51 Коммуникации: понятие, виды, элементы и этапы процесса. Система информационного обеспечения управления.

1. Коммуникационный процесс.

1. Понятие коммуникации.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация – процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми.

Коммуникация пронизывает все виды управленческой деятельности; она предоставляет исходные данные для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи, корректировки целей и процедур деятельности предприятия в соответствии с требованиями ситуации и меняющегося окружения. Коммуникация – основной связующий процесс в управлении.

2. Виды коммуникации.

Коммуника­ция может быть:

- формальной;

- неформальной.

Формальная коммуникация – включает:

- создание определенного образа, «имиджа» предприятия при обмене с внешними потребите­лями информации;

- передача теку­щих задач, данных о различного рода изменениях с высших уров­ней управления на низшие по каналам связи между уровнями управления;

- передача информации с низших уров­ней на высшие обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок;

- обмен информацией между различными от­делами (подразделениями);

- обмен сведениями между руково­дителем и подчиненными и др.

Неформальная коммуникация - любые коммуникации, которые устанав­ливаются путем личных контактов вне заранее установленных (официальных) процедур, и их роль может быть весьма значитель­ной:

- свободный обмен мнениями (в том числе во внерабочее время);

- слухи.

3. Элементы коммуникационного процесса.

В коммуникационном процессе выделяют четыре основных эле­мента: источник отправитель), само сообщение, канал связи и по­лучатель.

Результат коммуникации - это изменения в поведении получа­теля информации, которые происходят вследствие передачи сооб­щения. Обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника. Источник может использовать обратную связь, в част­ности, при передаче последующих сообщений. Обратная связь не­обходима, чтобы понять, в какой мере сообщение воспринято и понято. Кроме того, обратная связь позволяет обеим сторонам по­давлять информационные шумы (все, что искажает смысл сооб­щений).

4. Этапы коммуникационного процесса. Коммуникационный процесс на­чинается с формирования идеи сообщения и отбора нужной для этого информации. Затем идея (смысл сообщения)ко­дируется – воплощается в слова, интонации и т.д. Источник (отправитель) должен также выбрать канал, совмес­тимый с типом символов, использованных при кодировании. Со­общение может быть передано в устной или письменной форме. Сооб­щения могут быть переданы лично, через посредника, через элект­ронные средства связи. После передачи сообщения отправителем получатель декодиру­ет его, то есть подвергает содержательной интерпретации. Если мысли отправителя полностью восприняты получателем, процесс обмена информацией завершен.

Однако по ряду причин из-за недопонимания сообщения полу­чателем передаваемая информация может искажаться. Здесь и включается механизм обратной связи, который заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя отправи­телю и получателю информации подавлять различные шумы (все, что искажает смысл сообщения).

К источникам шума отно­сятся: различия в языке, ограниченность письменных форм передачи информации, удаленность, недостаток времени у руководителей, «барьеры престижа», неосознанный отбор инфор­мации, различия в стратегии индивидов и групп, фильтрация ин­формации от уровня к уровню управления из-за разности в пони­мании проблем, информационные перегрузки в каналах связи и т.д.

Информация – это некоторые сведения, совокупность данных, имеющих практическое значение. Информация - необходимое условие деятельности человека, средство общения между людьми.

Информация может классифицироваться по различным признакам:

- общему назначению (директивная и справочно-нормативная информация);

- целевому назначению (плановая, отчетно-статистическая, на­учно-техническая, административная и др.);

- характеру носителей информации (документированная и недо­кументированная);

- степени обработки (первичная и вторичная);

- источникам поступления (внутренняя и внешняя);

- направлению движения (входящая, исходящая);

- периодичности (периодическая, разовая);

- стабильности (постоянная, переменная);

- форме представления (письменная и устная, цифровая, буквен­ная, кодированная);

- насыщенности (достаточная, недостаточная, избыточная);

- действительности (достоверная, недостоверная) и т.д.

Требования, предъявляемые к информации: значимость, яс­ность (выразительность) , краткость, но с достаточной степенью полно­ты, достоверность (точность), своевременность, надежность, удобство к восприятию и оценке, предварительная обработка.

Необходимо постоянно заботиться о совершенствовании инфор­мационного обеспечения.

Документация - один из видов информационного обеспечения управления, который является универсальным средством фикса­ции, систематизации, переработки, передачи, накопления и ис­пользования информации в процессе управления предприятием.

Документ - должным образом составленная, подписанная и заверенная де­ловая бумага, которой оформляют различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юриди­ческих лиц и граждан.

Используемую на предприятиях документацию делят на несколько групп: административная, планово-экономическая, отчетно-статистическая, бухгалтерская, финансовая, технологическая, оперативная, кадровая и научная.