4. Оформление информационно-справочной документации

4.1. Составление и оформление информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы– это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия ре­шений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, крат­кую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

Краткий протокол содержит:

– указание фамилии докладчика;

– темы доклада;

– фамилии выступавших;

– принятые решения.

Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Поэтому кратко протоколиру­ются, как правило, оперативные совещания.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Протокол содержит следующие реквизиты:

– наименование организации-автора;

– наименование вида документа (протокол);

– дата (заседания);

– регистрационный номер;

– место (заседания);

– гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

– заголовок к тексту;

– текст;

– подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.

Регистрационный номер протокола – это порядковый номер заседания кол­легиального органа в течение календарного года.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?», содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания); содержит название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Например: «совещания студенческого совета», «заседания комиссии», «собра­ния трудового коллектива».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности.

Словом «Председатель» или «Председательствующий» начинают протокол. Оно печатается от границы левого поля с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.

Далее – «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично.

Затем перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей.

После слова «Приглашенные», которое пишется от границы левого поля ниже слова «Присутствовали», записываются фа­милии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, кото­рую они представляют (пример).

Председатель – Харченко В.И.

Секретарь – Веселкова С.Л.

Присутствовали: Громов П.С., Иванов Л.М., Краснов А.Г.

Приглашенные: заместитель директора Книжной палаты Ткаченко В.В., начальник отдела методики стандартизации Сухарев В.И.

На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом прото­коле, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)».

Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому пункту повест­ки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).

Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости. Оформляются с красной стро­ки (пример).

Повестка дня:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора (Ф.И.О.)

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы (Ф.И.О.)

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Разделы нумеруются и строятся по схеме:

«СЛУШАЛИ»;

«ВЫСТУПИЛИ»;

«РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Эти слова пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

Таким образом, зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записы­ваются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается» (при­мер).

1. СЛУШАЛИ:

Соколова А.В. – текст выступления прилагается.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается от границы левого поля прописными бук­вами и заканчивается двоеточием.

Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной стро­ки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записывают­ся в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с крас­ной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть во­проса, после этого пишется фамилия докладчика (выступающего) и ответ на вопрос.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись приня­того по обсуждаемому вопросу решения (постановления) записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и закан­чивается двоеточием.

С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядитель­ные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

Постановляющая часть протокола, как и в распорядительных документах, дол­жна быть максимально конкретной и содержать следующие составные части:

– что сделать;

– кому;

– к какому числу.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборах должностных лиц результаты голосования фикси­руются по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается так­же количество и процент голосующих акций.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные под­писи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола (пример).

2. СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Иконников И.И. – краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

2.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники, в течение первого семестра.

2.2 Организовать в помещении информационного центра выставку современных средств компьютеризации управленческих процессов к 1 апреля 2008 года.

Председатель В.П. Каштанов

Секретарь К.Р. Редькин

Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖ­ДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения (пример). При утверждении прото­кола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование вклю­чается в наименование должности (пример).

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Департамента ____________ Л.П.Новикова «____»___________ 2008 г.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много раз­новидностей (акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов; акт проверки и т.д.).

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначен­ной по указанию руководителей.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке уста­новленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачерки­ваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены изаверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформля­ется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать спра­вочные данные об организации.

Реквизиты акта:

– наименование организации (структурного подразделения);

– наименование вида документа;

– дата (дата актируемого события);

– номер;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подписи;

– печать (для важных и внешних актов);

– приложения (при наличии копии подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на ка­кие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указыва­ются должности и фамилии присутствующих.

В основной части акта излагаются: цели и задачи; существо проведенной комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным воп­росам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью пред­приятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены»: должности, подписи, расшифровки подписей и даты).

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприя­тия или структурного подразделения, используемый для решения про­изводственных вопросов, как правило, внутри предприятия. Служебная записка – документ, официально не принятый, т. е. не вклю­ченный в классификацию документов РФ, тем не менее широко ис­пользуемый в практике делопроизводства.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителювышестоящей организации, внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней дело­вой переписки между структурными подразделениями организации илидолжностными лицами.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листахформата А4, А5.

Докладная (служебная) записка должна иметь:

– наименование структурного подразделения – автора документа;

– наименование вида документа;

– дату;

– номер (не обязательный реквизит);

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Датой докладной записки является дата подписания ее автором.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий е содержание и отвечающий на вопрос "о чем?".

Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.

В вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы. В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкрет­ных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо пред­принять в связи с изложенными фактами.

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние – автором.