9.2 Классификация функций менеджмента

В зависимости от задач исследования управление может быть подразделено на функции по следующим признакам: содержание процесса управления; принадлежность к сферам (видам) произ­водственно-хозяйственной деятельности; принадлежность к раз­личным видам управленческого труда (производственный, эконо­мический, технологический, организационный и т.д.); содержа­ние выполняемых работ и операций внутри функции управления (общее руководство, специализированное, техническое обслужи­вание).

Если рассматривать управление общественным производством в целом, можно выделить функции управления промышленнос­тью, сельским хозяйством, транспортом; в сфере обращения — уп­равление финансами, торговлей, материально-техническим снаб­жением.

По классификации, предложенной Г. X. Поповым, функции управления необходимо подразделять на общие (универсальные), пригодные для любого процесса управления, ибо они выражают сущность управления, и конкретные (специфические) функции элементов управляющих систем, выражающие содержание уп­равления. Носители общих функций управления — вся управляющая система в целом. Носители конкретных функций — части (подсистемы) системы, имеющие локальный, специфический ха­рактер.

Общие функции менеджмента — планирование, организация, мотивация, контроль за протеканием процессов в управляемом объекте, координирование, регулирование течения процессов в рамках программы, учет и анализ действий управляемого объекта. Каждая из этих функций для организации жизненно важна. Вмес­те с тем планирование как функция управления обеспечивает ос­нову для других функций и считается главной, а функции органи­зации, регулирования, мотивации, контроля и учета ориентирова­ны на выполнение тактических и стратегических планов.

Планирование означает преднамеренный и сознательный выбор решения что делать, как, кому и когда.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса плани­рования в основном универсальны. Что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различаются. Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуа­ции, не существует.

Так, стратегическое планирование (высший уровень) — это по­пытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагаю­щие составляющие организации; оценить, какие тенденции на­блюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего бу­дет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

На среднем уровне управления занимаются тактическим пла­нированием, то есть определяют промежуточные цели на пути дос­тижения стратегических целей и задач.

Оперативное планирование осуществляют на нижнем уровне организации. Это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т. д. вписыва­ются в такую систему, при которой каждый направляет свои уси­лия на достижение общих и главных целей организации.

Качество управления зависит от правильно сформулированных принципов планирования.

1. Полнота — должны учитываться все события и ситуации, ко­торые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность — используются современные методы, средства, тактика и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность —цель и меры планирования должны иметь про­стые формулировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность — планируется не одноразовый акт, а непре­рывный процесс.

5. Экономичность — расходы на планирование должны быть соразмерны с получаемым от него эффектом.

Планирование предполагает использование всех допустимых методов, тактик и процедур. Техника планирования может быть как традиционной (бюджетные методы), так и более сложной — моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Это позволяет умень­шить неопределенность, повысить точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Организация как функция управления направлена на формиро­вание управляющих и управляемых систем, а также связей и отно­шений между ними. В результате выполнения этой функции со­здается кооперация людей и машин, при которой совместная тру­довая деятельность должна протекать с наивысшим эффектом при минимальных затратах. Обеспечивается упорядочение техничес­кой, экономической, социально-психологической и правовой сто­рон деятельности любого субъекта хозяйствования.

Основные условия рациональной организации управленческих процессов — пропорциональность, непрерывность, параллель­ность, ритмичность, а также концентрация однородных предметов труда в одном месте, гибкость.

Мотивация — это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворе­ния своих потребностей и достижения целей организации. Чтобы мотивировать действия работников, руководителю следует опре­делить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.

Контроль призван заблаговременно выявлять надвигающуюся опасность, обнаруживать ошибки, отклонения от разработанных планов и существующих стандартов и тем самым создавать основу для корректировки деятельности организации. Главная задача контроля состоит не в поиске виновников допущенных отступле­ний от указаний и распоряжений, а в определении причин этих отступлений и возможных путей предотвращения их в будущем.

Различают следующие виды контроля.

1. Предварительный — осуществляется до фактического нача­ла работ. Основное средство проведения предварительного конт­роля — реализация определенных правил, процедур и линий по­ведения.

2. Текущий — проводится в ходе работ. Чаще всего его объект — сотрудники, а сам он — прерогатива непосредственного начальника. Контроль позволяет исключить отклонения от наме­ченных планов и инструкций.

