21.5 Анализ эффективности использования персонала

Основные задачи анализа использования персонала на предприятии:

• исследование численности работников и их состава по полу, возрасту, специальностям, должностям и уровню квалификации;

• установление степени обеспеченности предприятия кадрами;

• проверка данных об использовании рабочего времени;

• изучение форм, динамики и причин движения рабочей силы, состояния дисциплины труда;

• определение количества и динамики занятых ручным, малоквалифицированным и тяжелым физическим трудом;

• исследование социальных аспектов трудовой деятельности: мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, удовлетворенности трудом и т.п.;

• разработка мер, направленных на улучшение обеспеченности предприятия кадрами, совершенствование их структуры и использования.

Для анализа эффективности использования персонала последний классифицируют по направлениям.

Для анализа эффективности использования персонала необходимо рассмотреть показатели численности персонала.

В соответствии с Законом Украины «О предприятии» предприятие са­мо определяет численность персонала, его профессиональный и квалифика­ционный состав, утверждает штаты. Различают общую и списочную чис­ленность персонала и списочную численность ППП. Общая численность пер­сонала (Чобщ) — сумма численности ППП и непромышленного персонала.

Списочная численность ППП (Чппп) включает в себя общее число всех работников предприятия (рабочих — Чрб, руководителей — Чрк, спе­циалистов — Чсп, прочих служащих — Чсл), принятых на постоянную, се­зонную, а также временную работу сроком на один день и более со дня за­числения на работу.

Ч_ппп = Ч_рб + Ч_рк + Ч_сп + Ч_сл . (21.51)

В списочную численность включают фактически работающих, а также находящихся в командировках, в отпусках очередных, учебных и по беременности и родам, не вышедших на работу в связи с выполнением го­сударственных и общественных обязанностей, по болезни, с разрешения администрации, прогулявших работу, временно отвлеченных на другие работы, если за ними сохранено штатное место.

Для расчета численности работников за определенный период исполь­зуют показатель среднесписочной численности работников. Он необходим для анализа таких показателей, как средняя выработка, средняя заработная плата, средний доход, движение кадров и интенсивность их использования.

Среднесписочную численность работников за месяц (Чср.сп) опреде­ляют путем деления суммы списочной численности работников за каждый рабочий день месяца, включая праздничные и выходные дни, на число ра­бочих дней в месяце:

(21.52)

где Чpi — списочная численность работников каждого рабочего дня меся­ца; п — число рабочих дней в данном месяце.

Обеспеченность предприятия персоналом устанавливают путем сопос­тавления расчетной численности персонала на планируемый период с факти­ческой. Расчетную численность можно определить по формуле:

(чел.), (21.53)

где -— полная трудоемкость планируемой годовой производственной программы, чел.-час.; Ф^ПЛ —-плановый годовой фонд рабочего времени од­ного среднесписочного работника промышленно-производственного пер­сонала, чел.-час.; Кн —- коэффициент, отражающий среднее выполнение сдельщиками норм труда на предприятии, %; Iсд — удельный вес сдельщи­ков в численности ППП, %.

Анализ качественного состава персонала необходим для прогноза количественных и качественных потребностей в рабочей силе и определе­ния мер по приведению наличного состава в соответствие с потребностями (отбор, наем, подготовка, адаптация, повышение квалификации, переме­щения по вертикали и горизонтали, увольнение и т.п.), для разработки про­граммы подготовки и повышения квалификации персонала.

Для выпуска конкурентоспособной продукции с высоким техничес­ким уровнем необходимо такое количество работников, которое по их ква­лификации соответствовало бы требованиям производства.

При анализе качественного состава рабочих по профессиям сопос­тавляют перечень производственных операций и их сложность с составом рабочих по специальностям и разрядам в цехах, на участках и рабочих местах, рассчитывают средние разряды работ и средние разряды робочих.

