмент Paint. размеры окна (а значит, и рабочего поля) могут изменяться, как это делается с окнами Windows (растянуть по горизонтали, вертикали или по диагонали; свернуть, развернуть, восстановить).

Пакет CorelDRAW - программа векторной графики с расширенными возможностями обработки текста. Она идеально подходит для выполнения практически любого графического проекта. Она обладает хорошо организованным настраиваемым интерфейсом, ее лучшие средства существенно развиты, а новые возможности просто замечательны. Существенное повышение мощности, быстродействия и точности достигнуто за счет использования многодокументного интерфейса (MDI) и 32-разрядной обработки данных.

Выбор одного из 50 профессиональных шаблонов (от макета газетной страницы до визитной карточки).

Программа Adobe Photoshop(АР) один из многочисленных пакетов для обработки, изменения, сохранения графических объектов. Данная программа позволяет работать с палитрой, калибровать, сканировать, импортировать и экспортировать,выделять области, контуры, рисовать, редактировать, выбирать цвета, слои, каналы и маски, фильтры, размер изображения и его разрешение,цветокоррекция, преобразовать изображения, цветоделение, печать изображения.

В программное обеспечение Adobe Photoshop включено несколько специализированных палитр «Команды». Они содержат команды, применяемые для выполнения допечатных задач, коррекции цвета и манипулирования изображениями.

При использовании определенных моделей сканеров программа Adobe Photoshop позволяет полностью контролировать процесс преобразования фотографии или слайда в оцифрованное изображение. Для сканирования изображений используется команда «Получить» из меню «Файл».

Программа Adobe Photoshop может работать с любым сканером при условии, что для него будет установлен совместимый дополнительный модуль. Чтобы установить такой модуль, необходимо скопировать в подкаталог PLUGINS каталога программы Photoshop соответствующий файл фирмы-производителя сканера.

Если вы не смогли приобрести для своего сканера драйвер, совместимый с программой Adobe Photoshop, то вы можете отсканировать изображение с помощью программного обеспечения фирмы-производителя сканера, сохранив его в формате TIFF или BMP. Чтобы затем открыть этот файл в программе Photoshop, воспользуйтесь командой «Открыть...» из меню «Файл». В процессе сканирования изображений имеется возможность управлять несколькими параметрами, которые влияют на качество итогового файла.

Говоря о мультимедиа, надо, прежде всего, иметь в виду новое качество аудио- и видеоэффектов в сочетании с резким увеличением объема информации, передаваемой и перерабатываемой специальными средствами мультимедиа, установленными в ПК. Именно это обуславливает использование мультимедиа в таких новых сферах применения компьютеров, как презентации товаров и услуг, учебные программы с динамической графикой и звуковым сопровождением, обработка и синтез звуковых стереофонических и телевизионных видеоканалов, проведение видеоконференций и представление разнообразной объемной информации (компьютерные энциклопедии и справочники и т.п.). Так же, для проведения презентаций, конференций используется медиа-проектор, который подключается к компьютеру и проектирует изображение на экран.

Для создания пре­зентационной графики, слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций или показа материалов для конференций используется программа PowerPoint, которая идет в комплекте с Microsoft Office. Эта программа позволяет довольно быстро и легко создать необходимый материал. В ней имеются шаблоны, в которые можно вставлять информацию имеющихся документов. Так же емеется возможность автоматического перехода с выставлением времени, от одного слайда к другому.