3. Заключительный — нацелен на предотвращение ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь ис­пользуется после того, как работа выполнена (при текущем — в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуще­ствляется слишком поздно, чтобы отреагировать на возникшие проблемы, он, во-первых, дает руководству информацию для пла­нирования, в случае если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Координирование заключается в согласовании различных про­цессов управления, действий исполнителей во времени и в про­странстве. Его цель — найти баланс в работе отдельных служб, ру­ководителей и специалистов предприятия, попытаться подчинить различные, иногда противоречивые интересы главной цели. Необ­ходимость в координации существует всегда. Следует отметить, что при качественном планировании и хорошей организации большая часть работ по координации осуществляется как бы авто­матически.

Процесс управления не ограничивается функциями планиро­вания, организации и координирования. В процессе деятельности организации неизбежно возникают задачи сохранения и поддер­жания системы в работоспособном состоянии, ее усовершенство­вания и развития. Решение этой задачи составляет сущность еще одной функции управления — регулирования.

Регулирование — это вид управленческого труда, цель и назна­чение которого — преодоление противоречия между орга­низацией и дезорганизацией, порядком и факторами, нарушаю­щими (возмущающими) этот порядок. Это воспроизведение упо­рядоченности системы в непрерывно меняющихся условиях, на новом уровне.

Регулирование необходимо не только для поддержания упоря­доченности той или иной системы, но и для ее реорганизации с целью эффективного решения новых задач. Необходимость опе­ративно-технического регулирования обусловлена исключитель­ной мобильностью современной экономики, наличием в ней мас­сы возмущений внутреннего и внешнего порядка, что приводит к возникновению большого числа текущих вопросов, связанных с управленческими процессами.

Последняя в цикле управления сельскохозяйственным произ­водством функция учет и анализ. Параметрами учета и анализа могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки.

К учету предъявляют следующие требования:

полнота сведений (ведение учета по всем элементам системы управления);

динамичность — отражение показателей в динамике;

системность;

автоматизация на основе компьютерной техники;

преемственность.

В практике управления сельскохозяйственным предприятием используют различные формы учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.

Оперативный учет — это наиболее распространенный и массо­вый вид учета. Он связан непосредственно со всей совокупностью производственных процессов и имеет специфические особеннос­ти. Его назначение — оперативное получение данных за сравни­тельно короткий отрезок времени. Фиксируя данные о течении производственных процессов, оперативный учет позволяет полу­чать сведения о ходе выполнения производственной программы до того, как наступит конец управленческого цикла. Он служит основой контрольно-регулирующей функции.

Бухгалтерский учет регистрирует обобщенные данные за срав­нительно большой отрезок времени. В нем отражаются обосно­ванные и взаимосвязанные производственно-хозяйственные явле­ния, происходящие на предприятии.

Статистический учет используется для изучения социально-экономических явлений. Он позволяет группировать данные об однородных процессах, делать обобщения, имеющие принципи­альное значение для планирования производства, вскрывать ре­зервы роста производства предприятия.

Функции аппарата управления сельскохозяйственным пред­приятием, зависящие от особенностей управляемого объекта, на­зываются производственно-хозяйственными, или специфически­ми, конкретными.

В условиях сельскохозяйственного предприятия можно выде­лить следующие конкретные функции управления.

Общее (линейное) руководство предприятием и его внутрихозяй­ственными подразделениями: решение вопросов развития хозяй­ства, мобилизация коллектива на их выполнение; контроль за ис­полнением принятых стратегических решений; внешние связи, организация работы коллективных органов управления (собраний акционеров, совета директоров, руководителей внутрихозяйствен­ных кооперативов и т. д.).

Функции общего руководства выполняют руководители предпри­ятий и учреждений (их заместители), производственных подразделе­ний (заведующие производственными участками: бригадиры, заведу­ющие фермами), обслуживающих подразделений (заведующие ре­монтными мастерскими, гаражом, начальник строительного цеха, заведующий пунктом переработки овощей и т. д.), а также частично руководители ряда функциональных звеньев. Эти функции различа­ются в первую очередь по уровню (ступени) управления и прямо свя­заны с иерархичностью структуры аппарата, то есть с его построени­ем по вертикали. Специализация работников по уровням управления составляет основу линейного (прямого) соподчинения нижестоящих вышестоящим (органам, звеньям, работникам): бригадира — управ­ляющему, управляющего — директору и т. д.

Оперативное планирование и управление производством: еже­дневное распределение материальных и трудовых ресурсов; конт­роль и регулирование хода производства; проведение нарядов или диспетчерских совещаний; информационное обеспечение долж­ностных лиц.