Если средний разряд рабочих превышает средний разряд работ, то это означает, что рабочие на предприятии не используются в полном соот­ветствии с их квалификацией и перерасходуются средства на оплату труда из-за выплат межразрядной разницы.

Превышение среднего разряда работ над средним разрядом рабочих может привести к снижению качества продукции и выполненных работ. Чтобы этого избежать, необходимо повышать квалификацию рабочих.

Незначительное превышение среднего разряда работ допустимо, так как создаются условия для роста квалификации рабочих.

Средний показатель по предприятию недостаточно точно характеризует это соответствие. Поэтому необходимо установить, по каким имен­но профессиям и разрядам имеет место отставание квалификации рабочих, для того чтобы в план повышения квалификации включить те группы ра­бочих, которые действительно нуждаются в повышении квалификации.

Анализ состава рабочих до квалификации не преследует цели обес­печить идеально точное соответствие квалификационного уровня работ и рабочих, так как в связи с постоянным изменением характера работ и со­става рабочих добиться этого практически невозможно. Однако такой ана­лиз периодически следует проводить, чтобы не допускать больших разры­вов между квалификационным уровнем работ и рабочих.

Анализ качественного состава и использования труда специалистов и руководителей позволяет выявить причины отклонения фактической численности от расчетной, изменение удельного веса специалистов с выс­шим и средним специальным образованием в их общем количестве, изме­нение удельного веса численности специалистов по категориям или разря­дам ETC. оценить выполнение плана повышения квалификации руководи­телей и специалистов.

Конечная цель анализа — разработка мер по повышению эффектив­ности использования труда специалистов, совершенствованию их профес­сионально-квалификационной структуры.

В мировой практике существуют различные способы оценки ка­чественного состава руководителей и специалистов: годовая аттестация персонала, оценка по результатам работ, оценка по достижению по­ставленных целей.

Аналитическую оценку качественного состава специалистов можно проводить в соответствии с заранее поставленными перед ними целями на определенный период времени.

Эта оценка включает несколько этапов:

• определение нескольких главных обязанностей работника;

• конкретизация каждой в определенных экономических показателях (прибыль, издержки производства, объем, сроки, качество, производи­тельность труда и т.д.);

• установление единиц измерения (проценты, дни, грн.) и системы показателей, отражающих результаты деятельности (сокращение сроков, снижение брака, рост прибыли в процентах к предыдущему периоду и т.д);

• установление минимальных и максимальных «стандартов исполнения» по каждому показателю;

• соотнесение максимальных и минимальных результатов исполнения с принятыми стандартами (выше максимального, на его уровне, на уровне минимума, ниже минимума) и выведение оценочного балла;

• вычисление средней оценки по всем показателям.

Степень интенсивного использования персонала можно проанализи­ровать при помощи следующих показателей: коэффициент сменности — Ксм; коэффициент использования сменного режима — Кисп.см; коэффициент занятости тяжелым физическим трудом — Ктяж; коэффициент занятости на не престижных работах — Кнепр; коэффициент отвлечения исполнителей от основной работы – Котвл.

Коэффициенты сменности и использования сменного режима рабо­чих определяют отношением общего числа отработанных всеми рабочими человеко-дней к числу их в наибольшей смене.

Пример. Отработанное время по сменам характеризуется следующими данным: в первую смену отработано 22000 чел.-дн., во вторую — 18000 чел.-дн., в третью — 10000 чел.-дн.

,

.

Изменение этих коэффициентов за определенный период свидетель­ствует об использовании рабочих и оборудования по сменам.

При расчете коэффициента сменности за один день в числителе и знаменателе могут быть использованы данные о численности работающих в каждой смене.

Остальные коэффициенты определяют отношением времени, заня­того на этих видах работ, к общему фонду рабочего времени на основании использования данных фотографий рабочего времени и других данных учета отработанного времени.

Для анализа движения персонала рассчитывают следующие показа­тели: коэффициенты оборота, сменяемости и текучести. Динамика этих показателей позволяет сделать вывод о количественных изменениях всего персонала, отдельных его категорий, функциональных, профессиональных и половозрастных групп за квартал и год.

