10. 5. Управление по отклонениям

Процесс контроля составляет основу управления по отклонениям, которое в ряде западных фирм получило довольно широкое распространение.

Суть его состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, содержащиеся в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых, выявленные в результате контроля, служат основой принятия управленческих решений.

Отклонения от нормативов возникают потому, что процесс достижения целей имеет вероятностный характер и связан с возникновением разного рода непредвиденных ситуаций, влияющих на процесс выполнения плана.

Отклонения от нормативов могут быть различными по масштабам и последствиям.

Незначительные отклонения - это те, на которые можно не обращать внимания, их подчиненные могут самостоятельно исправить. При значительных отклонениях, создающих опасность для организации или подразделения, требуется вмешательство руководителя.

Чтобы определить момент, когда руководителю необходимо вмешаться, отклонения классифицируются: по качественным или количественным показателям, срокам, причинам возникновения, степени опасности для организации.

Если показатели (параметры) превышены - возникает необходимость вмешательства руководителя в управленческий процесс, в остальных случаях подчиненные их самостоятельно.

Таким образом, управление по отклонениям позволяет руководителю сократить количество принимаемых решений и развивать инициативу и творчество у подчиненных.

Иными словами, часть своих полномочий по выработке и принятию решений (менее ответственных и важных) руководитель передает исполнителям, не дистанцируясь от них, а наблюдает за их действиями и при необходимости направляет их (вмешиваясь).

Управление по отклонениям используется для обучения подчиненных, расширения их кругозора, овладения новыми направлениями их деятельности, подготовки к занятию более высоких должностей в будущем.

Управление по отклонениям вместе с тем связано определенными негативными последствиями. В частности, оно воспитывает у руководителей и исполнителей слишком формализованный подход к делу, оценке ситуации, что при возникновении нестандартных ситуаций может иметь серьезные последствия.

11. Технологические основы менеджмента

11.1. Сущность и виды управленческих решений и их роль в процессе управления.

11.2. Основные элементы (этапы, процедуры) принятия управленческих решений.

11. 1. Сущность и виды управленческих решений и их роль в процессе управления

В процессе управления производственной системой руководители различных уровней в соответствии со своими функциями, обязанностями и правами сталкиваются с необходимостью выбора из большого числа возможных вариантов действий наилучшего варианта.

Выработка и принятие решения – основная цель управленческой деятельностью руководителя (то есть процесс управления – эта процесс принятия управленческих решений).

Отличительной чертой управления производственным процессом является то, что, прежде чем начнется производственный процесс, у руководителя или в соответствующих органах управления создается его модель, тое есть определяются цели, формы конкретной деятельности, имеющиеся ресурсы и возможности, вероятные трудности и пути их преодоления. Все это формируется в виде управленческого решения. Оптимальное управленческое решение предполагает выбор наиболее рационального варианта развития производства, использования ресурсов, удовлетворения потребностей, плана действий для решения проблемы. Это обуславливает тесную связь решения с научным анализом конкретной хозяйственной ситуации, объективной оценкой реальных возможностей управляемого объекта.

Управленческое решение относится к числу творческих операций, так как включает элементы неопределенности и риска, предполагает наличие осознанного выбора. Поэтому оно в значительной степени обусловлено психофизическими чертами личности руководителя.

Принятие управленческого решения базируется на знании объективных закономерностей функционирования управляемого объекта и управляющей системы с учетом всех условий и особенностей конкретной ситуации, в которой принимается решение.

Таким образом, управленческое решение и процесс его принятия содержат в себе как элементы научного знания, так и элементы творчества.

Управленческое решение – это творческое, волевое условие действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управленческой системы и анализа информации о ее состоянии, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы.

Управляющее решение составляет основу процесса управления. Управлять – значит решать.

Процесс управления начинается с сообщения, сигнализирующего об изменении состояния системы и указывающего руководителю на появление ситуации, требующей принятия решения. Например, вышел из строя станок, работник подал заявление об уходе и так далее – каждое из этих сообщений может явиться сигналом необходимости принятия решения. Все стадии и операции, предшествующие принятию управленческого решения, направлены на обеспечение оптимального плана деятельности коллектива по решению проблемы. Когда решение принят, все работы строятся в интересах его реализации.

Необходимо различать ситуационное и опережающее управление. Хороший руководитель не идет вслед за развивающейся ситуацией, а, предвидя ее развитие, принимает опережающие управленческие решения.

Управленческие решения, несмотря на их многообразие, имеют определенные, сходные признаки, обладают единой структурой, используют одни и те же элементы и отвечают общим требованиям.

