1.3 Ms Project 2010 – система управления проектами

1.3.1 Как ms Project помогает управлять проектами

MS Project 2010 – это гибкая и мощная система управления проектами, которую можно использовать для эффективного управления проектами любой сложности. Microsoft Project 2010 имеет превосходный новый интерфейс и содержит мощные новые средства планирования и управления задачами, а также усовершенствованные представления, что обеспечивает улучшенное управление проектами и их презентацию.

MS Project Server – программное обеспечение для организации групповой работы над проектом. Версия Project Web Access, поставляемая вместе с Microsoft Project Server 2010, включает усовершенствованный пользовательский интерфейс и некоторые новые эффективные возможности. Эти обновления позволили создать интеллектуальное бизнес-приложение, представляющее собой расширенную платформу с возможностью интеграции с различными технологиями Майкрософт, поддержкой интегрированных возможностей управления проектами и портфелями и масштабируемой совместной работы для небольших групп и предприятий.

Программа Project помогает быстро настроить расписание проекта и назначения ресурсов с помощью модуля динамического планирования.

Project осуществляет прозрачное управление изменением дат и его следствиями с учетом всех зависимостей, конечных результатов и назначений ресурсов. Программа Project не только автоматически пересчитывает расписание, но и выделяет измененные им даты, что позволяет быстро увидеть последствия каждого сдвига расписания

С помощью программы Project можно быстро создать наглядный отчет, в котором используется шаблон, экспортирующий данные в сводную таблицу Excel или сводную схему Microsoft Visio Professional. Можно выбрать, какие поля будут выделены в отчете, включая любые пользовательские поля, настроенные для проекта, и представить руководителю четкий и краткий отчет.

Экспортировав данные проекта в Excel, можно продолжить использование эффективных функций электронных таблиц, применяя при этом Project для отслеживания ресурсов и планирования проекта. Также в план проекта можно импортировать или встроить данные Excel.

Эффективность управления проектом в MS Project достигается за счёт:

1. Простоты использования;

2. Автоматизации составления графика и контроля бюджета;

3. Наличия средств контроля выполнения;

4. Наличия средств для формирования отчетов;

5. Возможностей по организации групповой работы над проектом;

6. Наличия средств импорта/экспорта данных;

7. Развитых возможностей по настройке среды.

1.3.2 Основные понятия ms Project

В MS Project работа с проектом ведется в терминах задачи, ресурсы и назначения.

Задачи (Task Data)

Задача - действия, имеющие начало и конец. Планы проектов состоят из задач, т.е. вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей Вашего проекта, разбивается на отдельные задачи. Например, покраска стен офиса и расстановка мебели – это задачи, которые в сочетании с другими задачами приводят к завершению ремонта в офисе фирмы.

Содержание проекта - все задачи, необходимые для достижения поставленной цели Вашего проекта. образуют все задачи и цели проекта.

Ресурсы (Resource Data)

Традиционно ресурсы определяются как люди, оборудование и материалы (Материальные ресурсы. Комплектующие и другие расходные материалы, такие как бетон, пиломатериалы или гвозди.), необходимые для выполнения задач, из которых состоит проект.

Количество ресурсов, которыми вы располагаете, может определять содержание проекта и (или) сроки его выполнения. Если, например, половина Вашего коллектива сляжет с гриппом, то вполне возможно, что Вам придется урезать содержание Вашего проекта для того, чтобы завершить проект с оставшейся частью коллектива в назначенные сроки. Альтернативный вариант: сохраните первоначальное содержание проекта и увеличьте сроки его выполнения.

Назначения (Assignment Data)

Назначения возникают, когда Вы назначаете ресурс на выполнение задачи. Назначения напрямую определяет объем времени, требуемый для выполнения задач, и косвенно определяют полное время выполнения проекта.

Проекты (Project Data)

Проекты в данном курсе не рассматриваются, но появляются при изучении Project Server.