- •3.1.1 Введение 93
- •1. Введение
- •1.1 Цели и задачи курса
- •1.2 Основы управления проектами
- •1.2.1 Что такое проект?
- •1.2.2 Управление проектами
- •1.2.3 Жизненный цикл проекта
- •1.2.4 Системы управления проектами
- •1.3 Ms Project 2010 – система управления проектами
- •1.3.1 Как ms Project помогает управлять проектами
- •1.3.2 Основные понятия ms Project
- •2 Начало работы с новым проектом
- •2.1 Начало работы с ms Project 2010
- •2.1.1 Запуск ms Project
- •2.1.2 Основные элементы пользовательского интерфейса ms Project 2010
- •Кнопки быстрого переключения представлений. Р исунок 3. Пользовательский интерфейс ms Project
- •2.1.3 Настройка работы и пользовательского интерфейса ms Project
- •2.1.4 Настройка ленты
- •Добавление настраиваемой вкладки или группы
- •Добавление команд в настраиваемую группу
- •Восстановление параметров по умолчанию
- •Экспорт/ Импорт настроек ленты
- •2.2 Создание и планирование нового проекта
- •2.2.1 Создание нового проекта
- •2.2.2 Задание даты начала или завершения проекта
- •2.2.3 Определение свойств файла для проекта
- •2.2.4 Сохранение проекта
- •Сохранение нового проекта
- •Сохранение рабочего проекта под другим именем
- •Сохранение проекта в виде шаблона
- •Сохранение локального проекта на сервере Project Server
- •2.2.5 Открытие существующего проекта Открытие локального проекта
- •Открытие проекта с сервера Project Server
- •Открытие ранних версий файлов Project в Project 2010
- •2.2.6 Работа с календарями Календари в ms Project
- •Создание нового базового календаря
- •Изменение рабочей недели по умолчанию
- •Добавление праздников в календарь проекта
- •Лабораторная работа 1: Создание нового проекта
- •Задание 1. Создание нового проекта
- •Задание 2. Добавление описания проекта
- •2.3.2 Создание задачи
- •Выбор режима планирования задач
- •2.3.3 Длительность задач Что такое длительность задач?
- •Единицы длительности
- •Типы длительности в ms Project
- •Задание длительности задачи
- •2.3.4 Вехи
- •Создание вехи
- •Создание вехи ненулевой длительности
- •2.3.5 Создание повторяющейся задачи
- •2.3.6 Добавление задач на временную шкалу
- •Отображение Временной шкалы.
- •Добавление задач на Временную шкалу
- •2.3.7 Удаление задач
- •2.3.8 Деактивация задач
- •2.3.9 Перемещение задач
- •Перетаскивание задач
- •Копирование и перемещение задач через Буфер обмена
- •2.3.10 Создание и использование календарей задач Календарь задачи
- •Назначение календаря задаче
- •Удаление календаря задачи из проекта
- •2.3.11 Добавление вспомогательной информации к задаче
- •Добавление заметок к задаче
- •Добавление файла к описанию задачи
- •2.4 Структурирование задач в виде иерархии суммарных задач и подзадач
- •2.4.1 Выбор метода организации задач
- •2.4.2 Использование планирования сверху вниз для создания суммарных задач
- •Шаг первый: создание суммарной задачи
- •Шаг второй: добавление задач под суммарной задачей
- •Шаг третий: настройка планирования сверху вниз
- •2.4.3 Раскрытие и скрытие структуры фазы
- •2.4.4 Использование дополнительной нумерации
- •Отображение числовых кодов задач
- •Создание настраиваемого сдр кода
- •Создание специализированного иерархического кода
- •Лабораторная работа 2: Ввод и упорядочивание списка задач
- •Задание 1.
- •Задание 2.
- •Задание 3.
- •2.5.2 Типы зависимостей между задачами
- •2.5.3 Связывание задач проекта Установка связи между задачами
- •Включение и отключение автоматического связывания
- •Удаление связи между задачами
- •Изменение типа зависимости между задачами
- •2.5.4 Перекрытия и запаздывания между связанными задачами
- •Для того чтобы указать время запаздывания или время опережения:
- •2.5.5 Определение ограничений на время выполнения задачи
- •Задание ограничений на время выполнения задачи
- •Просмотр ограничений, наложенных на задачу
- •Разрешение конфликта ограничений
- •Указание крайних сроков завершения для задач
- •2.6.1 Классификация ресурсов Основные типы ресурсов
- •Основные категории ресурсов
- •2.6.2 Работа со списком ресурсов
- •Создание списка ресурсов
- •Создание бюджетных ресурсов для проекта
- •2.6.3 Настройка доступности трудовых ресурсов Изменение доступности ресурса без использования календаря
- •Настройка рабочего графика трудовых ресурсов
- •Добавление отпуска для ресурса
- •Лабораторная работа 4: Ввод списка ресурсов Задание 1.
