10. ОБЛІК І ЗВІТНІСТЬ

    1. Організація обліку ракет, боєприпасів та їх елементів

       1. Облік ракет, боєприпасів та їх елементів на базах повинен відображати:

• точну наявність ракет і боєприпасів (за калібрами, призначеннями (дією) всіх елементів), а також укупорки;

• комплектність ракет, готових і повних пострілів;

• технічний стан ракет, боєприпасів та їх елементів: категорію, придатність до бойового використання за технічним станом і бойовими якостями, наявність обмежень і заборону бойового застосування;

• результати технічних оглядів, випробувань і відмітки про проведений ремонт чи доробки;

• черговість вилучення боєприпасів із запасів (для боєприпасів, що підлягають плановому оновленню);

• подальше призначення боєприпасів (для номенклатур чи окремих партій, бойове застосування яких заборонено);

• результати звірки облікових даних з тими, що є в наявності, а також звірки облікових документів підрозділів з обліковими документами бази.

2. Облік ракет, боєприпасів та їх елементів здійснюється відповідно до цього Керівництва та вимог нормативних документів МО України.

Відповідальність за організацію ведення обліку, оформлення облікових документів та їх зберігання несе начальник бази.

3. Облік і зберігання журналів, формулярів, облікових карток, прибутково-видаткових документів і всієї іншої документації щодо обліку ракет і боєприпасів, які мають гриф секретності (обмеження доступу), користування цими документами проводяться в порядку, встановленому „Порядком організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”.

4. Ступінь таємності документів щодо обліку ракет і боєприпасів визначається відповідно до Розгорнутого переліку відомостей державної таємниці Збройних Сил України (РПВДТ-2003)

1. Складання, оформлення та ведення облікових документів

   1. Усі документи, що відпрацьовуються на базі, реєструються у книгах обліку.

Порядковий номер реєстрації є номером документа. Якщо документ налічує декілька аркушів, то його номер записується на кожному аркуші документа.

При наявності додатків до основного документа на усіх аркушах проставляється номер документа.

Відпрацьовані первинні документи (наряд, накладна та інші) після запису у книгах (картках) обліку відділу зберігання про проведені операції, які пов’язані зі зміною якісного стану та руху боєприпасів, не пізніше наступного дня здаються в обліково-операційний відділ (службу) бази під розпис у книзі обліку та є підставою для запису у книгах (картках) обліку цього відділу.

2. Обліково-операційним відділом приймаються повністю оформлені документи. Документи без підписів отримувача та особи, яка видає матеріальні цінності, вважаються недійсними. Якщо облік боєприпасів ведеться з застосуванням обчислювальної техніки, то на усіх виконаних первинних документах робляться записи з зазначенням дати їх обробки, прізвищ виконавців та місць зберігання інформації.

Під час ведення обліку в обліково-операційному відділі і діловодстві бази на всіх виконаних первинних документах робляться помітки про записи у книгах (картках) обліку щодо проведених операцій. У помітках дається номер книги (картки) обліку та сторінки, на якій записана облікована операція.

3. При наявності у документі декількох найменувань боєприпасів помітки робляться за кожним найменуванням. Для поміток застосовується графа реквізиту «Примітка» або чисте поле документа.

Документ, що призначений для відправки за межі бази, підписується начальником бази та начальником обліково-операційного відділу. На базі, де передбачена посада начальника зберігання, документ завчасно візується цією посадовою особою. Підпис начальника засвідчується:

• на документах, що призначені для відправки за межі бази, - гербовою печаткою;

• на документах, призначених для відпрацювання усередині бази, - печаткою «Для внутрішніх документів».

1. При оформленні та веденні книг і карток обліку категорійних матеріальних засобів потрібно дотримуватися таких вимог (правил):

• картка обліку категорійних матеріальних засобів оформляється на одне найменування (партію) ракет і боєприпасів та засвідчується підписом начальника обліково-операційного відділу. Підпис затверджується печаткою бази «Для внутрішніх документів»;

• картки обліку категорійних матеріальних засобів беруться на облік у обліково-операційному відділі, секретних засобів - у секретній частині у книзі обліку та видаються під розпис;

• записи у книгах (картках) обліку робляться на підставі первинних документів. Записи про залишки матеріальних засобів, що переносяться з інших книг (карток) обліку, затверджуються підписами начальника обліково-операційного відділу (служби) та особи, яка веде облік ракет і боєприпасів;

• підсумки з прибуття (витрат) ракет і боєприпасів у картках обліку матеріальних засобів підбиваються по звітних періодах (за квартал, півріччя) та за рік, а також при ревізіях та передачі посади матеріально відповідальною особою. Підсумки підкреслюються однією лінією (річні підсумки - двома лініями) та засвідчуються підписами осіб, які відповідають за стан обліку та безпосередньо ведуть облік з указанням прізвищ цих осіб.

5. Облікові документи повинні складатися та вестися чітко, без виправлень та підчисток. Для виправлення помилок, що допущені у записах, неправильні цифри або слова перекреслюються тонкою лінією так, щоб закреслене можна було прочитати, а під ними записуються правильні цифри та слова. Виконане виправлення оговорюється на вільному місці цієї ж сторінки документа: «Виправленому (указується вірний запис) вірити». Якщо робиться тільки закреслення помилкового запису без виправлення його, закреслене оговорюється: «Закреслене (указуються цифри або слова) не враховувати». У обох випадках застереження затверджуються у книзі (картці) обліку підписом виконавця, а у первинному документі - підписом начальника, що підписав цей документ. Підпис посадової особи про виправлення у первинному документі засвідчується печаткою.

Якщо при виправленні записів у книзі (картці) обліку повинні бути виправлені й наступні записи, то підсумок (залишок) виправляється тільки у останньому запису.

6. В усіх прибутково-видаткових документах у кінці тексту повинно бути написано: «Разом найменувань ...» та прописом указана кількість найменувань. У нарядах, що прибули на підтвердження усного (телефонного) розпорядження на відправку (видачу) ракет і боєприпасів, робиться помітка: «Ракети і боєприпаси, указані в наряді, видані згідно з накладною № ...».

Виконані та проведені по картках обліку категорійних матеріальних засобів та книгах обліку документи підшиваються у відповідні справи. Додатки до облікових документів підшиваються разом з ними.

На базах центрального та оперативного підпорядкування справи ведуться окремо для прибуткових та окремо для видаткових документів.

Документи у справи підшиваються у порядку їх реєстрації у журналах.

7. Усі облікові документи, що не містять секретних даних, зберігаються у шафах, які закриваються та забезпечують збереження документів. Щоденно після закінчення роботи шафи повинні закриватися та опечатуватися металевими номерними печатками виконавців. Зберігання документів в ящиках робочих столів та у шафах, що не закриваються, забороняється.

Складання, облік та зберігання облікових документів, що містять секретні дані, проводиться з виконанням усіх вимог відповідних наказів Міністра оборони України з забезпечення державної та військової таємниці.