4. Планирование и контроль в организации
4.1. Сущность и этапы планирования
Планирование – это процесс принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем.
Основные управленческие функции не представляют собой строго последовательный ряд. Планирование представляет собой наиболее существенную функцию, т.к. эта функция логически предшествует всем остальным.
Важность планирования, как основной функции управления можно характеризовать через четыре цели, которые стоят перед планированием:
Устранить эффект неопределенности. При планировании всегда существует неопределенность, так как будущее предсказать невозможно.
Сосредоточить внимание на главных задачах, так как планирование охватывает большую область деятельности. Важно выявить приоритеты.
Добиться эффективного функционирования. Только благодаря планам можно скоординировать все действия. Только при строгой координации возможно эффективное достижение целей.
Обеспечить контроль. Только планы дают возможность организовать эффективный контроль. Только контроль позволит нам достичь эффективного результата.
Этапы планирования:
Реализацию планов, как функцию планирования можно рассмотреть поэтапно:
0 этап: исходный, предплановый этап. На этом этапе производится оценка текущего состояния и имеющихся возможностей.
1 этап: определение главных целей и задач (целеполагание).
2 этап: рассмотрение плановых предложений.
3 этап: рассмотрение альтернатив.
4 этап: сравнение и выбор альтернатив.
5 этап: выбор курса действий.
6 этап: формулирование вспомогательных планов.
7 этап: составление бюджета, как средства цифрового выражения планов.
8 этап: текущий контроль плана и внесение необходимых изменений.
4.2. Сущность и виды контроля
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все ли виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления
Рис. 2.12. Виды контроля
Предварительный контроль
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается и заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий контроль
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.
Заключительный контроль
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Процесс контроля включает три этапа:
Выработка стандартов, нормативов и критериев сопоставление с ними реальных результатов принятие необходимых корректирующих действий.
Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами (нормативами). При этом принимается важное решение насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий.
После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.