- •Задание 2.
- •Задание 3.
- •2.7 Назначения
- •2.7.1 Назначение и его основные характеристики
- •2.7.2 Назначение ресурсов задачам
- •2.7.3 Удаление и замена назначения ресурса
- •Удаление назначения
- •Замена ресурса в назначении
- •2.7.4 Просмотр и изменение назначений
- •Изменение профиля загрузки для назначения
- •2.7.5 Влияние назначений на расчет расписания проекта
- •Чтобы изменить тип задачи:
- •2.7.6 Использование планировщика работы группы
- •Просмотр работы группы
- •Настройка планировщика работы группы
- •Лабораторная работа 5: Работа с назначениями
- •Задание 1.
- •Задание 2.
- •Задание 3.
- •2.8 Затраты
- •2.8.1 Стоимость проекта
- •2.8.2 Создание бюджетов и отслеживание затрат с их помощью
- •Создание бюджета с использованием способа «снизу вверх».
- •Создание бюджета с использованием способа «сверзу вниз»
- •2.8.3 Типы затрат на ресурсы
- •Затраты на трудовые ресурсы, определяемые тарифом ресурса
- •Затраты на материальные ресурсы, определяемые ценой ресурса
- •Единовременные платежи за использование ресурсов
- •2.8.4 Ввод затрат Назначение затрат на ресурс
- •Ввод затрат для затратного ресурса
- •Фиксированные затраты на задачи
- •2.8.5 Таблицы норм затрат
- •Создание таблицы норм затрат:
- •Указание таблицы затрат для назначения
- •2.8.6 Метод накопления стоимости проекта
- •2.8.7 Создание бюджета проекта Введение в создание бюджета
- •Ввод значений для бюджетных ресурсов в таблицу
- •Ввод значений для бюджетных ресурсов в повременную часть представления Использование ресурса
- •Распределение затрат для ресурса по категориям в соответствии с типом бюджета
- •Группировка ресурсов с целью их сравнения с бюджетом
- •Лабораторная работа 6: Работа с затратами
- •Задание 1.
- •Задание 2.
- •Задание 3.
- •3.1.2 Уточнение и дополнение плана проекта
- •1. Пересмотрите цели, содержание и допущения проекта
- •2. Добавьте или удалите задачи
- •3. Уточните длительность задач
- •4. Проверьте дату завершения проекта
- •5. Проверьте, необходимы ли жесткие ограничения на даты?
- •6. Сравните совокупную стоимость проекта с бюджетом
- •7. Найдите и исправьте очевидные ошибки
- •3.1.3 Рационализация плана проекта
- •1. Сократите сроки выполнения проекта
- •2. Обеспечьте наиболее эффективное использование ресурсов
- •3. Постарайтесь уменьшить стоимость проекта
- •3.2 Оптимизация по срокам
- •3.2.1 Критический путь
- •Критический путь
- •Критические задачи
- •3.2.2 Отображение критического пути
- •Отображение критического пути на диаграмме Ганта
- •Отображение критических задач проекта
- •Расчет нескольких критических путей
- •Отображение единого критического пути для нескольких проектов
- •3.2.3 Использование Инспектора задач для определения факторов влияющих на задачу
- •3.2.4 Сокращение критического пути
- •Использование нерабочего времени ресурсов для скорейшего завершения задачи
- •Разбиение крупных задач на мелкие подзадачи
- •Отображение перегруженных ресурсов
- •Отображение перегрузки ресурсов на графике
- •Группировка перегруженных ресурсов в списке ресурсов
- •Устранение перегрузки ресурсов
- •3.3.2 Выравнивание загрузки ресурсов с помощью ms Project
- •Задание параметров выравнивания
- •Задание приоритетов задач
- •Распределение трудозатрат по проекту путем выравнивания
- •Анализ результатов выравнивания
- •3.3.3 Самостоятельное выравнивание ресурсов
- •Определении задержки выполнения задачи
- •Задание задержки к задаче
- •Добавление задержки к назначению
- •Разбиение задачи на части
- •3.3.4 Недогруженные ресурсы
- •3.3.5 Рекомендации по использованию ресурсов
- •3.4 Настройка календарного плана с помощью представления Планировщик работы группы
- •3.4.1 Перемещение задачи на другое время в календарном плане
- •3.4.2 Дополнительные возможности Планировщика работы группы
- •Затраты на задачу
- •Затраты на ресурс
- •Способы снижения стоимости проекта
- •Форматирование и изменение заголовков столбцов
- •Форматирование текста в ячейках таблиц
- •Форматирование отдельных категорий задач или ресурсов
- •4.1.2 Форматирование элементов диаграмм Ганта
- •Задание оформления прямоугольников задач на диаграмме Ганта
- •Изменение макета диаграммы Ганта
- •Отображение дополнительной информации на диаграмме Ганта
- •Изменение стиля диаграммы Ганта
- •Форматирование временной шкалы
- •4.1.3 Форматирование линий сетки
- •4.1.4 Сортировка информации в представлении
- •5.1.2 Сохранение базового плана
- •5.1.3 Сохранение промежуточного плана
- •5.1.4 Удаление данных из базового или промежуточного плана проекта
- •Лабораторная работа 11: Работа с базовым планом проекта
- •Задание 1.