Выполнение этой функции заключается в том, чтобы обеспе­чивать необходимую согласованность действий всех звеньев пред­приятия, выполнять оперативно-календарное планирование рабо­ты предприятия, отделения, бригады, фермы и других подразделе­ний; осуществлять оперативную подготовку производства (выяв­лять готовность техники, наличие рабочей силы, необходимых материалов и т. д.); контролировать ход подготовки ресурсов; вес­ти оперативный контроль за выполнением производственной программы, принимать меры к четкому ее исполнению. Особое внимание уделяется увязке, согласованию оперативной работы всех служб предприятия, четкому и быстрому устранению разно­гласий, возникающих в ходе производства.

Осуществляют эту функцию в основном руководители подраз­делений и работники диспетчерской службы, а также руководите­ли хозяйства, главные специалисты.

Управление технологической подготовкой и научно-техническим развитием производства в современных условиях одна из важней­ших функций, которая обеспечивает разработку и внедрение прогрессивной технологии, связанной с производством конку­рентоспособной продукции. Это совершенствование технологи­ческих процессов, составление технологических карт, планов, инструкций и других материалов; контроль за соблюдением вы­полнения технических и технологических требований при про­изводстве продукции; организация и проведение профилакти­ческих мероприятий; зооветеринарное обслуживание; изучение передового опыта, организация учебы в хозяйстве, исследова­тельская работа.

Выполняют эти функции отраслевые специалисты: зоотехни­ки, агрономы, ветеринарные врачи, овощеводы, частично инже­неры, руководители обслуживающих подразделений и др.

Управление технической подготовкой производства, ремонт­ным, энергетическим, транспортным и другими видами обслужи­вания осуществляется инженерами-механиками, инженерами-электриками, иными специалистами инженерного профиля. В их задачу входит обеспечение эксплуатационной готовности соот­ветствующих технических средств, четкое и бесперебойное обес­печение подразделений основного производства техническими средствами, всеми видами энергии, транспортом, рабочих мест оборудованием и инструментами, своевременное выполнение необходимых ремонтных работ в ходе производственного процесса.

Прогнозирование и технико-эконономическое планирование вы­полняют в основном работники планово-экономической служ­бы, а также в определенной мере руководители хозяйства и глав­ные специалисты. В их обязанности входят разработка долго­срочных прогнозов, основных разделов бизнес-плана; технико-экономическое обоснование направлений капиталовложений и

отдельных мероприятий; определение экономической эффек­тивности технологических и технических решений; разработка норм и нормативов по труду и заработной плате; организация контроля за выполнением плановых показателей и заданных па­раметров производства; разработка мероприятий по стимулиро­ванию деятельности всех участников производственного процес­са для достижения заданного результата и т. д. Качественное вы­полнение всех работ по данной функции оказывает положитель­ное влияние на результаты работы предприятия, объединения в целом, в связи с чем они должны находиться под постоянным контролем руководства.

Управление трудовыми ресурсами и социальным развитием кол­лектива — функция, выполнением которой заняты кроме руково­дителей хозяйств и подразделений специалисты по кадрам. Она включает: комплектование и учет кадров; подготовку, переподго­товку и повышение их квалификации; организацию и оплату тру­да; охрану труда и технику безопасности. Все большее значение приобретает создание благоприятного социально-психологичес­кого климата в трудовых коллективах.

Управлением материально-техническим снабжением и сбытом продукции в хозяйствах в основном заняты заведующие складами, агенты-экспедиторы, а также руководитель и главные специалис­ты хозяйства, руководители обслуживающих подразделений. На крупных сельскохозяйственных предприятиях, особенно в произ­водственных объединениях, необходимо создание самостоятель­ной службы снабжения и сбыта или службы маркетинга.

Управление капитальным строительством и реконструкцией — особая функция, которая включает большой круг работ как по обеспечению нового строительства и реконструкции старых поме­щений соответствующей документацией (титульные списки, сме­ты и др.), так и по приобретению материалов, контролю за ходом работ. Выполняют эту функцию инженеры-строители, прорабы, нормировщики по строительству и т. д.

Управление финансовыми ресурсами и учет осуществляют руко­водители предприятия, экономисты, бухгалтеры, учетчики, табельщики, кассиры.

Функция делопроизводства заключается в регистрации и испол­нении входящих и исходящих документов, контроле за их про­хождением и хранением, соблюдении стандартов и отправке их в архив. Функцию выполняет в крупных хозяйствах канцелярия, в небольших — секретарь.

Управлением хозяйственным обслуживанием занимаются заведу­ющий хозяйством, заведующие культурно-бытовыми учреждения­ми, делопроизводитель и другие работники, обеспечивающие нормальные условия для выполнения основных функций.