Контрольные вопросы и задания

1. В чем сущность понятия методов управления?

2. Расскажите об экономических методах управления.

3. Что представляют собой организационно-распорядительные методы управ­ления?

4. В чем суть социально-психологических методов управления?

Глава 8 система информационного обеспечения менеджмента

8.1. Понятие и классификация информации

Управленческая информация — это сведения, являющиеся объек­том хранения, передачи, преобразования.

Информация в процессе управления — это и объект, и продукт труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состо­яние объекта, формы и методы деятельности. Без этих сведений не может быть выработано управленческое решение. В свою очередь, само это решение — определенная информация для работ­ников сферы производства.

Так как процесс выработки управленческих решений предпо­лагает сбор, обработку различной информации и ее анализ, то можно сказать, что информация — основа управленческого про­цесса. Посредством информации осуществляются циклически по­вторяющиеся стадии процесса управления, получение и перера­ботка сведений о состоянии управляемого объекта и передача уп­равляющих команд этому объекту. Следовательно, посредством информации реализуется взаимосвязь между органом управления и объектом управления или между различными уровнями управ­ляющей системы.

Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). Единица измерения ее объема — бит (количе­ство информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами).

Информация обладает рядом отличительных черт:

на определенном этапе процесса управления выступает про­дуктом труда, на последующем — его предметом;

может длительно и многократно применяться, при использова­нии не теряет потребительских качеств;

имеет способность накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процес­са; в то же время может морально устаревать в результате измене­ний в действительности;

структурные подразделения предприятия выступают как ее по­требители, так и источники.

Источниками управленческой информации могут быть выше­стоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Виды информации, используемые в управлении, классифици­руют по следующим признакам:

по содержанию — политическая, директивная, правовая, науч­но-техническая, экономическая, плановая, административная, производственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;

направлению движения — входящая, исходящая;

характеру фиксации — фиксированная, нефиксированная;

способу фиксации — документированная, звуковая, аудиовизу­альная;

отношению к субъекту управления — внешняя, внутренняя;

степени обработки — первичная, производная, итоговая;

степени постоянства — постоянная, переменная;

форме представления — буквенная, цифровая, кодированная;

возможности обработки — поддающаяся и не поддающаяся об­работке;

насыщенности —достаточная, недостаточная, избыточная;

правдивости — достоверная, недостоверная.

Для управленческой и бизнесной деятельности менеджеров наибольшее значение имеет содержание информации.

Политическая информация отражает политику государства в области агробизнеса, социально-экономического развития, раз­личных форм хозяйствования.

Директивную информацию вырабатывают вышестоящие орга­ны. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности ме­неджеров, служит основой управления.

Правовая информация определяет статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюде­ния законности.

Научно-техническая информация представляет данные о дос­тижениях науки и техники. Для ознакомления работников с но­вейшими разработками и рекомендациями научно-исследователь­ских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях созданы бюро научно-технической информации.

Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Она включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности и т. д.

Плановая информация представлена заданиями, технологи­ческими картами, планами по периодам работ, планами-наряда­ми и т. д.

Административная информация предназначена для оформле­ния деловых взаимоотношений между организациями, граждана­ми и устранения сбоев, неполадок; оформляется в виде приказов, распоряжений, указаний, положений.

Производственная информация содержит оперативные сведе­ния о технике, технологии, выполнении планов производства и реализации продукции.

Бизнесная информация представляет собой сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступления продукции, сервисе и рекламе, возможностях ком­мерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.

Нормативно-справочная информация включает нормы выра­ботки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учетно-бухгалтерская информация позволяет проконтролиро­вать ход производства и его результаты, расходование средств, по­лучение поибыли.

Статистическая информация предоставляет достоверные науч­но обоснованные сведения, позволяющие принять правильные решения.

Содержание информации определяется потребностями управ­ленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляют определенные требования: точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, опти­мальность систематизации; достаточность, удовлетворение по­требностей конкретных управляющих; доступность; своевремен­ность поступления.

Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дел. Следует учиты­вать, что дефицит сведений приводит к принятию некачественных решений, а излишняя информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда.

Правдивость поступающей информации определяется ее дос­товерностью, правильностью, однократностью регистрации, точ­ностью передачи. Если информация проходит три-четыре переда­точных звена, ее правдивость снижается на 8—10 % за счет того, что сведения стареют и искажаются.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сооб­щений должен быть понятным адресату, важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

В процессе восприятия устной информации имеет значение внешнее окружение и ситуация. Важны место встречи обменива­ющихся информацией, характер самой информации, кто инициа­тор встречи или от чьего имени она осуществляется, присутствие других людей, шум, музыка, все, что может отвлекать внимание передающего и принимающего информацию.

Восприятие информации зависит и от времени, отведенного или имеющегося в распоряжении участников обмена ею.

Информация должна поступать менеджерам своевременно. Если она поступает с опозданием, возникает экономический ущерб: из-за неоперативно переданной информации простаивает техника, страдает организация производства.