- •Задание 2.
- •Задание 3.
- •5.2 Контроль расписания проекта
- •5.2.1 Ввод в расписание фактических данных
- •Даты фактического начала и завершения задачи
- •Показатели прогресса выполнения задачи
- •Фактическая и оставшаяся длительность
- •Степень завершения задачи
- •Фактические и оставшиеся трудозатраты
- •5.2.2 Контроль расписания
- •Задание текущей или отчетной даты проекта
- •Отображение линий хода выполнения на диаграмме
- •Лабораторная работа 12: Контроль расписания проекта
- •Задание 1.
- •Задание 2.
- •Задание 3.
- •Ввод данных о распределении фактической работы ресурсов по времени
- •Различия между запланированной и фактической работой
- •Лабораторная работа 13: Контроль работы ресурсов
- •Ввод данных о ежедневных фактических затратах по задаче
- •5.4.2 Анализ затрат Освоенный объем
- •Ручной способ консолидации проектов
- •Проекты будут вставлены в том порядке, в котором они были выбраны.
- •Удаление связи консолидированного проекта с источником
- •Полуавтоматический способ консолидации проектов
- •Организация консолидированных проектов
- •6.1.2 Связывание задач в разных проектах
- •Создание самостоятельного пула ресурсов.
- •6.2.2 Работа с файлами, связанными с пулом ресурсов
- •Обновление информации в пуле ресурсов
- •Лабораторная работа 16: Совместное использование ресурсов.
- •Чтобы напечатать отчет:
- •Чтобы изменить содержание и внешний вид отчета:
- •7.1.3 Наглядные отчеты
- •Создание наглядного отчета с использованием шаблона
- •Редактирование существующего шаблона наглядного отчета
- •Экспорт данных в виде куба olap
- •Экспорт данных в виде базы данных отчетности
- •7.1.4 Практические рекомендации
- •Обзоры по проекту.
- •Информация о задачах
- •Информация об использовании ресурсов
- •Информация о затратах
- •Информация о прогрессе по проекту
- •Настройка параметров печати
- •Колонтитулы и легенды
- •Настройка страниц
- •Приложение №1. Пример проекта: Конференция «Новые информационные технологии в промышленности»
1.2.2 Управление проектами
Впервые управление проектами как совокупность формализованных специализированных методов управления стали рассматривать в 50-х годах XX века в военной и аэрокосмической отраслях промышленности США.
PMI определяет управление проектами следующим образом:
Управление проектом (УП) или Project Management (PM) - это дисциплина управления и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проект, путем применения специализированных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
Управление проектом включает в себя следующее:
-
Определение требований
-
Установка четких и достижимых целей
-
Составление плана проекта (планирование)
-
Управление содержанием проекта
-
Управление ресурсами и затратами
-
Управление рисками
-
Управление качеством
-
Контроль выполнения проекта и отчетность
-
Завершение проекта
Определение целей проекта
Что является целью (или целями) Вашего проекта? Можно привести следующие примеры целей проекта: постройка дома, перемещение отдела Вашей организации на новое место, запуск нового производственного оборудования и т.д. Цель проекта определяется следующим образом:
Цель – поддающийся оценке и измерению критерий, который должен быть выполнен для того, чтобы проект был признан успешным.
Цели должны включать в себя, как минимум, стоимость, сроки, и показатели качества проекта. Цели, плохо поддающиеся измерению, (например, «удовлетворение потребностей покупателей») увеличивают риск того, что проект потерпит неудачу.
Цели могу включать в себя следующее:
-
Список результатов проекта;
-
Точные даты начала и завершения проекта, а также основных его частей;
-
Стандарты качества, которым должен удовлетворять проект;
-
Предел стоимости проекта, который не может быть превышен;
Во многих случаях менеджеры уделяют слишком много внимания конечному продукту проекта или технологическим тонкостям. При этом чаще всего потребности организации учитываются в меньшей степени, чем это необходимо. Такой подход может привести к успешному завершению дорогостоящего проекта, в котором организация уже не будет нуждаться.
Для того чтобы цели проекта имели должную силу, важно, чтобы все стороны, вовлеченные в проект официально подтвердили свое согласие с ними. Часто менеджер проекта создает документ, устанавливающий цели проекта. Этот документ становится неотъемлемой частью проекта.