Рассчитывают различные коэффициенты оборота рабочей силы: оборот по приему, оборот по выбытию, общий оборот, сменяемость персонала.

Коэффициент оборота по приему определяется отношением числа принятых за определенный период времени к среднесписочной численно­сти этой категории работников за этот же период.

Коэффициент оборота по увольнению определяется отношением числа уволенных за определенный период времени к среднесписочной численности этого персонала за тот же период.

Коэффициент общего оборота определяется отношением общего числа принятых и уволенных к среднесписочной численности работников за определенный период.

Сменяемость кадров определяют отношением наименьшего из чи­сел принятых и уволенных к среднесписочной численности.

Текучесть кадров характеризуется коэффициентом (Ктек), величину которого определяют отношением числа работников, выбывших за данный период по собственному желанию, за нарушение трудовой дисциплины и другим причинам, не вызванным производственной и общегосударствен­ной потребностью, к среднесписочной численности данной категории ра­ботников за определенный период времени.

, (21.54)

где Чув.сж — число уволенных по собственному желанию; Чув.н — число уволенных за нарушение трудовой дисциплины; Чcp.сп — среднесписочная численность персонала.

Высокая текучесть кадров может служить показателем неблагопо­лучия на предприятии.

Потери предприятий в связи с ростом текучести кадров обусловле­ны двумя причинами: снижением производительности труда работника за последние два месяца перед увольнением и в первые два месяца после приема на новую работу, а также увеличением инвестиций в рабочую силу из-за дополнительных расходов, связанных с обучением новых работников или переквалификацией имеющихся.

При анализе текучести персонала необходимо вскрыть причины ее: использование работника не по специальности, неудовлетворенность усло­виями, режимом труда и его оплатой, ненормальные отношения в коллек­тиве и другие причины.

Однако некоторые предприниматели считают текучесть кадров при­знаком обновления.

Коэффициенты, характеризующие движение работников (в том чис­ле рабочих), используют при разработке программ подготовки, переподго­товки и повышения квалификации персонала и для проведения эффектив­ной кадровой политики на предприятии и в регионе.

Механизация труда (замена ручного труда машинами н механизма­ми) — важнейшая проблема развития экономики предприятий. Для анали­за сокращения ручного труда используют данные об изменениях удельно­го веса рабочих, выполняющих работу при помощи машин и механизмов, вручную при машинах и механизмах и просто вручную, а также выпол­няющих работу по наладке и ремонту машин и механизмов.

Общую оценку уровня механизации труда может дать коэффициент механизации труда (Км), определяемый отношением количества рабочих, занятых на механизированных работах, к общей численности рабочих:

, (21.55)

где Чм — число рабочих, занятых на механизированных работах; Чр — чи­сло рабочих, занятых на ручных работах.

Анализ использования рабочего времени проводят для выявления размеров потерь рабочего времени, их причин, а также для разработки мероприятий. направленных на устранение этих потерь и повышение произ­водительности труда.

Рабочим называется время, в течение которого работник занят соз­данием материальных ценностей или оказанием полезных услуг.

Информационная база анализа использования рабочего времени — данные статистической отчетности по труду; сведения, содержащиеся в фор­мах первичного учета на предприятиях: табеля, листки и акты простоев; а также результаты специально проводимых выборочных наблюдений — фото­графий и самофотографий рабочего дня, отчеты о причинах временной нетру­доспособности и числе дней неявок в связи с временной нетрудоспособно­стью пострадавших при несчастных случаях на производстве и др.

Общее представление о степени использования рабочего времени можно получить, сравнив показатели часовой, дневной и годовой произво­дительности труда. Рост часовой производительности труда рабочих — ре­зультат снижения трудоемкости и повышения- квалификации рабочего, увеличение дневной производительности труда зависит также от степени улучшения использования рабочего времени в течение трудового дня (ли­квидация внутрисменных простоев, опозданий на работу), а повышение годовой производительности труда, кроме того, связано с сокращением целодневных простоев, прогулов, снижением заболеваемости и т.п.

