Задание 3.

Создайте назначение Бюджетных ресурсов на суммарную задачу проекта.

2.8 Затраты

2.8.1 Стоимость проекта

В большинстве проектов затраты являются важным аспектом планирования и контроля. Именно финансовая сторона проекта во многом определяет, насколько быстро будут выполнены ключевые задачи проекта и каким образом для их выполнения будут задействованы ресурсы. Очень часто успех проекта определяется тем, насколько фактические затраты соответствуют запланированным затратам. Поэтому крайне важно выполнить точный расчет потребностей в деньгах.

Что составляет суммарную стоимость проекта? Стоимость проекта складывается из следующих статей затрат:

1. Нормированные затраты — затраты, которые рассчитываются на основе, указанных для ресурса ставок оплаты, а также объема работ, выполняемых этим ресурсом.

2. Затраты на использование — затраты, возникающие каждый раз при использовании ресурса либо один раз для каждой выполненной задачи, которой назначен данный ресурс.

3. Фиксированные затраты — затраты, которые определяются для задачи, а не для ресурса. Фиксированные затраты остаются неизменными независимо от длительности задачи или объема работ, выполняемых ресурсом в рамках данной задачи.

4. Затратный ресурс — ресурс, с помощью которого можно накапливать разовые или регулярные затраты, относящиеся к задаче. Затратные ресурсы могут включать в себя затраты на авиаперелет и проживание. Обычно это разовые затраты в рамках задачи, хотя в жизненном цикле задачи может содержаться несколько записей по такому ресурсу.

5. Бюджетный ресурс — ресурс, который применяется к проекту в целом. Бюджетные ресурсы отражают максимальный объем используемых проектом денежных средств, работ или материалов в заданных единицах. Однако это не означает, что проект не может превысить бюджет. Скорее можно утверждать, что бюджетный ресурс дает возможность сравнить плановые показатели с текущими тратами, что помогает отслеживать финансовую надежность проекта.

2.8.2 Создание бюджетов и отслеживание затрат с их помощью

Бюджеты можно создавать и отслеживать в одном из двух направлений с использованием способа оценки:

1. Cнизу вверх - оценка по восходящей. Способ оценки, в котором базовые затраты на отдельные элементы работ и ресурсы пересчитываются в общие затраты на задачи, ресурсы и проект.

2. Сверху вниз - оценка по нисходящей. Способ расчетов, использующий фактические затраты аналогичного предыдущего проекта как основу для оценки общих затрат на текущий проект. Этот метод часто используется, когда недостаточно сведений о проекте.

Создание бюджета с использованием способа «снизу вверх».

При использовании подхода «снизу вверх» оцениваются базовые ставки или затраты на использование для ресурсов, а также фиксированные затраты или затратные ресурсы для отдельных задач. В Microsoft Office Project вычисляются общие затраты для ресурсов, задач и всего проекта. Этот способ обеспечивает получение надежных и точных результатов.

При создании бюджета в Microsoft Office Project способом «снизу»:

1. Ввести ставки заработной платы, затраты на использование, фиксированные затраты и затратные ресурсы.

2. Указать оценки трудозатрат или продолжительности для каждой задачи.

3. Назначить ресурсы на задачи. Microsoft Office Project рассчитает итоговые оценки затрат на выполнение всех задач проекта. Если эти итоги не соответствуют бюджету, необходимо скорректировать ставки оплаты, назначения ресурсов и так далее.

4. Сохранить базовый план, тем самым создав бюджет для данного проекта.

5. При наличии бюджета можно сравнить фактические расходы с суммами, которые планировалось израсходовать, а затем внести необходимые изменения, чтобы остаться в рамках бюджета. В большинстве случаев нужно просто ввести фактические суммы затрат для каждой задачи. В Microsoft Office Project затраты на задачу рассчитываются с учетом хода выполнения проекта. При необходимости можно вводить конкретные затраты.

Примечание

Итоговые затраты можно просмотреть для целей отслеживания одним из трех способов: в диалоговом окне Сведения о проекте, в представлениях Project (особенно в представлениях «Использование задач» или «Использование ресурсов») либо в отчете.