8.4. Технология информационной деятельности

Информационные технологии управления — совокупность мето­дов, процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение и распространение (транспортировку) информации с целью снижения трудоемкости использования информационного ресурса, а также повышения его надежности и оперативности.

Технология информационной деятельности включает такие по­нятия, как материально-техническая база, виды информационной технологии, система ведения записей, носители информации, ин­формационные базы данных, пакеты прикладных программ.

Развитие материально-технической базы информационной де­ятельности можно разбить на несколько этапов.

Первый этап — 50—60-е годы XX в. — характеризуется созда­нием и использованием крупногабаритных ЭВМ, появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирую­щей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи; формированием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой мак-роэлектронной форме.

Второй этап — 1970-е годы — характеризуется созданием и ис­пользованием микропроцессоров во все более разнообразных про­изводственных, информационных, транспортных и других уст­ройствах. Это направление развития электроники дало толчок со­зданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычис­лительной техники — мини-, микро- и персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в са­мых различных формах и разнообразного назначения.

На третьем этапе — 80-е и начало 90-х годов XX в. — информа­ционные технологии становятся более эффективными, все глубже охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование авто­номных и интегрированных компьютерных систем.

Электронная техника позволяет экономить управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутри­хозяйственное планирование; заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрихозяйственной системе информации используют сле­дующие виды вычислительной техники:

ЭВМ крупногабаритные и персональные;

микропроцессоры;

средства телекоммуникаций;

электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микро-ЭВМ;

средства автоматизированной обработки текстовой информа­ции.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются:

для разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

контроля за движением запасов материалов, необходимых для процесса производства;

расчета заработной платы;

контроля за поступлением заказов;

анализа данных о сбыте продукции;

регистрации поступления платежей;

ведения учета и отчетности.

Технические средства современных информационных техноло­гий должны отвечать определенным требованиям: быстро решать отдельные задачи, обладать достаточными объемами памяти и ин­формационной емкости, развитыми коммуникациями. Эти требо­вания обусловлены спецификой информационных процессов в организациях, требующих оперативности обработки и анализа больших объемов информации.

Виды информационных технологий. При организации сбора и ре­гистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационных технологий:

сбор и регистрация данных непосредственно в процессе произ­водства в форме единого документа и использование центральной ЭВМ для их агрегирования;

обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;

получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработка данных на компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комп­лексного подхода. Важно не только исследовать технико-эконо­мические организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в производственном процессе. В частности, требуется анализ трудо­вых функций работника, его образа действия, навыков, способно­стей, условий труда. Трудность представляет оценка трудовых и социально-экономических факторов.

Для новых информационных технологий характерны: интегрированность информации (осуществляется сквозная информаци­онная поддержка на всех этапах прохождения информации на ос­нове интегрированной базы данных, предусматривающей единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, ото­бражения, составления и защиты данных); гибкость (возможность адаптивной перестройки формы и способа представления инфор­мации в процессе решения задачи); интерактивность (диалоговый режим решения задач с широкими возможностями для пользова­теля).

Система ведения записей разрабатывается на основе специаль­ных программ, направленных на облегчение доступа к требуемой информации и использования ее.

К важнейшим видам записей относятся:

технологическая документация, чертежи, инженерно-конст­рукторские расчеты;

научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая интеллектуальная собственность;

данные учета и финансовой отчетности, финансовая докумен­тация;

расчеты заработной платы рабочих и служащих;

тексты контрактов и сопроводительная документация;

тексты годовых отчетов и протоколов общих собраний коллек­тивов и акционеров;

данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и хозяйственному подразделе­нию;

данные для разработки планов и показатели планов.

Обычно записи первичных данных делят на две группы:

статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация: доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности организации и перспективы разви­тия;

составленные на основе информации первой группы предло­жения и рекомендации по вопросам совершенствования управле­ния организацией в целом и по отдельным подразделениям.

Носители информации. Необходимую информацию заносят на определенные формы — носители информации. Формы могут со­держать информацию по организации в целом и по каждому под­разделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволя­ющий произвести детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности организации, разработать и принять необходимые управленческие решения.

Различают следующие виды форм: для хранения информации, регистрации данных, статистической (финансовой) отчетности, обследований.

Поскольку потребности в получаемой информации и ее содер­жание меняются в зависимости от изменяющихся внутренних ус­ловий, возникает необходимость в постоянном уточнении и пере­работке форм, содержащих первичные данные.

Информационные базы данных включают весь комплекс статис­тических показателей, характеризующих хозяйственную деятель­ность организации в целом и ее производственно-сбытовых под­разделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития органи­зации. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе ее хранения и обновления, а также обоснованной увязке, взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставления данных. Это имеет существенное зна­чение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обнов­ляются на определенной систематической основе с учетом требо­ваний менеджеров — основных пользователей.

Создание пакетов прикладных программ. Разработка стандарт­ных программных средств организациями, выпускающими персо­нальные ЭВМ, получила в современных условиях существенное развитие.

Разработкой пакетов прикладных программ занимаются как крупные, так и небольшие специализированные организации. Одни ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров одного вида, другие — на разработку пакетов про­грамм для разных видов персональных ЭВМ.

Разработкой пакетов прикладных программ занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на ос­нове конкретных заказов и контрактов.

Эффективность современной информационной технологии в значительной степени зависит от выбранной стратегии ее внедре­ния. Существуют и могут быть выделены две стратегии внедрения современных информационных технологий: новая информацион­ная технология приспосабливается к действующей системе управ­ления; новая информационная технология внедряется в модерни­зированную систему управления. Эффект от внедрения первой стратегии невысок, но и затраты незначительны. Затраты по вто­рой стратегии велики, но и эффект максимален.

Контрольные вопросы и задания

1. Сформулируйте понятие информации. Как она классифицируется?

2. Какие требования предъявляют к информации?

3. Какие вы знаете уровни информационного обеспечения?

4. Какие известны типы информации?

5. Расскажите о внутрихозяйственной системе информации.

6. Каковы принципы и цели внутрихозяйственной системы информации?

7. Перечислите задачи и функции внутрихозяйственной системы информации.

8. Какова технология информационной деятельности?