В анализе использования рабочего времени определяют показатели:

• среднее число дней, отработанных одним рабочим за определенный период (рассчитывается делением общего количества отработанных человеко-дней на среднесписочный состав рабочих);

• среднее число часов, отработанных одним рабочим в день, т.е. средняя продолжительность рабочего дня (рассчитывается делением суммы отработанных человеко-час, на количество отработанных человеко-дней за определенный период);

• среднее число часов, отработанных одним рабочим за определенный период (отношение общего количества отработанных человеко-часов к среднесписочной численности рабочих).

• Эти показатели позволяют судить о внутрисменных и целодневных потерях рабочего времени.

Так, уменьшение среднего числа дней, отработанных одним ра­бочим в год, свидетельствует об увеличении целодневных потерь рабо­чего времени (в том числе по болезни). Основные причины увеличения целодневных потерь: прогулы, перебои в снабжении предприятия сырьем и материалами, внеплановый ремонт, неисправность оборудования, отсутствие работы, забастовки и др.

Уменьшение средней продолжительности рабочего дня свидетельствует об увеличении внутрисменных потерь рабочего времени. Причины увеличения внутрисменных потерь рабочего времени можно отнести к двум группам: организационно-технические и социально-экономические. К организационно-техническим причинам увеличения внутрисменных потерь рабочего времени относятся:

• неисправность оборудования; отсутствие сырья, материалов, заготовок, инструмента и т.п.;

• отсутствие энергии, пара, чертежей;

• ожидание подъемно-транспортных средств, подсобных рабочих и др.

Причины социально-экономического характера: опоздания к на­чалу работы и после регламентированных перерывов; преждевремен­ный уход с работы; оставление рабочего места без уважительной при­чины; несогласованность в работе, связанная с низким уровнем взаимо­отношений в коллективе и др.

В ходе анализа изучают динамику внутрисменных потерь, опреде­ляют основные их причины и время наиболее частого возникновения про­стоев (начало, середина или конец смены, утренняя или вечерняя смена).

Результаты анализа используют при планировании полезного фонда рабочего времени путем разработки планового баланса рабочего времени одного среднесписочного рабочего.

Уменьшение среднего числа часов, отработанных рабочим в опре­деленный период (год, квартал), объясняется увеличением как внутрисменных, так и целодневных потерь рабочего времени и служит исходной величиной при определении ущерба, наносимого предприятию увеличени­ем потерь рабочего времени.

На предприятиях случаются и скрытые потери рабочего времени, которые непосредственно как потери не учитываются, но нередко дости­гают значительных размеров. К ним относятся: нерациональная затрата, рабочего времени, вызванная изготовлением и исправлением бракованной продукции: отклонения от нормальных условий работы, такие, как допол­нительные затраты труда из-за нестандартного сырья, увеличение разме­ров обрабатываемых заготовок, поставкой инструментов, не предусмот­ренных технологией и др.

Величину этих потерь можно определить по доплатным листкам, выписываемым рабочим за выполнение указанных работ, или по количеству забракованных изделий.

Зная среднюю выработку на один отработанный человеко-час, мож­но определить ущерб от непроизводительных затрат рабочего времени.

Анализ основывается, как правило, на использовании отчетных дан­ных, которые не полностью отражают действительные потери рабочего времени (отсутствие учета кратковременных простоев, почти полное от­сутствие учета простоев у отдельных групп рабочих-повременщиков, скрытые простои). Поэтому в дополнение к такому анализу необходимо систематически изучать потери рабочего времени путем проведения фото­графий рабочего дня, массовых самофотографий рабочего дня, социологи­ческих опросов, бесед с рабочими о причинах потерь рабочего времени.