Управленческие решения характеризуются следующими признаками:

1. непосредственная направленность на систему организации коллективного труда;

2. принятие решений при наличии назревшей проблемы;

3. выбор, на основе анализа информации, наиболее предпочтительного варианта действий;

4. основанность на высокой исполнительской дисциплине;

5. использование в процессе выработки решений, как научных знаний, так и творческой интуиции.

Отражая многогранность и сложность взаимодействия объек­тивных и субъективных факторов, действующих в производст­венных системах, управленческие решения отличаются многообразием форм. Классификация управленческих решений дает воз­можность систематизировать характеризующие их производст­венные ситуации, информацию, а также процедуры, связанные с ее обработкой (рисунок 11.1).

Все решения, принимаемые в процессе управления производ­ством, могут быть отнесены по масштабам воздействия либо к общим, либо к частным. Общие решения затрагивают всю систему в целом. Они принимаются в отношении всего предприя­тия (например, перспективы развития предприятия, переход на новую систему хозяйственной деятельности). Общие решения определяют качественные изменения на предприятии. Принятие их требует системного подхода и специальной подготовительной работы. Частные решения касаются текущих, локальных вопро­сов работы предприятия. Ситуации, требующие такого рода ре­шений, возникают на предприятиях часто. Частные решения при­нимаются на всех уровнях и ступенях системы управления. К ним относят, например, решения о нарушении производственной или технологической дисциплины в цехах, об изменении порядка ра­боты, об устранении отдельных недостатков.

Рис.11.1. Классификация управленческих решений

По времени действия различают стратегические и оперативные решения. Стратегические решения обычно касаются коренных, генеральных проблем предприятия. Они рассчитаны на длительный срок, обычно на несколько лет, и принимаются для решения перспективных задач. Оперативные решения связа­ны с осуществлением текущих задач на любом уровне управле­ния. По времени они редко превышают границы одного года.

По прогнозируемым свойствам принимаемые решения характеризуются возможностью прогнозирования их ре­зультатов или последствий, что в свою очередь требует или не требует предварительного анализа, исследований, расчетов и экспериментов. По этому признаку различают решения с опреде­ленным результатом, характерные для ситуаций, которые не дают повода сомневаться в правильности принятого руководителем ре­шения. При принятии решений с вероятностным исходом прихо­дится иметь дело с множеством независимых переменных. Последствия этих решений носят неоднозначный характер и могут быть оценены с достаточной степенью надежности при помощи методов прогнозирования, с использованием теории вероятности и на основе опыта и интуиции.

По методам переработки информации решения могут быть алгоритмическими и эвристическими. В основе первых лежит использование аналогии с ситуациями, имевшими место в прошлом. Такие решения принимаются по заранее разра­ботанным процедурам. Эвристические решения принимаются на основе использования логических методов при возникновении сложных, нетипичных задач. При принятии таких решений при­ходится иметь дело с множеством независимых переменных, по­этому заранее невозможно предусмотреть и оценить последствия каждого варианта решений без специальных предварительных исследований.

По числу критериев оценки эффективности управлен­ческие решения могут быть однокритериальными и многокрите­риальными.

По направлениям воздействия решения делятся на внешние и внутренние. Внешние — это решения, направлен­ные на другие уровни управления (например, решение министер­ства по отношению к объединению). Внутренние — это решения, охватывающие лишь внутреннюю систему предприятия. Внутрен­ние решения, в свою очередь, распределяются на решения для управляемой системы (например, распоряжение об упорядочении хода производства, его обслуживания) и решения для управляю­щей системы (например, об изменении структуры и упорядочении действий отдельных подразделений управляющей системы). По глубине воздействия решения могут быть одно­уровневые и многоуровневые. Решения низового руководителя распространяются на один уровень, а решение министра — на всю иерархию управляющей системы, то есть на несколько уровней управления производством.

По способу принятия решения подразделяются на индивидуальные, принимаемые отдельным руководителем в пре­делах установленных полномочий, и коллективные, которые под­готовляются группой специалистов (решения технического сове­та, совещания, конференции и тому подобное).

По способу фиксации решения могут быть письмен­ными и устными.

Управленческое решение должно удовлетворять ряду требований:

- быть научно обоснованным, компетентным, приниматься на основе достоверной, полной и своевременной информации с ана­лизом и оценкой возможных альтернатив;

- иметь ясную целевую направленность и адресность (должно быть ясно, на что направлено принятое решение, кем и какими средствами будет выполнено);

- быть непротиворечивым;

- отличаться быстродействием и своевременностью;

- обладать точностью и ясностью, возможностью быть контро­лируемым;

- быть комплексным, то есть приниматься с учетом всех факторов (технических, организационных, социально-психологических и

- обладать полномочностью, то есть при его принятии должно со­блюдаться условие соответствия прав и ответственности;

- быть экономичным и эффективным.