4.2. Служебные письма

Служебные письма – обобщенное название большой группы доку­ментов, которые служат средством общения с учреждениями и част­ными лицами. Служебные письма используются для решения самых разнообразных вопросов, возникающих в производственной и управ­ленческой деятельности.

Текст типового письма обычно состоит из двух частей: мотивационной и основной. В первой – излагаются мотивы, побудившие напра­вить письмо, например, делаются ссылки на решения вышестоящих органов. Во второй части излагается основной вопрос: просьба, пред­ложение, выводы, замечания и т.п.

В мотивационной части используют специальные типовые слово­сочетания: «В связи...», «В соответствии...», «На основании...» и выражения типа «В порядке исключения...», «В порядке технической помощи обмена опытом...» и т. п. Конечно, письма по несложным или обговоренным заранее вопросам могут состоять только из одной основной части, то есть без мотивации, пояснений и комментариев.

ГОСТом Р 6.30.2003 установлено: «В письмах используют сле­дующие формы обращения и изложения:

– от первого лица множественного числа (Просим направить..., Направляем на рассмотрение...);

– от первого лица единственного числа (Прошу выделить..., Счи­таю необходимым...);

– от третьего лица единственного числа (Руководство фирмы считает возможным..., Министерство предлагает...).

Уважение к адресату выражают деепричастными оборотами типа «Внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изу­чив Ваши замечания...».

Причины принятия решения также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «Учитывая изложенное...», «Считая важ­ным...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...».

Информационное письмо является самым распространенным видом корреспонденции. Оно сообщает адресату о каком-либо факте, событии или мероприятии. Например: «Центр маркетинговых иссле­дований сообщает, что заседание Совета директоров, намеченное на 25.10.06, переносится на 01.11.06».

Письмо-извещение по стилю близко к информационному пись­му. Составляется для конкретного адресата, чаще всего является от­ветом на запрос. Обращение к адресату начинается словами: «Изве­щаем Вас...», «Ставим Вас в известность...», «На Ваш № 12/143 от 12.10.08 сообщаем...».

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, предназначенное многим адресатам одновременно, в котором каждо­му адресату предлагается воспользоваться услугами отправителя письма или приобрести у него специфический товар. Рекламное письмо обычно содержит подробное описание товаров и услуг, выде­ляет их преимущества, обращает внимание на качественный сервис при их приобретении.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в ка­ком-нибудь мероприятии. Оно может адресоваться как конкретному лицу, так и организации в целом.

Письмо-подтверждение – это ответ на запрос и обычно удосто­веряет факты, действия и события, о которых имелась предваритель­ная информация. Но чаще это подтверждение получения каких-либо документов (писем, телеграмм, переводов, платежных поручений) или товаров и ценностей. Иногда это сообщение о том, что ранее со­ставленный документ (протокол о намерениях, договор, техническое задание) остается в силе. Такое письмо начинается словами «Под­тверждаем...», «Подтверждаю...», «Предприятие подтвержда­ет...».

Письмо напоминание сообщает о приближении или истечении срока исполнения какого-либо обязательства или напоминает о важ­ном совместном мероприятии. Такое письмо может быть предельно лаконичным и всегда начинается словами «Напоминаем...».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (аренды, скидок, льгот, места работы и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение содержания должно быть предельно ясным и четким.

Сопроводительное письмо. Это простое уведомление. С ним в качестве приложения адресату направляются какие-либо документы. Оно объясняет причины и цели их отправки, фиксирует количество листов и число экземпляров каждого документа. Обычно текст со­проводительного письма предельно краток и умещается на бланке формата А5. Начинаются такие письма словами: «Высылаем Вам...», «Направляем Вам...», «Возвращаем Вам...».

Служебное письмо в один адрес оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в отделение связи. Второй экземпляр (копия), завизированный исполнителем и подписанный руководите­лем, направляется в соответствующее Дело.