2. Требования к оформлению документов

2.1. Формат бумажных носителей и формат документа

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327 «Формат бланков документов» используются только 2 формата – А4 и А5.

Формат документа – это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкретные размеры документа определяются свободными полями от краялиста бумаги до границы возможного текста.

Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003

Левоене менее 20 мм

Верхнеене менее 20 мм

Правоене менее 10 мм

Нижнеене менее 20 мм

Бланки предприятия и расположение реквизитов

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на ко­тором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

ГОСТ предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка: продольный и угловой. При продольном варианте все рекви­зиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают пло­щадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое), либо по центру отведенной площади (центрованное).

Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе – параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размеща­ется полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Состав реквизитов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, подписи, текста и т.д.), которые называются реквизитами.

При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используют следующие рекви­зиты:

1. – государственный герб Российской Федерации;

2. – герб субъекта Российской Федерации;

3. – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. – код организации;

5. – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста­новки на учет (ИНН/КПП);

7. – код формы документа;

8. – наименование организации;

9. – справочные данные об организации;

10. – наименование вида документа;

11. – дата документа;

12. – регистрационный номер документа;

13. – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. – место составления или издания документа;

15. – адресат;

16. – гриф утверждения документа;

17. – резолюция;

18. – заголовок к тексту;

19. – отметка о контроле;

20. – текст документа;

21. – отметка о наличии приложения;

22. – подпись;

23. – гриф согласования документа;

24. – визы согласования документа;

25. – оттиск печати;

26. – отметка о заверении копии;

27. – отметка об исполнителе;

28. – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. – отметка о поступлении документа в организацию;

30. – идентификатор электронной копии документа.

Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.

Оформление отдельных реквизитов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, который для изучения приводится в Приложении.