Планирование
Планирование является одной из основ качественного управления проектами. Ни одно предприятие не может быть инициировано без начального планирования, каким бы грубым это планирование не было. Затраты времени на планирование должны рассматриваться как инвестиции в проект, поскольку время, затраченное в начале предприятия на планирование позволит не только потратить меньшее время на разрешение проблем, возникающих в ходе выполнения проекта, но и обеспечить наиболее эффективное использование имеющихся ресурсов.
Важной составляющей процесса планирования является определение ограничений и допущений проекта.
Допущения – факты, которые в целях планирования рассматриваются как подлинные. Допущения всегда делаются с некоторой степенью риска.
Ограничения – это факторы, которые влияют на возможности менеджера по управлению проектом.
Обычно выделяют три основные группы ограничений:
-
Временные ограничения (например, фиксированный срок окончания проекта);
-
Финансовые ограничения (бюджет проекта);
-
Ограничения по содержанию проекта (например, требование разработки трех моделей изделия).
С очетание этих трех групп ограничений обычно называют «треугольником проекта». Изменение ограничений в одной из этих групп (одной из сторон треугольника) приводит к изменению ограничений в остальных двух группах. Все три стороны треугольника крайне важны, однако одна из сторон треугольника (какая именно, определяется спецификой проекта) оказывает наибольшее влияние на проект. Задача менеджера проекта – определить какое соотношение между сторонами проекта (компромисс между ограничениями проекта) является наиболее приемлемым.
Рисунок 1. Проектный треугольник
Все три стороны проекта влияют на качество выполнения проекта. Поэтому качество рассматривают как еще один элемент треугольника проекта, однако качество не является ограничивающим фактором (т.е. не является стороной треугольника), а всего лишь результатом взаимодействия различных ограничений проекта (сторон треугольника).
Управление содержанием
Необходимость управления содержанием связана с возможными изменениями потребностей ключевых участников проекта. Управление содержанием включает в себя следующие действия:
-
Оценка того, каким образом может измениться объем работ, насколько часто это может происходить, и насколько сильными могут быть эти изменения.
-
Описание ситуаций, вызывающих изменения объема работ. Например, для проекта по проектированию можно определить такой порядок изменения объема работ: если клиент требует внести изменения в разработку, которые будут стоить до $1 000, то эти изменения могут быть сделаны, в противном случае менеджер проекта и представитель заказчика должны будут произвести изменение содержания проекта.
-
Описание порядка изменения содержания.
Управление ресурсами и затратами
Ни один проект нельзя выполнить при отсутствии необходимых ресурсов. Правильная оценка потребностей в персонале и оборудовании помогает гарантировать успешное завершение проекта. Вместе с этим необходимо контролировать стоимость проекта. Некоторые проекты могут быть выполнены за более короткий срок путем увеличения количества персонала, занятого в проекте. Однако это, как правило, приводит к увеличению стоимости проекта. Одна из задач менеджера проекта состоит в том, чтобы поддерживать баланс между сокращением затрат и уменьшением времени выполнения проекта.
Управление рисками
Во время выполнения проекта менеджеру проекта приходится сталкиваться с различными рисками. Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое будет иметь положительное или отрицательное воздействие как минимум на одну цель проекта, если оно произойдет.
Например, дождливая погода может сорвать сроки завершения строительного проекта. Планирование, идентификация и разрешение рисков на различных стадиях выполнения проекта может помочь закончить выполнение проекта в заданные сроки и удержать затраты в рамках бюджета.
Управление качеством
Перед началом выполнения проекта менеджеру проекта следует определить, какие стандарты качества использовать при выполнении конкретного проекта.
Стандарт качества – это критерий, который можно использовать для оценки конечного продукта проекта.
После выбора стандартов качества постарайтесь определить соотношение между сторонами треугольника проекта, необходимое для достижения требуемого качества.
Контроль выполнения проекта и отчетность
Контроль выполнения является одной из важнейших составляющих при управлении проектами. Очень важно, чтобы ключевые участники проекта знали, что происходит, отстают ли они от графика или наоборот опережают его. Регулярно отслеживая ход выполнения проекта, можно попытаться избежать возможных проблем в будущем. Например, если бы Вы заметили, что выполнение какой-то задачи планировалось на десять дней, но на пятый день было выполнено только 25% работы, то Вы могли бы переназначить больше ресурсов на выполнение этой задачи для того, чтобы завершить её вовремя.
По ходу выполнения проекта его ключевые участники должны иметь ясную картину о состоянии проекта. Поэтому одной из задач менеджера проекта является ведение отчетности о выполнении проекта.
Анализ эффективности выполнения проекта
Анализ эффективности проекта помогает Вам вести более эффективное планирование и управление Вашими будущими проектами. Кроме того, возможно сохранение шаблонов документов для использования в будущих проектах, что позволит более эффективно распределить время.