7. Основы техники практической организационной работы

7.1. Последовательность организационной работы

Успех каждого вида работы существенным образом определяется методическими приемами, способами, инструментами ее выполнения, иначе говоря — техникой этой работы. Методическое обслуживание организационной работы направлено на лучшее использование предоставленных в распоряжение средств руководителя и прежде всего его рабочего времени, а также для достижения целей подразделений и предприятия путем решения организационных проблем. Для анализа рабочих ритмов, культуры времени, его планирования и соблюдения сроков существует специальная научная дисциплина — менеджмент времени.

Мы ограничиваем в данном разделе рационализацию организационной работы распространением ее техники, т.е. прежде всего методов выгодного применения знаний организатора производства или делового администратора.

Методическая последовательность проведения организационной работы. Она объединяет ряд определения работы, его восприятия, начала и окончания работы.

Максимально возможно 8 ступеней, которые показаны на рис.7.1. Минимум три ступени — это установление фактического состояния, его анализ и разработка предложений по тому, каким должно быть состояние рассматриваемого вопроса.

Установление целей

Практическая Ограничение задач

организационная

работа

1. Определение

фактического состояния

4 ступень 5 ступень 6 ступень 7 ступень 8 ступень

2.Анализ и критика методы методы методы методы методы

фактического

состояния

3.Разработка

предложений

по достижению Реализация

заданного предложений

состояния

Контроль реализации предложений

Рис.7.1. Последовательность практической организационной работы.

Определение исходной позиции означает установление той ситуации, в которой находится организатор в данное время. Для успеха всей организационной работы знание фактического положения дел является исходной предпосылкой. Необходимо знать информацию, которая соответствует сформулированному заданию. Надо при этом принять во внимание два существенных фактора:

• осложнение и затруднения в связи с восприятием реального положения дел людьми, которых касается данная ситуация. Этими трудностями значительно обуславливается концепция организационного развития и улучшения сложившейся ситуации, когда приходится учитывать реакцию сотрудников, их возможности, даже определенный страх перед инновациями со стороны тех, кто должен выполнять задания.

• временные рамки, в которых необходимо действовать для достижения заданного состояния. Отпущенное время может быть весьма незначительным. Часто фактическое состояние не рассматривается в качестве базиса для установления целей

Анализ и критика фактического состояния означает анализ информации о сложившейся ситуации по определенным критериям (времени, коммуникаций, решаемых задач и т.д.). Разделение данных по критериям ориентировано на определенные цели (описание требований к должности, построение организационной структуры или технологического процесса, делегирование полномочий или повышение качества изготовления продукции). Результаты такого расчленения информации составляют основу разрабатывающихся предложений по желаемому состоянию проблемы.

Критика фактического состояния — это определение недостатков и нехваток чего-либо, чтобы потом найти возможности их устранения. Устранение недостатков предполагает наличие масштаба сравнения. На помощь приходит производственный опыт лучших решений похожих ситуаций. Средствами помощь являются каталоги недостатков и контрольных вопросов. Такие категории являются обычной практикой многих предприятий Западной Европы.

Разработка предложений по достижению заданного состояния означает определение основных позиций организационной работы относительно исследуемого объекта. Выполняются следующие действия:

• поиск как можно большего числа альтернативных вариантов решения проблемы: чем больше число возможных решений, тем с большей вероятностью находится лучшее из них;

• оценка альтернатив;

• выбор альтернативы, исходя из заданных предпосылок решения ситуации.

Реализация предложений происходит по следующей схеме:

• разработка организационных и служебных указаний;

• подготовка участвующих в реализации сотрудников, — она особенно необходима при пассивном восприятии нововведений;

• временная градация мероприятий по внедрению предложений.

Контроль реализации предлагает наряду со сравнением фактического и желаемого результатов проведение отдельных исследований, которые предназначены для выявления проблем развития инициативы сотрудников, а также других трудностей, связанных с происходящими изменениями. Такие исследования должны носить оперативный характер и содействовать деловой активности участников изменений.