81. Методика информационной аттестации рабочего места специалиста

Методика позволяет оценить степень готовности рабочего места к автоматизации и дать рекомендации по достижению оптимального уровня организации информационных потоков.

1.этап – анализ содержания труда с целью определения работ, подлежащих автоматизации. При этом составляется специальная таблица, в которой общие затраты времени по работам разбиваются по функциям управления. Далее в таблице подводятся итоги и выясняется объем работ по функциям планирования, учета, контроля и анализа. Для каждой должности объем работ по этим функциям будет изменяться. Это определяет эффективность автоматизации и изменения содержания работы.

2. этап – анализ полного документооборота конкретного работника. Необходимость для выполнения должностных функций и разработка предложений по его совершенствованию.

этап – анализ технологии и методов выполнения работ, подлежащих автоматизации. Цель: изучение возможностей использования различных методов в работе и соответственно использования для этого различных программных продуктов. Существует ряд специальностей для которых требуется оригинальное программное обеспеченье.

3.этап – обоснование создания компьютерных сетей, осуществляется на основе анализа организационных структур и кооперации труда. Результатом информационной аттестации рабочего места является перечень предложений по совершенствованию документооборота, по использованию новых методов в работе. Недостатки должны быть устранены до внедрения АРМ.

Методика разработки техно-рабочего проекта АРМа.

Технорабочий проект – это подробное описание алгоритма, которое позволит создать оригинальное программное обеспечение. Методика включает три этапа:

1.составление форм входных и выходных документов, формирование бланка исходных данных, оперативной и справочной информации. Этот анализ необходимо проводить по всем должностным обязанностям;

2.разработка алгоритма выполнения должностных функций;

3.обоснование наиболее приемлемого типа ЭВМ и состава технического обеспечения АРМа.

82. Этика телефонных разговоров

Рекомендации работнику фирмы, который принимает звонки:

1.Трубку необходимо снимать после первого или второго гудка

2.Необходимо поздороваться, назвать фирмы и свое имя, фамилию

3.Нельзя категорически отвечать и использовать «нет»

4.Если звонящий спрашивает сотрудника, который отсутствует, то также нельзя отвечать «его нет», а дать более детальную информацию

5.Нельзя в ответ на звонок говорить «пожалуйста, перезвоните», а необходимо более подробно объяснить причину такой просьбы

6.Если у вас нет времени продолжать разговор, то следует в разговор вставить вопрос «есть ли у вас время продолжать разговор?» Необходимо сказать «извините, я, к сожалению, не имею времени продолжать разговор. Не могли мы договориться, когда сможем вернуться к этому вопросу?»

7.Во время телефонного разговора не давайте выхода отрицательным эмоциям

8.Необходимо чаще применять сослагательное наклонение глагола с частицей «не» (не могу ли я быть чем-нибудь вам полезным?)

9.Если в процессе разговора обсуждается несколько вопросов, то целесообразно делать выводы, заканчивая обсуждение каждого из Нин

10.Следует избегать выражений по телефону: «Мы не можем этого сделать», «Я не знаю», «подождите секундочку, я скоро вернусь»

Рекомендации для работника, выступающего инициатором разговора:

1.Чтобы разговор оказался результативным, к нему надо готовиться, т.е. правильно выбрать время звонка. Необходимо сформулировать цель разговора, возможные пути развития и его результаты. Проявлением деликатности является предварительный звонок с договоренностью о времени для делового разговора. Необходимо подготовить сведения, которые могут потребоваться во время разговора. Важно подобрать первую фразу, которая сразу должна заинтересовать собеседника

2.Длительность разговора не должна составлять

3.Деловому партнеру необходимо звонить только по рабочему телефону. Для звонка по домашнему телефону необходимы быть серьезные причины.

4.При разговоре по телефону необходимо периодически делать паузы и давать возможность высказаться собеседнику